物流業や製造業、卸売業などのモノを保管・出荷する業種において、倉庫の在庫管理は企業活動に欠かせない業務です。
倉庫の在庫管理を始めるにあたり、多くの企業でまず活用されるのがエクセルです。
倉庫の在庫管理にエクセルを使う場合、初期コストがかからず手軽に始められる一方、管理が複雑化すると課題が生じることもあります。
倉庫の在庫管理をエクセルで行う際の基本ステップや運用上のポイント、倉庫の在庫管理をエクセルでするのに限界を感じたときの対策などを解説します。
倉庫の在庫管理はエクセルでできる？
倉庫の在庫管理はエクセルで十分に可能です。
特に、管理する物品数が比較的少ない、入出庫の頻度が低い、少人数で管理が完結しているといった小規模な現場では、エクセルは低コストで手軽に始められる有効なツールといえるでしょう。
しかし、管理が複雑化するにつれて、手作業によるミスや管理の属人化などの課題も生じやすくなります。
倉庫の在庫管理をエクセルで成功させるためには、そのメリットとデメリットを正しく理解し、適切な方法で運用することが不可欠です。
倉庫の在庫管理をエクセルで始める基本ステップ
エクセルで倉庫の在庫管理を行うには、あらかじめ「何を」「どのように」管理するかを決めるための、表やルールの整備が重要です。
倉庫の在庫管理をエクセルで始める基本ステップを解説します。
管理項目を洗い出す
まず、自社の倉庫で管理すべき項目を明確にしましょう。
基本的な項目は、「商品コード」「商品名」「入庫日」「入庫数」「出庫日」「出庫数」「現在庫数」などです。
これに加えて、業種や商品特性に応じて、「ロット番号」「有効期限」「保管場所（ロケーション）」「仕入先」「単価」「在庫金額」などを追加します。
自社の業務フローを振り返り、どの情報が日々の業務で必要になるかを洗い出すことで、実用的な在庫管理表の設計が可能です。
在庫管理表のフォーマットを決める
管理項目が決まったら、エクセルシートのフォーマットを設計します。
シートは「マスタ」「入庫管理」「出庫管理」「在庫一覧」など、用途別に分けると管理しやすくなるでしょう。
マスタシートには商品の基本情報を登録し、他のシートから参照する形にすると、データの一貫性が保たれます。
また、セルの書式設定で日付や数値の表示形式を統一し、入力規則を設定してプルダウンリストから選択できるようにすると、入力ミスを防ぐことが可能です。
関数やマクロで自動化する
フォーマットができたら、手作業による手間やミスをできるだけ減らすために、関数やマクロを活用して計算や作業を自動化しましょう。
例えば、SUMIF関数を使えば商品ごとの在庫数を自動計算でき、VLOOKUP関数を使えば商品コードを入力するだけで商品名を自動表示させることが可能です。
また、マクロ（VBA）を使えば、「入庫データを別のシートに自動転記する」「ボタン1つで発注リストを生成する」のような定型作業を自動化できます。
運用ルールを策定して周知する
在庫管理表が完成しても、それを使うルールが統一されていなければうまく機能しません。
担当者によって入力方法やタイミングが異なると、データはすぐに陳腐化し、在庫表が「使えない帳票」になってしまいます。
例えば、「入庫時は必ず担当者が即時入力する」「ファイル名は『在庫管理表_YYYYMMDD』形式で保存する」といった具体的なルールを作りましょう。
運用開始時には、関係者全員に説明会を実施し、ルールの徹底を図ることが重要です。
倉庫の在庫管理をエクセルでするための工夫
エクセルでの在庫管理を成功させるには、倉庫管理の現場業務に対応できる工夫が必要です。
倉庫の在庫管理をエクセルでするためのポイントを解説します。
ロケーション管理を徹底する
ロケーション管理とは、倉庫内のどこに何が保管されているかを明確にすることです。
保管する物品数が増えてくると、「あの商品はどこに置いたか」と探す時間が無駄になります。
エクセルの管理表に「棚番号」「列」「段」などのロケーション情報を必須項目として追加しましょう。
例えば、「Aエリアの1列目の3段目」を「A-01-03」という具合に表現します。
これにより、広大な倉庫内でも目的の在庫をすぐに見つけ出すことができ、ピッキング作業を効率化することが可能です。
先入れ先出し（FIFO）の仕組みをつくる
先入れ先出し（FIFO：First In First Out）とは、先に入庫した商品から順に出庫する在庫管理の手法です。
特に食品や医薬品など、有効期限のある商品の在庫管理に欠かせない考え方といえます。
エクセルでFIFOを実現するには、入庫日や製造日、有効期限などの日付情報を記録し、出庫時には古い日付のものから優先的に出荷するようにしましょう。
また、有効期限が近づいている商品を自動的にハイライト表示する条件付き書式を設定しておくと、期限切れに気づきやすくなります。
作業効率と誤出荷防止を意識する
在庫管理の目的は、単に在庫数を把握するだけではありません。
作業効率の向上や誤出荷などのミスの防止も重要な目的の1つです。
例えば、在庫管理表のフォーマットをピッキングリストとしても活用できるように工夫すると良いでしょう。
また、出庫時には必ず在庫数をチェックし、マイナス在庫が発生しないように、IF関数でアラートを表示する仕組みも有効です。
こうした小さな工夫の積み重ねが、ミスの削減と作業時間の短縮につながります。
倉庫の在庫管理をエクセルでする際の課題
手軽に始められるエクセルでの在庫管理ですが、事業規模の拡大や取扱品目の増加にともない、課題も見えてきます。
倉庫の在庫管理をエクセルでする際の課題を解説します。
リアルタイムでの情報共有が難しい
エクセルでの在庫管理の課題の1つは、リアルタイムでの情報共有が難しい点です。
入出庫が発生するたびにエクセルに入力する必要がありますが、作業が立て込んでいると後回しになることも少なくありません。
その結果、エクセル上の在庫数と実際の在庫数にズレが生じ、誤った情報に基づいて発注や出荷判断をしてしまうリスクがあります。
特に、複数の担当者が異なるタイミングで入力する場合や、営業所と倉庫が離れている場合は、情報の鮮度が落ちやすくなります。
手入力によるミスが発生しやすい
エクセルでの在庫管理は、基本的に手入力となるため、人為的なミスが避けられません。
数量の入力間違いや商品コードの打ち間違い、日付の記入漏れなど、さまざまなミスが在庫精度の低下を招きます。
また、一度入力ミスが発生すると、それ以降の集計結果すべてに影響が及ぶため、調査に多大な時間が必要です。
定期的な棚卸しで実在庫とエクセル上の数字を照合する必要がありますが、差異が大きいと原因究明に苦労します。
関数やマクロの多用により管理が属人化しやすい
エクセル管理を効率化するために複雑な関数やマクロ（VBA）を多用するケースがありますが、これは両刃の剣です。
複雑な設定は作成者以外には理解が困難になり、「このファイルは〇〇さんしか触れない」という属人化を引き起こしかねません。
その担当者が異動や退職をした場合、ファイルの修正やトラブル対応ができなくなり、業務が停滞してしまうという深刻なリスクを抱えることになります。
さらに、複数の担当者がそれぞれ独自の方法でファイルを改変していくうちに、統一性が失われ、管理が煩雑になることもよくあります。
スマホやタブレットで使いにくい
倉庫の現場ではPCよりもスマホやタブレットを使いたい場面が多いですが、エクセルはモバイル操作に不向きです。
エクセルには、モバイル版のアプリもありますが、PC版に比べて機能が制限されていたり、画面が小さく操作しづらかったりします。
そのため、現場では紙のメモに記録し、後から事務所でエクセルに転記するという二度手間が発生するケースも少なくありません。
現場での使い勝手の悪さが、データ更新の遅れや入力ミスを助長する原因となってしまいます。
倉庫の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルでの倉庫の在庫管理に限界を感じ始めたら、在庫管理システムの導入が有効な解決策となります。
専用システムを導入することで、エクセルが抱える多くの課題を解消し、より正確で効率的な在庫管理が実現可能です。
倉庫の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を解説します。
バーコードやQRコード読み取りでミスなく在庫登録できる
在庫管理システムの多くは、ハンディターミナルやスマートフォンのカメラを使ってバーコード・QRコードを読み取る機能を備えています。
これにより、手入力が不要になり、ヒューマンエラーを限りなくゼロに近づけることが可能です。
また、読み取ったデータは即座にシステムに反映されるため、常にリアルタイムで正確な在庫状況を把握できます。
業務が標準化され属人化しにくい
在庫管理システムは、入庫から出庫までの一連の業務フローがシステム上で標準化されています。
作業者はシステムの指示に従って操作するだけでよいため、経験の浅い従業員でもベテランと同じ品質で業務を遂行することが可能です。
エクセルのように「関数やマクロはあの人しか分からない」というような属人化が起こらず、担当者の休暇や退職があっても業務が滞ることはありません。
スマホやタブレットで現場でも使いやすい
多くの在庫管理システムは、スマートフォンやタブレット向けのアプリを提供しています。
そのため、作業者は倉庫内を移動しながら、その場でピッキングや棚卸し、検品作業を行いながら、リアルタイムで在庫情報の更新が可能です。
エクセルのように事務所に戻ってPC入力する手間がなくなるため、業務効率の向上が期待できます。
倉庫の在庫管理はエクセルよりzaico
エクセルはコストをかけずに手軽に始められるため、小規模な倉庫の在庫管理には適したツールです。
一方で、リアルタイム性の欠如や入力ミス、属人化、モバイル対応の弱さなどの弱点もあります。
事業の成長や利用環境の変化によって、エクセルでの倉庫の在庫管理に限界が見えてきたら、在庫管理システムの導入を検討するタイミングかもしれません。
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