受発注業務は企業の取引において欠かせないプロセスです。
しかし、手作業が多くミスが発生しやすかったり、在庫管理と連携が取れず発注ミスが起こったりするなどの悩みを抱えている企業は少なくないかもしれません。
受発注業務の基本的な流れや受発注業務の課題、受発注業務の効率化の具体的な方法を確認していきましょう。
受発注業務とは
受発注業務とは、企業や組織が商品やサービスの売買を行う際に必要な、注文の受け付け（受注）と発注を管理する業務のことです。
取引の円滑な進行を支える重要な業務であり、効率的な運用が求められます。
そもそも受発注業務は、大きく「受注業務」と「発注業務」の2つに分けられます。
まずは、それぞれの業務がどのようなものなのかを確認しておきましょう。
受注業務とは
受注業務とは、顧客や取引先からの注文を受け付け、内容を確認し、適切に処理する業務のことです。
具体的には注文データの管理、在庫の確認、出荷指示、請求処理などが含まれます。
迅速かつ正確な対応が求められる業務です。
発注業務とは
発注業務とは、商品やサービスを仕入れるために、取引先やメーカーに注文を行う業務のことです。
在庫状況や需要を考慮しながら、適切な数量を発注し、納期や価格交渉を行うことが求められます。
この発注の精度が、企業のコスト管理や生産性に大きく影響するといわれています。
受発注業務とは：基本的な流れ
受発注業務とは、商品やサービスの取引において、注文を受ける（受注）側と、仕入れ・調達を行う（発注）側のプロセスを管理する業務です。
スムーズな取引を実現するためには、一連の流れを正しく理解し、適切に対応する必要があります。
一般的な受発注業務の流れについて確認していきましょう。
受発注業務の一般的な流れ
受発注業務は、顧客からの注文受付から、在庫の確認、仕入れ先への発注、納品準備、請求・決済処理までの一連のプロセスで構成されているのが特徴です。
これらのそれぞれのステップを適切に管理することで、円滑な取引が可能となります。
顧客からの注文を受け付ける（受注）
顧客や取引先からの注文を受け付けたら、その内容を確認します。
注文方法は、電話、FAX、メール、Webシステムなどさまざまです。
商品名、数量、納期、価格などの詳しい受注内容を正確に記録し、次の工程へと進めます。
在庫の確認・納期の調整
ここで受注した商品が現在の在庫で対応可能かどうかを確認します。
万が一在庫が不足している場合は、仕入れや生産の手配をしなければなりません。
また、納期についても調整を行い、顧客に納品予定を通知します。
仕入れ先へ発注を行う（発注）
在庫が不足している場合、もしくは受注生産品の場合は、仕入れ先やメーカーに対して発注をしなければなりません。
商品、数量、納期、価格などの発注内容を明確に伝え、取引先との調整を行います。
商品の入荷・納品準備
発注した商品が入荷したら、品質や数量をチェックし、問題がないことを確認します。
その後、顧客への納品準備を進め、必要に応じて梱包や配送手配を行います。
請求書の発行・決済処理
納品が完了したあと、顧客に対して請求書を発行し、支払いを依頼します。
取引先ごとに決められた支払い条件（例：振込、クレジット決済、掛け売りなど）に基づき、入金確認を行います。
入金が確認できたら、一連の受発注業務が完了です。
受発注業務とは：発生しやすい課題
受発注業務は、企業の取引において欠かせない業務ですが、多くの企業では効率化が求められているのが現状です。
受発注業務で発生しやすい課題について確認していきましょう。
手作業が多くミスが発生しやすい
受発注業務を紙の書類やエクセルなどで管理している場合、手入力の機会が多く、入力ミスや確認漏れが発生しやすくなります。
たとえば、注文内容の誤入力や二重発注などのミスが起こると、取引先とのトラブルにつながってしまいかねません。
業務の正確性を高めるためには、システムの導入や業務プロセスの見直しが必要です。
在庫管理との連携がされていない
受注情報と在庫管理が連携されていない場合、在庫不足による納期遅延や、過剰在庫によるコスト増大が発生するおそれがあります。
リアルタイムで在庫状況を把握できる仕組みがないと、必要な商品が揃わず、顧客に対して迅速な対応ができない場合もあります。
そのため、受発注業務と在庫管理システムを統合し、情報を一元管理することが重要です。
納期調整が難しい
発注先の都合や物流の遅れ、突発的な需要の変動などにより、納期の調整が難しくなることがあります。
特に複数の取引先とやり取りする場合、納期管理が煩雑になり、顧客への対応が遅れるリスクもあるでしょう。
納期遅延を防ぐためには、仕入れ先との密なコミュニケーションや、納期の見える化を進めることが重要です。
請求・支払いの管理が煩雑になりやすい
受注から請求・支払いまでの流れが統一されていないと、請求漏れや支払い遅延が発生しやすくなります。
特に、取引先ごとに異なる支払い条件がある場合、管理が複雑になりやすいです。
また、売掛金や買掛金の管理が適切に行われていないと、資金繰りに影響を及ぼすこともあります。
請求・支払い業務を効率化するためには、経理システムとの連携や自動化の導入が有効でしょう。
受発注業務とは：効率化する方法
受発注業務は企業の取引を円滑に進めるために欠かせませんが、手作業の多さや管理の煩雑さが課題となることも少なくありません。
受発注業務を効率化する方法を確認していきましょう。
受発注管理システムを導入する
受発注管理システムを導入することで、注文受付から在庫確認、発注処理、請求・決済管理までを一元管理できます。
これにより、手作業による入力ミスを減らし、業務の効率化を図れるのが特徴です。
また、リアルタイムでの受注状況の把握が可能となり、顧客対応のスピードも向上することが期待できます。
在庫管理システムと連携する
受発注業務と在庫管理が連携されていないと、在庫不足や過剰在庫が発生しやすくなります。
しかしながら、在庫管理システムと受発注管理システムを統合することで、注文のたびに在庫状況を自動で確認し、適切な発注が行えるようになります。
これにより、納期遅延のリスクを軽減し、在庫コストを最適化できるでしょう。
RPAを活用して業務を自動化する
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで、繰り返し発生する手作業を自動化できます。
たとえば、受注データの入力、発注書の作成、請求書の発行などの業務を自動化することで、業務負担を大幅に削減することが可能になります。
特に、手作業での処理が多い企業にとって、RPAの導入は業務効率化の大きな助けとなるでしょう。
受発注業務の効率化や改善にもzaico
受発注業務では、注文の受付、在庫確認、仕入れ先への発注、納品、請求処理など、さまざまな業務が発生します。
特に、手作業の多さや在庫情報の把握不足によって、発注ミスや納期遅延などのトラブルが起こりやすく、業務の負担が大きくなりがちです。
このような課題を解決するために、「クラウド在庫管理システムzaico」を導入すれば、リアルタイムでの在庫更新や発注の仕組み化が可能となります。
zaicoを活用し在庫管理を適切にできるようにすれば、受発注業務の負担を削減し、業務全体の効率化を実現に役立てることができます。
受発注業務のミスや手間を減らしたいと考えているのであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
