在庫管理の自動化をエクセルで何とかしたいと考えることもあるかもしれません。
エクセルは手軽に使えるツールであり、在庫管理にも活用されているケースも多くありますが、在庫管理の自動化をエクセルでするのは難しかったり、適していない場合もあります。
エクセルを使って在庫管理を自動化する方法、エクセルで在庫管理を自動化する課題、エクセル以外に在庫管理の自動化に適した方法について確認していきましょう。
在庫管理の自動化はエクセルで可能？
在庫管理の自動化をエクセルでしようと考えることは少なくないようですが、実際のところ、エクセルだけで在庫管理を自動化するのは難しいものです。
そもそもエクセルは表計算やデータ整理には優れたツールといえますが、リアルタイムでのデータ更新や複雑な在庫管理の自動化には限界があります。
手動での更新が中心となるため、入力ミスや計算ミスが発生しやすいという課題もあるでしょう。
また、データ量の増加に伴い処理速度が低下すると、複数人での同時編集時にデータの競合や上書きのリスクが生じてしまうことも少なくありません。
これらの要因から、エクセルのみで在庫管理の自動化を実現することは容易ではないと考えておいた方がいいでしょう。
在庫管理の自動化をエクセルでしたい理由
パソコンがあれば手軽に使えるエクセルですが、在庫管理を自動化するには相当な工夫が必要です。
それでも、在庫管理の自動化をエクセルでしたいと考える理由について確認していきましょう。
コストをかけたくないから
在庫管理システムの導入にはコストがかかるため、特に小規模な事業者や個人経営の店舗では、月額料金が発生するクラウド在庫管理システムを避けたいと考えることが多いようです。
その結果、自分のパソコンに入っているエクセルで何とか在庫管理を自動化しようとするケースも少なくありません。
カスタマイズが簡単そうだから
関数やマクロを使えるエクセルなら、自分の業務に合った形にカスタマイズできそうだと考えがちです。
SUMやAVERAGE、VLOOKUPなどの関数を使えば、基本的な計算やデータ整理は可能ですし、条件付き書式を活用すれば視覚的な管理もしやすくなります。
しかし、在庫の自動更新や複数のデータを連携させた管理を行うには、マクロや外部データベースとの連携が不可欠です。
そのため、利用するには専門的な知識が求められます。
データの見える化がしたいから
Excelはグラフやピボットテーブルなど、データの可視化機能が充実しています。
そのため、在庫の推移や発注点の管理をグラフ化し、経営判断に活かしたいと考える人も多いです。
しかし、手作業でデータを更新しなければならないため、リアルタイムの可視化は難しいです。
また、複数の拠点がある場合のデータ統合などには限界があります。
他のツールと連携しやすそうだから
ExcelはCSV形式など、多くのファイル形式に対応していることから、ほかのツールと連携がしやすいと考えられることも少なくありません。
しかし、API連携やリアルタイム更新ができるわけではなく、手動でのインポート・エクスポート作業が必要になることが多いです。
在庫管理の自動化をエクセルでする方法
在庫管理の自動化をエクセルでするにはどうすればいいのでしょうか。
完全な自動化には限界がありますが、在庫管理の自動化をエクセルでする方法を確認していきましょう。
在庫データベースを作成する
まずは、商品名・品番・在庫数・仕入れ先などの情報を管理する在庫データベースを作成しなければなりません。
これらのデータを整理することで、関数やマクロを使った自動化の土台を作ることができます。
このとき、データの整合性を保つために、入力規則を設定し、データの種類を制限することが重要です。
また、商品コードのIDなどを設定することで、データの検索や管理が容易になるでしょう。
入出庫管理を自動計算する
SUMIF関数やVLOOKUP関数を使って、入庫数や出庫数を自動計算できるようにします。
これにより、手入力を減らし、ミスを防ぐことが可能です。
また、日付や時刻の項目を追加することで、在庫の変動履歴を追跡することが可能です。
さらに販売や仕入れなどの入出庫の理由を細かく記録することで、在庫変動の原因を分析できるでしょう。
リアルタイムで在庫数を更新する
マクロを活用して、入庫や出庫のたびに在庫数が自動で更新されるように設定します。
これにより、ほぼリアルタイムでの在庫管理が可能となります。
ただし、リアルタイム更新を実現するには定期的な手動更新が必要な場合が多いです。
アラート機能を設定する
在庫が一定数を下回ったときに、すぐに気づくことができる仕組みを作ることで、欠品を防げます。
たとえば、エクセルでは条件付き書式を使って在庫が少なくなった際にセルの色を変えたり、マクロを活用してポップアップ通知を表示させたりすることが可能です。
ただし、これらの方法を活用するには、手動での更新作業やVBAの知識が必要となることも理解しておくようにしましょう。
在庫管理の自動化をエクセル以外でする方法
在庫管理の自動化をエクセルでするには限界があるため、在庫管理の自動化を実現したいのであれば、別の方法を検討しなければいけません。
在庫管理の自動化をエクセル以外でする方法を確認していきましょう。
クラウド在庫管理システムを導入する
クラウド在庫管理システムを活用すれば、どこからでも最新の在庫状況を確認・更新できるため、作業の手間やヒューマンエラーを減らせます。
ネット環境さえあれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできるため、外出先でも在庫状況を把握することが可能です。
入出庫の記録や在庫の変動をリアルタイムで共有でき、複数の担当者が同時に管理することもできます。
手作業での入力やデータの転記ミスを防げるため、発注業務の効率化につながるでしょう。
QRコードやバーコードを活用する
在庫の管理をよりスムーズに行うために、QRコードやバーコードを活用する方法も有効です。
専用のハンディスキャナーやスマホのカメラを使えば、商品の入出庫を瞬時に記録できるため、手入力の手間を省き、データ入力ミスも防げるでしょう。
また、クラウド在庫管理システムと組み合わせることで、スキャンするだけで在庫数が自動更新されるため、在庫状況のリアルタイム管理が可能になります。
特に、流通量の多い倉庫や小売業では、作業時間の大幅な短縮につながることが期待できます。
AIを活用する
AIを取り入れた在庫管理システムを導入すると、過去の販売データをもとに需要予測ができるため、発注ミスや無駄な在庫を減らすことができます。
たとえば、特定の商品がどの時期に売れやすいかをAIが分析し、適切な発注タイミングを提案することで、過剰在庫や品切れのリスクを軽減できるでしょう。
また、AIが在庫の異常値を自動検知し、問題が発生した際にアラートを出す機能を備えたシステムもあるようです。
ERPシステムとの連携させる
ERP（総合基幹業務システム）と在庫管理を統合することで、販売・仕入れ・会計といった複数の業務を一括管理できるようになります。
たとえば、販売データがシステムに登録されると、その情報が自動的に在庫数に反映され、発注や出荷のタイミングを最適化できるというものです。
特に、取り扱う商品数が多い企業や、複数の拠点で在庫を管理している場合に導入するメリットが大きいでしょう。
IoT重量計を利用する
IoTを活用した重量計を導入すると、商品の重さを自動で計測してくれるので、リアルタイムで在庫データを更新できます。
特に、部品や原材料など、数量ではなく重量で管理する必要がある業種に適しています。
これにより、手作業でのカウントが不要になり、ミスを防ぐだけでなく、管理作業の効率も向上するのが特徴です。
また、クラウド在庫管理システムと連携させれば、一定の重量を下回った際に自動で発注をかける仕組みを作ることもできるため、補充の手間を最小限に抑えられるでしょう。
在庫管理の自動化ならエクセルよりzaico
エクセルを使った在庫管理の自動化は、一見コストを抑えられるように思えますが、手作業の負担や入力ミスによるリスクが大きくなりがちです。
また、在庫数の更新は手動になるため、リアルタイムの管理が難しく、棚卸しの際も一つひとつ数える手間が発生してしまうでしょう。
一方で、「クラウド在庫管理システムzaico」 を導入すれば、リアルタイムでのデータ管理や複数人での同時利用が可能になり、業務の効率が大幅に向上します。
さらに、IoT重量計の「ZAICON」と連携することで、商品を乗せるだけで在庫数を自動計測できるため、数えない在庫管理を実現することが可能です。
エクセルでの在庫管理に限界を感じているなら、クラウド在庫管理システム「zaico」とIoT重量計「ZAICON」を導入してみてはいかがでしょうか。
在庫管理の自動化をエクセルで進めるのに限界を感じているのであれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
