飲食店の利益を最大化するためには、売上向上だけでなく「コスト削減」も欠かせません。
特に、食材の仕入れに関わる「在庫管理」は、利益に直結する重要な業務といえるでしょう。
手軽に始められるという理由から飲食店の在庫管理にエクセルの使用を検討されるのではないでしょうか。
飲食店の在庫管理をエクセルでする方法やメリット・デメリット、飲食店の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由をわかりやすく解説します。
飲食店の在庫管理はエクセルが適している？
結論から言うと、飲食店の在庫管理はエクセルで十分に可能です。
特に、開業したばかりの小規模な店舗や、まだ取り扱い品目が少ない段階では、エクセルは非常に有効なツールとなり得ます。
多くのパソコンに標準でインストールされているエクセルを使えば、新たにシステムを導入することなく、すぐにでも在庫管理を始められるでしょう。
ただし、飲食店に限らずエクセルでの在庫管理には限界があることも事実です。
食材の賞味期限管理や複数店舗での在庫共有、リアルタイムでの在庫状況把握など、飲食店特有のニーズに対応するには工夫が必要です。
また、規模が大きくなるにつれて、エクセルでの管理では効率性や正確性に課題が生じる可能性もあります。
飲食店の在庫管理をエクセルでする方法
エクセルで在庫管理を始めるには、まず基本的な枠組みを整えることが重要です。
飲食店の在庫管理をエクセルで始めるための効果的なステップを確認していきましょう。
管理する在庫品目の洗い出し
最初に行うべきは、在庫として管理すべき品目の洗い出しです。
食材（肉・魚・野菜・調味料など）だけでなく、消耗品（ラップ・洗剤・紙ナプキンなど）も含めましょう。
これらの品目をすべて洗い出し、リスト化することが、正確な在庫管理の第一歩です。
最初は大変な作業ですが、このリストが在庫管理全体の土台となります。
在庫管理表のテンプレートの作成
次に、洗い出した品目を管理するための「在庫管理表」をエクセルで作成します。
自店の運用に合わせてカスタマイズできるのがエクセルの良い点です
例えば「品目名」「単位」「在庫数」「仕入日」「使用日」「賞味期限」「備考欄」のような項目を入れておくと良いでしょう。
初めての場合は、インターネット上で入手できる無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。
仕入れ・消費時の運用ルール策定
エクセルでの在庫管理を成功させるには、明確な運用ルールの策定が不可欠です。
仕入れ時には、納品書と照合しながら入庫数を正確に記録し、使用時には消費分を漏れなく出庫として登録するルールを定めます。
記録のタイミングも重要で、リアルタイムでの記録が理想ですが、難しい場合は1日に数回決まった時間に記録するなど、現実的なルールを設定しましょう。
ルールがあいまいだと、入力漏れや在庫のズレが発生しやすくなるため、注意が必要です。
定期的な見直しと改善
在庫管理は一度構築すれば終わりではなく、定期的な見直しが求められます。
実際の消費量や廃棄率をもとに、発注頻度や数量を調整しましょう。
また、テンプレートや運用ルールも随時改善することが大切です。
PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回し続けることが、エクセルでの在庫管理を形骸化させないための重要なポイントです。
飲食店の在庫管理をエクセルでするメリット
飲食店の在庫管理をエクセルでするメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
飲食店の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
追加コストをかけずに手軽に始められる
エクセルはすでに多くのパソコンにインストールされており、追加のソフトウェア購入が不要です。
特に、コストに敏感な飲食店にとっては、大きなメリットといえるでしょう。
また、無料で利用できるテンプレートも数多く存在し、初期設定も簡単です。
まずは手元の環境で手軽に始められる点が、多くの飲食店に支持されています。
業態や店舗のメニューに合わせて柔軟にカスタマイズできる
飲食店は業態によって管理すべき食材や在庫の性質が異なります。
エクセルはセルや項目を自由に編集できるため、店舗独自の管理項目を盛り込むことが可能です。
例えば、仕込み量や日持ち、発注先などの情報を付加することで、自店に合った最適な在庫管理が実現します。
こうした柔軟性の高さも、エクセルの魅力といえるでしょう。
関数やグラフ機能で自動計算や分析ができる
関数やグラフ機能を活用した自動計算や分析もエクセルを使った在庫管理のメリットの1つです。
エクセルの関数機能を活用すれば、在庫数の自動計算はもちろん、在庫回転率の計算や発注点の設定など、さまざまな計算を自動化できます。
また、グラフ機能を使えば、在庫推移や品目別消費量、季節変動などをわかりやすく可視化することも可能です。
これにより、単なる在庫管理に留まらず、経営判断に役立つ貴重な情報を得ることもできます。
飲食店の在庫管理をエクセルでするデメリット
手軽で便利なエクセルですが、運用を続けていく中で、次第にその限界が見えてくることも少なくありません。
特に、店舗の規模が大きくなったり、取り扱い品目が増えたりすると、エクセルの問題が顕著になります。
飲食店の在庫管理をエクセルでするデメリットを確認していきましょう。
入力ミスや更新漏れのリスクが高い
エクセル管理の弱点の1つは、ヒューマンエラーが発生しやすいことです。
データは手入力が基本となるため、どうしても入力ミスや桁間違い、更新忘れなどが起こりがちです。
特に飲食店の現場は、ランチタイムのピークやディナータイムなどの忙しい時間に、使用した食材の量を正確に、かつリアルタイムで記録していくのは容易ではありません。
ミスは、在庫切れによる機会損失や過剰在庫による廃棄ロスを招く原因となります。
スマホやタブレットでの操作に不向き
エクセルは基本的にPC向けのツールであり、スマホやタブレットでは操作性に制限があります。
厨房やバックヤードでの在庫確認・入力が難しくなるため、リアルタイムでの更新が困難です。
在庫を確認した後にパソコンに戻って入力する、あるいは紙にメモしてから転記するなどの二度手間が発生しがちで、業務効率の低下を招きます。
その場で直感的に入力できる手軽さがない点は、大きなデメリットといえるでしょう。
データが増えると動作が重くなる
日々の仕入れや消費のデータを同じファイルに蓄積し続けると、エクセルのファイルサイズはどんどん大きくなっていきます。
数ヶ月、数年と運用を続けるうちに、ファイルの起動や保存に時間がかかったり、スクロールや入力の際に動作がカクカクしたりする問題が発生します。
特に関数やマクロを多用して複雑な計算をさせている場合、その傾向は顕著です。
快適な操作性が失われることで、在庫管理業務そのものが形骸化してしまうリスクがあります。
管理が属人化しやすい
「この在庫管理表は、パソコンに詳しい〇〇さんが作ったから、他の人は触れない…」のような属人化に陥りやすいのも、エクセル管理によくある課題です。
高度な関数やマクロを駆使して作られた精巧な管理表は、作成者本人しか仕組みを理解しておらず、修正や改善ができない「ブラックボックス」と化してしまうことがあります。
飲食店の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルのデメリットを解消でき、より効果的な在庫管理を実現する選択肢として、在庫管理システムを導入する飲食店が増えています。
飲食店の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
自動登録や発注点管理など豊富な機能が搭載されている
在庫管理システムの多くは、在庫管理を効率化するための専門的な機能が搭載されています。
例えば、スマートフォンのカメラで商品のバーコードをスキャンするだけで、在庫の自動登録が可能です。
また、あらかじめ設定した発注点を下回った在庫品目があると、システムが自動で検知し、メールやアプリの通知で知らせてくれます。
これにより、発注漏れによる欠品リスクを未然に防ぎ、適正な在庫量を維持しやすくなります。
スマホやタブレットでも使いやすい
在庫管理システムの多くがパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット向けの専用アプリも提供されていることがほとんどです。
これにより、厨房や倉庫で在庫をチェックしながら、その場でスマホを片手に入出庫の登録や棚卸し作業が完結します。
わざわざ事務所に戻ってパソコンを立ち上げて確認や操作をする必要はありません。
この機動力の高さは、エクセルにはない大きな強みです。
店舗拡大時にも柔軟に対応できる
事業拡大に伴う複数店舗展開時にも、在庫管理システムの真価が発揮されます。
各店舗の在庫状況を本部で一元管理できるため、店舗間での在庫移動や統一的な発注戦略が実現可能です。
また、スケーラビリティ（拡張性）に優れているため、店舗数の増加に応じてシステムの機能や容量を柔軟に拡張できます。
事業の成長に合わせて拡張できる柔軟性は、長期的な目で見て大きなメリットといえるでしょう。
在庫管理業務を標準化できる
在庫管理システムの導入により、業務フローをシステム上で標準化できる点も大きなメリットです。
誰が担当しても同じ品質で在庫管理が行えるため、属人化のリスクを排除できます。
また、新しく入ったスタッフへの教育もスムーズに行えるため、トレーニングにかかる時間やコストの削減にもつながるでしょう。
これにより、業務の属人化を防ぎ、安定した店舗運営の基盤を築くことが可能です。
飲食店の在庫管理はエクセルよりもzaico
飲食店にとって、適切な在庫管理によるコスト管理は、売上アップと並んで重要な要素です。
エクセルは手軽に始められる便利なツールですが、入力ミスや属人化などの課題も抱えています。
在庫管理業務の効率化やスマホ・タブレット対応、店舗拡大時の柔軟性などを考慮すると、在庫管理システムの活用がおすすめです。
飲食店の在庫管理の効率化をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
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バーコード・QRコードによる入出庫の自動化やアラート機能による食品ロス削減、複数店舗での在庫情報共有など、飲食店経営に必要な機能が豊富です。
飲食店の在庫管理をエクセルから在庫管理システムの利用をご検討いただける場合、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
