工場の在庫管理は、生産計画や材料調達、コスト管理など生産活動の根幹に関わる重要な業務です。
工場の在庫管理もエクセルで行っていることは少なくありませんが、在庫の種類や規模が大きくなるとエクセルでは難しくなってきます。
工場の在庫管理をエクセルで行う方法やメリット・デメリット、工場の在庫管理はエクセルではなく専用の在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
工場の在庫管理はエクセルでできる？
工場の在庫管理は、基本的にはエクセルでも十分に可能です。
エクセルの関数やピボットテーブルなどの機能の活用により、在庫数の把握や入出庫の記録、在庫分析などの基本的な在庫管理業務を実現できます。
特に小規模な工場や、取り扱う部品・製品の種類が限られている場合は、エクセルによる管理で十分対応できることが多いでしょう。
ただし、工場の規模が大きくなったり取扱品目が増えたりすると、エクセルでの管理には限界が生じてくることも事実です。
工場の在庫管理でエクセルを使ってできること
エクセルを使った工場の在庫管理は表の作成から始まり、関数やピボットテーブル、マクロなどの活用によって、効率的な管理を実現できます。
工場の在庫管理でエクセルを使ってできる主なことを確認していきましょう。
在庫管理表の作成
まずは基本となる在庫管理表の作成が可能です。
在庫管理表には、品番、品名、保管場所、現在の在庫数、最小在庫数（発注点）、最適在庫数、単価などの項目を設定します。
条件付き書式を活用すれば、在庫が一定の数量を下回った際に警告を出すことも可能です。
関数を活用した自動計算
エクセルの強みは、さまざまな関数を使って自動計算ができることにあります。
在庫管理においては、SUMIF関数を使って特定の商品の入出庫数を集計したり、VLOOKUP関数を活用して品番から商品情報を自動で検索・表示したりすることが可能です。
関数を適切に組み合わせることで、手作業による計算ミスを防ぎ、効率的な在庫管理が実現できます。
ピボットテーブルによる在庫分析レポートの作成
エクセルのピボットテーブル機能を使うと、大量の在庫データをさまざまな切り口で分析可能です。
例えば、商品カテゴリー別や保管場所別の在庫金額を集計したり、月次の入出庫量の推移を可視化したりといったことが簡単にできます。
エクセルを使った定期的な在庫状況の分析により、工場の在庫管理の質を継続的に向上させられるでしょう。
マクロを使った在庫管理の自動化
エクセルのマクロ（VBA）を活用すると、入出庫処理や在庫確認などの日常業務の自動化を実現可能です。
例えば、入庫データを入力すると自動的に在庫数が更新され、必要に応じて発注書が作成されるような仕組みを構築できます。
クロを使いこなすには一定のプログラミング知識が必要ですが、一度仕組みを構築してしまえば、日々の在庫管理作業を大幅に効率化できるでしょう。
工場の在庫管理をエクセルでするメリット
工場の在庫管理にエクセルを使うことで得られるメリットもあります。
工場の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
導入コストが低い
エクセルの最大のメリットは、導入コストの低さです。
多くの企業ではすでにMicrosoft Officeを導入しているため、追加の初期投資なしで在庫管理ツールを構築できます。
特に、中小規模の工場では、初期投資を抑えながら効率的な在庫管理を実現できる点が大きな魅力です。
多くの人が使い慣れている
エクセルは、ビジネスの現場で長年にわたって広く利用されてきたソフトウェアであり、操作に慣れている人が多い点もメリットです。
新しいシステムを導入する場合、使い方の習得に時間や労力を費やす必要があります。
エクセルであれば、多くの従業員がすでに基本的な操作を理解しているため、比較的スムーズに在庫管理業務を開始することが可能です。
カスタマイズの自由度が高い
カスタマイズの自由度の高さも、エクセルを使った在庫管理のメリットの1つです。
エクセルなら、工場ごとに異なる在庫管理のニーズに合わせて、必要な項目や機能を柔軟に追加・変更できます。
専用システムでは対応していない特殊なケースや例外的な処理も、エクセルであれば独自のルールやマクロの作成で対応することも可能です。
小規模工場なら十分な管理が可能
取扱品目が少なく、在庫の動きが比較的シンプルな小規模工場であれば、エクセルによる在庫管理で十分対応できることが多いでしょう。
エクセルの標準機能と関数、マクロを組み合わせれば、日々の入出庫管理や在庫水準の監視、在庫分析などの基本的な在庫管理機能はほぼカバーできます。
小規模工場では、データ量も比較的少なく、リアルタイム性もそれほど求められないケースが多いため、エクセルの性能面での制約もあまり問題になりません。
工場の在庫管理をエクセルでするデメリット
エクセルによる在庫管理には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
工場の在庫管理をエクセルでするデメリットも確認していきましょう。
ミスによる在庫差異やデータ破損のリスクがある
エクセルでの在庫管理のデメリットの1つは、人的ミスによる在庫差異やデータ破損のリスクです。
エクセルでは基本的に手動での入力が必要となるため、入力ミスが発生しやすい環境にあります。
また、誤って保存せずにファイルを閉じてしまったり、誤操作によってデータを削除してしまったりするケースも少なくありません。
こうしたミスが積み重なると、実際の在庫数と記録上の在庫数に差異が生じる原因となります。
共有や複数人での同時編集に制約がある
エクセルファイルを複数の担当者で使用する場合、同時編集に制約がある点もデメリットです。
共有サーバーやクラウド上で同時編集も可能ですが、データの競合が発生したり、後から保存したユーザーのデータで上書きされてしまい、先に編集した内容が失われたりするリスクがともないます。
また、複数のファイルに分散して管理すると、データの整合性を保つことが難しくなる点もデメリットといえるでしょう。
データ量が増えると動作が遅くなる
エクセルは表計算ソフトであり、データベースのように大量のデータを効率的に処理するようには設計されていません。
取り扱う在庫品目の種類や数が増え、入庫や出庫の記録が蓄積されていくと、ファイルサイズが大きくなり動作が遅くなることがあります。
場合によってはデータが失われることもあり、工場の規模拡大や取扱品目の増加にともない、エクセルでの管理が次第に困難になっていくことは珍しくありません。
業務が属人化しやすい
エクセルによる在庫管理業務は、組み込まれた関数やマクロなどが作成者の知識やスキルに依存するため、属人化しやすい傾向があります。
そのため、担当者が異動や退職してしまった場合に、在庫管理業務が滞ってしまったり、トラブルに対処できなくなったりするリスクが生じます。
また、エクセルファイルは容易に編集できてしまうため、誤操作によって重要な計算式が壊れてしまう可能性も否定できません。
工場の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルでの在庫管理は手軽にできて便利な一方、規模が大きくなったり、業務が複雑化したりするにつれて運用が困難になってきます。
エクセルでの在庫管理に限界を感じたら、専用の在庫管理システムの導入がおすすめです。
工場での在庫管理にエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
スマホで使える製品もある
在庫管理システムはスマートフォン対応の製品も多く、現場にいなくても在庫状況をリアルタイムで確認できます。
PCを立ち上げる手間もなく、移動中や外出先からでも簡単に操作できるのが大きな魅力です。
画面もシンプルで直感的に使える設計になっており、ITが得意でない現場担当者でもスムーズに利用できる利便性は、エクセルにはない大きな強みといえるでしょう。
リアルタイムで在庫状況を把握できる
専用の在庫管理システムの最大の利点は、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できることです。
商品の入庫や出庫が発生した際に、その情報をシステムに即座に登録することで、常に最新の在庫状況を確認できます。
これにより、在庫切れによる生産ラインの停止や、過剰在庫による保管コストの増加などのリスクの大幅な低減が可能です。
バーコードやRFIDとの連携で精度や効率を向上できる
多くの在庫管理システムは、バーコードやRFIDなどの自動認識技術との連携機能を備えています。
これにより、手入力が不要となり、入出庫作業や棚卸し作業の効率と精度を大幅に向上させることが可能です。
特に大量の原材料や製品を扱うことが多い工場では、バーコードやRFIDとの連携は、在庫管理の精度と効率を飛躍的に向上させるための不可欠な要素といえるでしょう。
複数担当者での共有や大量データの処理がスムーズにできる
在庫管理システムは、複数ユーザーでの同時編集や大量のデータ処理を前提として設計されています。
そのため、工場内の複数の担当者がリアルタイムで同じ在庫情報を更新可能です。
また、データ量が増加してもシステムの動作速度が低下する心配も少なく、取扱品目が多い大規模工場でもスムーズな在庫管理を実現します。
工場の在庫管理はエクセルよりzaico
エクセルでの在庫管理は、初期コストがほとんどかからず手軽に導入できるため、特に小規模な工場にとっては有効な選択肢です。
しかし、工場の規模が拡大し、取り扱う品目数や入出庫の量が増えて管理が複雑化すると、同時編集や性能面での限界が見えてきます。
エクセルでの在庫管理が困難になってきたら、専用の在庫管理システムの導入が望ましいでしょう。
在庫管理システムの導入をお考えなら「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoはリアルタイムでの在庫管理はもちろん、バーコード・QRコード連携や発注点管理など、工場の在庫管理に必要な機能を豊富に搭載しています。
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