製造業や設備保守などの業界において、予備品管理は非常に重要な業務です。
製造を滞りなく進めるためにも、正確なやり方で予備品の管理をすることが求められますが、コストを抑えて予備品を管理するためにもエクセルを利用している企業も少なくないかもしれません。
しかし、エクセルでは適切に予備品管理を行えない場合もあります。
予備品管理をエクセルでするメリット・デメリット、エクセルより効率的に行える予備品管理の方法について確認していきましょう。
予備品管理はエクセルでできる？
予備品管理はエクセルで行うことも可能です。
エクセルは多くのビジネスマンが日常的に利用しているビジネスツールで、使い勝手も良く導入も簡単なのでエクセルで予備品管理をすることもあるでしょう。
しかし、規模の大きさによってはエクセルでの予備品管理は困難な場合もあります。
たとえば、エクセルはリアルタイムでの編集に適しておらず、複数人での共同作業にも向いていないツールです。
予備品管理は、業務を中断させず長期的に業務の計画を立てるために行う作業なので、この作業が難しくなると業務全体が停滞してしまう恐れもあります。
そのため、予備品管理をエクセルで行っている場合は、将来的にはより高度な方法で管理することが求められるでしょう。
予備品管理をエクセルでするメリット
予備品管理をエクセルで管理する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
予備品管理をエクセルでするメリットについて確認していきましょう。
導入費が少なくて済む
エクセルは多くのビジネスマンが利用しているツールなので、すでにパソコンにインストールされているということも多いでしょう。
この場合、お金を払って用意する必要がなく、導入費ゼロ円で予備品管理を始めることが可能です。
少しでもコストを削減したい場合は、エクセルでもよいですが、有料のツールのような自由度の高いカスタマイズは難しいでしょう。
コストをとるか、カスタマイズ性をとるか、どちらを優先するかで決めることが大切です。
誰でも利用できる
エクセルであれば、誰もが一度は利用したことのあるツールなので、誰でも簡単に利用できます。
有料の管理ソフトなどは、使い方を調べて学んでいく必要がありますが、エクセルであれば大体操作できますし、特別な研修なども必要ありません。
人件費や研修などのコストを削減して行えるので、コストの節約にも繋がります。
このように、誰でも利用できるツールはコスト削減にも繋がり、非常にメリットが高いです。
あまり難しい知識を必要としない
エクセルは普段から利用している人も多いですし、基礎的な操作方法がわかっていれば、難しい知識がなくても簡単に利用することができます。
エクセルは元々表計算ツールなので、数字を入力するだけで簡単な管理表であれば作成が可能です。
そのため難しい知識も必要なく、直感的に利用することができます。
しかし、自由度の高い管理をしたかったり、難しい計算をしたい場合は、関数の知識が必要となるので、専門的な知識がある人が管理を行った方が良いこともあるでしょう。
予備品管理をエクセルでするデメリット
エクセルで予備品管理はできる一方で、エクセルで管理しないほうが良いこともあります。
なぜエクセルで予備品管理をしない方がいいのか、エクセルで予備品管理をするデメリットについて確認していきましょう。
リアルタイムの共有ができない
エクセルだとリアルタイムの共有ができません。
エクセルはクラウドツールではなく、パソコンの媒体に依存しているものです。
そのため、リアルタイムに今どこを編集しているのか、などを別の誰かにみせながら管理することはできません。
また、たとえクラウドに保存したとしても、同時にファイルを開くことはできないため、リアルタイムに共同編集することも不可能です。
今すぐに管理したいのに別の人が編集していたら編集できないので、リアルタイムで即編集しなければならない業種の場合、エクセルは不便といえます。
スマホからだと見にくい
エクセルは基本的にパソコン上で確認するものです。
スマホなどから見ることもできますが、いちいちスワイプしたり拡大したりなど、一目でみたい場所を見ることができません。
そのため、スマホで管理している業種の場合、エクセルは非常にやりにくいです。
リアルタイムに、コンパクトな管理を求めている場合、スマホを使って予備品管理をしたいと考えている人は多いかもしれません。
そのような場合は、エクセルでの管理は不便な可能性が高いです。
ファイルが増えて管理が煩雑になる
エクセルはファイルでの管理になるため、規模が大きくなるにつれてファイルの数も増えていきます。
エクセルは大量の項目を管理することができる一方、項目や文字数などが増えれば増えるほど挙動が遅く、管理しにくくなります。
そのため、挙動が重くなる前に新しいファイルを作成して管理していくことが大切です。
その結果ファイルが増えすぎて、どのファイルにどの管理情報が記載されているのかわからず、煩雑な管理方法となってしまうでしょう。
ただでさえ複雑な予備品管理をエクセルでの管理でさらに複雑にしてしまうのは、業務効率の低下にも繋がります。
難しい管理はできない
エクセルはあくまで表計算ツールです。
そのため、エクセル単体だけでは難しい管理はできません。
たとえば、期限が近いものはメールで通知がくるなど、バーコードでスキャンしたら自動で記載されるなど、カスタマイズ性の高い管理方法は不可能です。
より管理しやすさを目指した予備品管理はできないので、エクセルでの管理に限界を感じることもあるでしょう。
予備品管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルの限界を踏まえると、予備品管理をする場合、エクセルよりは専用の在庫管理システムの導入がおすすめです。
なぜ予備品管理はエクセルより在庫管理システムの方がいいのかを確認していきましょう。
クラウドツールが多いから
多くの在庫管理システムはクラウドツールであることが多く、エクセルのようにファイルを管理する必要がありません。
ソフトやアプリをインストールするだけで、誰でもどこからでも簡単にアクセスすることができるので、管理も簡単になります。
エクセルよりはいくらかコストがかかりますが、月額数千円から利用可能なシステムも多数存在します。
管理しやすさから考えると人的コストをおさえられるので、コスト削減にも繋がるでしょう。
リアルタイムに共有できる
リアルタイムで共有できるので、複数拠点の予備品管理を統一で管理することができます。
その結果、重複発注や欠品などのリスクも削減できますし、ミスにもすぐに気づくことができるでしょう。
また、スマートフォンから閲覧できれば、現場作業員がその場で作業しながら管理できるので、リアルタイムの情報を常にアップデートすることが可能です。
多機能でミスを防ぐ
バーコードやQRコードなどの機能により、入力ミスを防ぐことができます。
その結果作業効率を大幅にあげることができるので、棚卸し作業の時間短縮、入出庫管理の高速化、管理精度の工場など、さまざまな効果が期待できるでしょう。
在庫管理システムの多くが人的コストの削減に効果抜群です。
多くの機能がついていることが逆にデメリットに感じる人もいるかもしれませんが、全てを使う必要はありません。
合う機能を使えば良いだけなので、ミスを防いで効率よく作業を進めることができるでしょう。
予備品の管理はエクセルよりzaico
予備品の管理をしたい場合、エクセルよりは在庫管理システムを利用しましょう。
エクセルはたしかに利用頻度の高いビジネスツールなので、使い勝手も良くコストも抑えられますが、その利用には限度があります。
しかし、在庫管理システムであれば自由度の高いカスタマイズ性があるだけでなく、リアルタイムで情報共有もできますし、ミスを防ぐことも可能です。
在庫管理システムを導入してエクセルではない予備品管理をしたい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoであれば、自由にカスタマイズをして操作しやすいオリジナルの予備品管理表を作ることができますし、誰でも直感的に操作することができます。
また、QRコードやバーコードを使った管理もできるので、これまでの予備品管理をよりシンプルに効率よく行うことができるはずです。
エクセルでの予備品管理に限界を感じている方は、お気軽にzaicoにご相談ください。
