在庫管理は、業種や規模を問わず業務を円滑に進めるために欠かせない業務です。
在庫管理の方法・やり方として広く使われているのがエクセルです。
在庫管理の方法・やり方としてのエクセルの導入コストがかからず自由にカスタマイズできる一方で、運用方法によってはミスや属人化のリスクも伴います。
エクセルを使った在庫管理のやり方や作成できる表の種類、在庫管理の方法・やり方をエクセルにした場合のメリット・デメリットを確認していきましょう。
在庫管理の方法・やり方としてエクセルはどうなのか？？
在庫管理の方法・やり方としてエクセルは、多くの企業や個人事業で利用されています。
関数や条件付き書式を使えば、在庫数の自動計算や不足の可視化も可能で、少量の在庫やシンプルな管理には適しています。
一方で、データのリアルタイム共有が難しく、運用が担当者依存になりやすいという課題もあります。
そのため、業務規模や在庫点数に応じて適切な管理方法を選択することが重要です。
在庫管理の方法にエクセルを使うやり方
エクセルを使った在庫管理は、低コストで柔軟に始められる反面、正しい手順を踏まないと運用が煩雑になりがちです。
エクセルで在庫管理を行う際の基本的なステップを解説します。
在庫管理に必要な項目を決める
まずは管理表にどの項目を載せるのかを決めます。
一般的には、品目名、品番、在庫数量、単価、保管場所、発注点、入庫日、出庫日、最終更新日などが挙げられます。
これらの項目は業種や管理の目的によって取捨選択し、自社にとって必要十分な情報に絞ることがポイントです。
項目を多く設定しすぎると入力負担が増え、更新が滞る原因になります。
表の作成とレイアウト設定
次に、エクセルで在庫管理表を作成します。
列には先ほど決めた項目を設定し、行には各品目を入力します。
視認性を高めるために列幅やフォントサイズを整え、ヘッダー部分に色をつけるなどの工夫を行います。
保管場所やカテゴリごとに色分けすることで、在庫状況がひと目で分かるようになり、日々の管理がしやすくなります。
関数を使った在庫数の自動計算
エクセルの強みは、関数を使って在庫数や発注点を自動計算できることです。
例えば、SUM関数で入庫数と出庫数を集計して残数を算出したり、IF関数で在庫数が発注点を下回った場合に警告メッセージを表示させたりできます。
また、VLOOKUP関数やINDEX関数を使えば、別シートから品目情報を自動で呼び出すことも可能です。
関数により、手作業での集計ミスを防ぎ、管理の正確性を高められます。
条件付き書式で在庫状況を見える化
条件付き書式を活用すると、在庫数が一定以下になった場合にセルの色を変えるなど、視覚的なアラートを設定できます。
例えば、発注点未満なら赤、発注点と在庫上限の間なら黄色、十分な在庫がある場合は緑といったルールを設定す
在庫管理方法としてエクセルでやれること
エクセルは表計算ソフトでありながら、関数や書式設定、シート分けなどを活用することで、在庫管理の多くの業務をカバーできます。
エクセルで作成できる代表的な在庫管理用の表と、それぞれの活用方法を解説します。
在庫一覧表
在庫一覧表は、現在の在庫状況をまとめて確認できる基本的な管理表です。
品目名、品番、在庫数量、保管場所、単価、在庫金額などを記載し、一覧で全体像を把握できます。
カテゴリ別や倉庫別に並べ替えやフィルターを使うことで、必要な情報を素早く抽出できます。
関数を使えば在庫合計や金額合計も自動で算出でき、日々の状況確認や報告書作成に役立ちます。
入出庫管理表
入出庫管理表は、いつ・どの品目が・どれだけ入庫または出庫されたかを記録する表です。
入庫日、出庫日、数量、担当者名、取引先などを記録し、在庫変動の履歴を追跡します。
これにより、急な在庫減少や不明な出庫が発生した場合の原因追及が容易になります。
関数を使えば、入出庫の記録から自動的に残数を計算することも可能です。
棚卸表
棚卸表は、定期的な棚卸作業で現物とデータを突き合わせ、差異を確認するための表です。
エクセルで作成すれば、棚卸結果の入力と同時に差異数や差額が自動で算出されます。
これにより、在庫管理の精度を高め、不正や記録ミスを早期に発見できます。
棚卸表は年1回の決算時だけでなく、月次・四半期ごとの実施にも対応可能です。
発注管理表
発注管理表は、発注業務の進捗を管理するための表です。
品目名、発注日、発注先、発注数量、納品予定日、入荷状況などを記録します。
条件付き書式を活用すれば、納品予定日が近づいた案件や遅延している案件を色分けでき、対応漏れを防げます。
また、発注点と在庫数を照合し、発注の必要がある品目を自動で抽出する仕組みも作れます。
在庫管理の方法・やり方にエクセルを選ぶメリット
エクセルは多くの企業や個人事業主が日常業務で使用しているため、新たなシステムを導入するよりも手軽に在庫管理を始められます。
在庫管理の方法・やり方にエクセルを選ぶメリットを解説します。
導入コストがかからない
エクセルはすでに多くの企業で導入済みのソフトウェアであり、追加の購入費用やライセンス契約が不要な場合がほとんどです。
新しいシステムや専用ソフトのように初期投資が発生しないため、低コストで在庫管理を始められます。
特に小規模事業や試験的な運用を検討している場合には、このコスト面のメリットが大きな魅力となります。
自社業務に合わせた自由なカスタマイズ
エクセルはレイアウトや計算式を自由に設計できるため、業種や管理方法に合わせたオリジナルの管理表を作成できます。
必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりするのも容易です。
また、関数や条件付き書式、ピボットテーブルなどを活用すれば、発注点の自動判定や在庫金額の集計など、専用システム並みの機能を持たせることも可能です。
操作や導入のハードルが低い
多くの従業員が日常的にエクセルを使用しているため、新たな操作方法を覚える必要がほとんどありません。
基本的な表作成や数値入力ができれば在庫管理をすぐに開始でき、教育コストも抑えられます。
さらに、エクセルはPCだけでなくクラウド版やスマホアプリでも利用できるため、環境を問わずアクセスしやすいのも利点です。
在庫管理の方法・やり方にエクセルを選ぶデメリット
エクセルは手軽で柔軟な在庫管理ツールですが、運用方法や規模によっては限界やリスクも存在します。
在庫管理の方法・やり方にエクセルを選ぶデメリットを解説します。
属人化によるミス発生リスク
エクセルの管理表は自由度が高い反面、作成者のルールや計算式がわかりづらく、特定の担当者しか使いこなせない状態になりがちです。
この属人化が進むと、担当者が不在になった際に更新作業が滞ったり、誤操作によるデータ破損が発生する可能性があります。
また、計算式やマクロの意図を正しく引き継ぎできないことで、運用ミスや在庫数の誤りにつながるリスクも高まります。
リアルタイム共有の難しさ
エクセルファイルは基本的にローカル保存やメールでのやり取りが多く、複数人が同時に編集すると上書きやバージョン違いが発生しやすくなります。
その結果、在庫数の反映が遅れ、最新情報と現場の実際の在庫に差異が生じることがあります。
OneDriveやGoogleスプレッドシートなどを利用すれば共有は可能ですが、常時安定したネット環境や運用ルールの徹底が必要です。
データ量増加による動作の重さ
在庫点数や履歴データが増えると、エクセルファイルの容量が大きくなり、開くのに時間がかかったり、操作が重くなったりすることがあります。
特に数万件規模のデータを扱う場合、関数や条件付き書式が多いシートでは計算処理が遅くなり、業務効率が低下します。
このような場合は、データベース連携や専用の在庫管理システムの導入を検討する必要があります。
在庫管理の方法・やり方はエクセルよりzaico
エクセルは低コストで柔軟性の高い在庫管理方法ですが、リアルタイム性や属人化のリスクなどの課題があります。
小規模や短期的な運用には向いていますが、在庫点数が多く、複数拠点で共有する場合はクラウド型の在庫管理システムも検討すべきです。
自社の規模や業務内容に応じて、最適な管理方法を選ぶことが在庫管理の成功につながります。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
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