棚卸・棚卸表とは?その必要性や作成方法について詳しく解説します!

棚卸は、店舗業務やECなどの商品を販売している会社はもちろん、個人事業主でも在庫を持つ業種の場合は、決算において重要な手続きの一つです。この棚卸業務は、取り扱っている商品すべて確認する必要があり、すべての商品を確認するには手間や時間がかかるため、事業主の悩みの種になっています。
ここでは、今回はなぜ棚卸は重要なのか、そして棚卸をより効率的に実施するためにはどのようなことをすればいいのかをご紹介します。

棚卸とは?

棚卸とは商品や製品等の在庫の数を確認して、資産価値を確定する決算に必要な大切な手続きです。棚卸して現在会社が保有している財産を確認することで、決算書を正しく作成することができます。これが間違っていると利益の計算も間違えてしまうので、会計士や税理士は棚卸した後に、会社の資産が正しく認識されているかを確認します。

なお、上記の目的から棚卸の対象となるものは資産価値のある全てとなります。したがって、商品や製品だけでなく、原材料
や仕掛品(製品で作成途中のもの)、はたまた切手や印紙などの有価物も対象になります。

棚卸の目的

棚卸でもっとも重要な役割は、正確な利益を計算することです。ここでいう利益は売上から売上原価を差し引いた粗利(売上総利益)です。棚卸で計算した在庫の価格の総数は棚卸残高となり、そして売上原価は「期首棚卸残高+当期仕入高-期末棚卸残高」で計算されます。

そのため、利益を確定させるためには、期末の棚卸残高が必須です。ちなみに期首棚卸残高は前回の棚卸の時の棚卸残高のことをいいます。

ほかにも、会社のキャッシュを潤沢にするという重要な目的があります。在庫はこれから販売し、売れる個数を予測して仕入れたものです。理想は売れる分だけ仕入れることですが、予想に反して売れずに残ってしまう在庫もあります。そのため、棚卸で今ある商品の数を確認しないと不必要な仕入を繰り返し、会社のキャッシュを必要以上に減らしてしまいます。本来であれば仕入れず、お金として持っておけた分を在庫にしてしまったが故に、長期間売れず廃棄処分といったことは実はよくあります。正確な棚卸をすることで、こういった無駄を省くことも可能となります。

商品在庫と仕掛在庫

よく、棚卸時に聞く言葉として商品在庫と仕掛在庫があります。これは会社の事業内容によって変わってきます。例えば卸・小売業等は、メーカ等から商品を仕入れて販売します。そのため、そもそも完成品として仕入れるので基本的には全て商品在庫になります。

一方、メーカーは材料から製品を作って販売するので、棚卸しをする段階で当然製造途中の物があります。これが仕掛在庫です。さきほど申し上げたように、会社の資産を確定するのが棚卸の目的ですので、このような製造途中の在庫も仕掛在庫としてきちんと認識する必要があります。

このように仕掛品も在庫としてカウントしますが、最初の工程の仕掛品と最終工程の仕掛品では、より商品に近いか遠いかといった違いがあるので、価値も当然違います。そのため正確な価値を算出するためには、棚卸時にどの工程にある仕掛品かをきちんと把握することが重要です。

実地棚卸と帳簿棚卸

次に、棚卸の仕方ですが、棚卸には大きく「帳簿棚卸」と「実地棚卸」があります。

実地棚卸とは、実際に倉庫内で人が商品や製品などをカウントして棚卸数を確認し、棚卸残高を確定することです。このように実際に人が現場に行き物を見るので、数量だけでなく商品の品質(傷がついていないか、劣化の度合いなど)も確認することができ、廃棄処分すべきかを実際に見て判断をします。

一方、帳簿棚卸とは帳簿(電子or紙)に期首の在庫数からその後、商品の入荷の数と出荷数を毎回記録し、その記録から棚卸高を理論的に計算するものです。帳簿が毎回正確に記録されていれば、実地棚卸に比べて容易に棚卸高を求めることが可能です。

ただ多くの場合、帳簿と棚卸しの結果の残高数は一致しません。というのは、現場では商品の返品であったり、本当は10個出荷すべきところを間違えて9個出荷してしまったり、はたまた本来あるべき場所から違う場所を商品を移してしまったりといった事象が発生するためです。また、入と出を記録した帳簿に漏れや間違いがあったりすることもあります。

従って、多くの企業では帳簿で在庫数を算出しつつも、定期的(年1、2回)に実地棚卸を実施し、帳簿上の残高と棚卸した結果の残高を確認します。ここで差異があれば理由を明確にし、正しい数字に修正する必要があります。

棚卸表とは?

「棚卸表」とは棚卸の際に数量や金額などを一覧にして記入する表のことをいいます。棚卸表は決算の確定申告に必要な書類になります。なぜなら、決算で報告する商品や材料、仕掛品の資産の「明細書」としての役割を果たすからです。

この棚卸表を元に期末の棚卸残高を算出することで、前述した売上原価を算出することが可能になります。その結果、売上から売上原価を差し引いた粗利(売上総利益)計算することができ、確定申告での最終利益の確定、しいては税務署に納める税金が確定します。

また、このような決算の元になる資料は内容に応じで保管期間が定められています。棚卸表自体は税務署に提出する必要はありませんが、税務署から求められた際に提示できるよう、法定期間保管しておきましょう。

棚卸表の必須項目

棚卸表は特に決まった書式はありませんが、下記の項目は必須です。

・棚卸実施日
・商品や製品のコード
・物品名
・数量
・物品の単価
・在庫残高
・物品の状態

稀にある商品や製品のコードがない場合は、物品名だけでも大丈夫です。また、資産価値に影響する最後の物品の状態把握はとても重要なので、忘れないようにしましょう。

通常棚卸残高は仕入単価に数量をかけて算出しますが、破損や傷がある物品は資産価値を減少させる必要があります。これを正確に判断せず、すべて仕入単価で計算すると、期末の棚卸残高が過剰になり、その結果、売上原価過小計上・利益過大計上となってしまい、税金を必要以上に納めることにもなります。もちろん意図的に棚卸残高を下げていはいけませんが、正しく資産価値を計上するためには、物品の状態を把握することが大切です。

棚卸表は手書きで作成してもいいですが、Excel等の表計算ソフトを使うとより便利です。

棚卸表は確定申告に必要な書類

上記棚卸表から期末棚卸残高を算出できたら、法人の場合は確定申告書の添付書類の一つ「棚卸資産の内訳書」を作ることになります。なお、税務調査で棚卸表は必ず確認されますのできちんと保管(電子保管可能)し、いつでも提出できるようにしておきましょう。

また、少し専門的な話しになりますが、先程の仕入単価の計算方法にはいくつか種類(先入先出法・移動平均法・最終仕入原価法等)があります。計算方法によって期末の棚卸残高の金額が変わってくるので、税務署にもどの算出方法で計算したかを提示する必要があります。どの方法で算出すべきかは、税理士や会計士に確認するのがよいでしょう。仕入単価が期中で大きく動くものは、計算方法によって大きく在庫金額が変わりますので注意が必要です。

前述した通り、この棚卸残高によって利益が変わり税額も変わるので、税務調査では棚卸金額は必ずチェック、ヒアリングの対象になります。どのようなやり方で、どのような根拠で算出しているかを説明出来るようにしておいてください。

棚卸表の保存期限

前述した通り、棚卸表は確定申告に必要な書類です。
棚卸表は確定申告書を作成した後も、決められた期間保存する義務があります。税務署に提出する必要はありませんが、税務署から求めらた場合に備えて棚卸表は、税務調査対象となる決算期間中は廃棄をせず、保管するようにしましょう。なお、実地棚卸では、棚卸表とあわせて棚卸の時に在庫の個数や状態をメモした紙等の保管も併せてしておいてください。

棚卸表の作成方法

棚卸表の作成は手書きやエクセルをはじめとする表計算ソフトでも問題ありませんが、最近では棚卸を効率化してくれる便利な専門のシステムも多々あります。以下に詳しく紹介していきます。

紙に手書きで作成する

最も原始的な方法です。この方法だと棚卸残高を手で計算しなくてはならず、手間がかかるのであまりおすすめしません。最低でもエクセル等の表計算ソフトを利用することをおすすめします。

エクセル(無料のテンプレート)を利用する

専用のシステムを導入していない場合、棚卸表の作成は無料のエクセル(Excel)のテンプレートを使うのが便利です。在庫管理システムから帳簿上の棚卸残高をCSVやエクセルで出力できれば、その表自体を棚卸表として活用することもできます。

上述した、棚卸実施日、商品や製品のコード、物品名、数量、単価、在庫残高、物品の状態等を項目として記載し、数量や物品の状態は空欄にしてください。ここは実地棚卸の際に、手でメモしていきます。よく、帳簿上の数量を横に参考数字として記載して、実地棚卸するケースがありますが、担当者が数量を確認せずに帳簿の数字をそのまま記載してしまうことを防ぐためにも、数量の項目は空欄にするのが正しい手続きです。この棚卸表を保管場所別、担当別等に分け、皆で手分けして実地棚卸を実施します。

システムを利用する

エクセルによる管理では、手動での入力作業が伴うため、必ずしも正確な数値を管理できるとは断言できません。そこでおすすめなのが、より正確な数値を確実に管理することのできる在庫管理システムです。バーコードやQRコードなど、専用コードをハンディターミナルで読み取り、システムへデータを自動で反映させることで、すべての業務を自動且つ短時間で行うことができます。

棚卸はシステムで効率化

最近では、クラウドでのデータ共有をうたったリーズナブルな在庫管理システムも増えてきてます。

例えば、携帯端末にアプリを入れるだけで、棚卸時の数量を手書きではなくアプリに直接書き込むことが可能になります。その結果、その入力データはクラウド共有され、在庫管理システムにすぐに反映されることになります。

こうすることで、従来手書メモの棚卸数量をシステムに手入力していた工数を減らすことができます。

なお、これにより業務工数を減らせるだけでなく、クラウドに蓄積された棚卸数量の情報を元に、適正な在庫数を算出することも可能となり、無駄な在庫を削減し、企業のキャッシュフローを改善することにも繋がります。
 

在庫管理なら「クラウド在庫管理ソフトZAICO」

 
在庫管理なら「クラウド在庫管理ソフトZAICO」をがおすすめです。紙やExcelで実施していたアナログな在庫管理から、誰でもカンタンに操作できるシンプルな在庫管理アプリです。導入したその日からパソコン・スマホで使えます。

 

クラウド在庫管理ZAICO紹介