毎日の仕入れや売上の管理は、できればラクに済ませたいものです。
しかし、「いきなり専用システムを導入するほどではない」という方も多いのではないでしょうか。
そんなときに役立つのがエクセルですが、上手に使わないとミスや管理負荷が増えてしまうこともあります。
仕入れ・売上管理の基本と、仕入れ・売上管理をエクセルで運用する際のメリット・デメリット、課題解消の方法をわかりやすく解説します。
仕入れ・売上管理はエクセルでできる？
結論から言えば、仕入れ・売上管理はエクセルで可能です。
エクセルは表計算機能や関数、グラフ作成機能が充実しているため、基本的な仕入れ・売上管理に対応できます。
小規模事業者や管理項目がシンプルな企業であれば、エクセルで必要な情報を記録し、集計や分析を行うことで十分仕入れ・売上管理業務を進められるでしょう。
ただし、それぞれの管理業務の内容を理解したうえで、自社の規模や業務フローに合った運用方法を検討する必要があります。
まずは、基礎となる仕入れ管理・売上管理の意味を理解しましょう。
仕入れ管理とは
仕入れ管理とは、商品や原材料を仕入れる際の発注から入庫、支払いまでの一連のプロセスを管理する業務です。
具体的には、いつ、どこから、何を、いくらで、どれだけ仕入れたかを記録し、在庫状況や支払予定を把握します。
適切な仕入れ管理を行うことで、過剰在庫や欠品を防ぎ、キャッシュフローの改善が可能です。
また、仕入先ごとの取引条件や納期の管理にも役立ちます。
売上管理とは
売上管理とは、商品やサービスの販売実績を記録し、売上金額や粗利益、入金状況などを把握する業務です。
いつ、誰に、何を、いくらで販売したかを明確にすることで、売上動向の分析や顧客管理、債権管理が可能になります。
正確な売上データは、経営判断の基礎となる重要な情報源であり、商品の売れ筋分析や販売戦略の立案にも活用できる情報です。
入金管理まで含めることで、未回収リスクの早期発見にもつながります。
仕入れ・売上管理のエクセルに必要な項目
エクセルで仕入れ・売上管理を行う際には、必要な情報を漏れなく記録できる項目設計が重要です。
仕入れ・売上管理のエクセルに必要な項目を解説します。
仕入れ管理に必要な項目
仕入れ管理のエクセルでは、いつ、どこから、何を、いくらで、どれだけ仕入れたかを記録するための項目を設定します。
具体例は以下のとおりです。
- 仕入れ日
- 仕入先名
- 仕入コード（伝票番号）
- 商品コード・商品名
- 数量
- 仕入単価
- 仕入金額
- 支払い予定日
- 支払い状況
項目が多すぎると入力負担が増えるため、自社の管理レベルに応じて必要な項目を厳選することがポイントです。
売上管理に必要な項目
売上管理のエクセルでは、いつ、どこに、何を、いくらで、どれだけ売り上げたかを記録するための項目を設定します。
具体例は以下のとおりです。
- 売上日
- 顧客名
- 取引コード
- 商品コード・商品名
- 数量
- 単価
- 売上金額
- 入金予定日
- 入金状況
これらの基本項目に加えて、売上金額から仕入れ原価を紐づけることで粗利計算にも発展させられます。
仕入れ・売上管理をエクセルでするメリット
仕入れ・売上管理のエクセル運用には、専用システムにはない独自のメリットがあります。
仕入れ・売上管理をエクセルで行うメリットを見ていきましょう。
導入コストがかからずすぐに始められる
多くの企業のパソコンには、すでにエクセルがインストールされています。
そのため、新たなソフトを購入したり、月額料金が発生するクラウドサービスを契約したりする必要がありません。
稟議を通して予算を確保し、ベンダーと打ち合わせをして、といったシステム導入にかかる長いリードタイムも不要です。
「管理をしよう」と思い立ったその日から、すぐにファイルを作成して運用を開始できる手軽さは、エクセルの大きな魅力といえるでしょう。
項目やレイアウトを自由にカスタマイズできる
パッケージ化された専用システムの場合、入力項目や画面のレイアウトがあらかじめ決まっており、自社の特殊な商習慣に合わないことがあります。
カスタマイズしようとすると、高額な追加費用が必要になることも珍しくありません。
一方、エクセルであれば、設定する項目や列の追加削除、並べ替えなどは自由です。
業務フローの変化に合わせて、柔軟に管理表を進化させていける点は、エクセルの大きな強みといえるでしょう。
多くの人が使い慣れており教育コストが低い
新しいシステムを導入した際、現場のスタッフが操作を覚えるまでの「教育コスト」は無視できません。
操作が難しいシステムだと、現場に受け入れられず、結局使われなくなってしまうリスクもあります。
その点、エクセルは多くのビジネスパーソンにとって身近なツールのひとつです。
基本的な入力方法や保存方法を知っている人が多いため、特別な研修を行わなくてもスムーズに業務に組み込むことができ、教育コストが軽減できるでしょう。
豊富なテンプレートで作成の手間を削減できる
「一から表を作るのは大変だし、関数に詳しくない」という場合でも心配はいりません。
インターネット上には、無料でダウンロードできる仕入れ・売上管理のテンプレートが数多く公開されています。
テンプレートをダウンロードし、自社の品目や取引先に書き換えるだけで、見やすく機能的な管理表を利用可能です。
まずはテンプレートで運用を開始し、不便な点が出てきたら徐々に自社流に改良していくのも良いでしょう。
仕入れ・売上管理をエクセルでするデメリット
手軽で便利なエクセルですが、規模が大きくなり、業務が複雑化してくるとデメリットも見えてきます。
仕入れ・売上管理をエクセルでするデメリットを解説します。
入力ミスや関数の破損が発生しやすい
エクセルは自由度が高い反面、誰でもデータを書き換えられてしまいます。
例えば、数値を入力すべきセルに文字列が入ってしまったり、関数が壊れてエラー表示になったりすることは珍しくありません。
「気付かないうちに計算式が壊れていて、合計が間違っていた」ということになれば、請求ミスや在庫のズレなどのトラブルを招きます。
入力箇所の制限やシートの保護機能を使うなどの対策はできますが、完全にヒューマンエラーを防ぐのは難しいのが実情です。
複数人での同時編集が難しい
エクセルでは、複数人が同時に編集するのが難しい点もデメリットです。
共有フォルダに置いて運用する場合でも、複数人での作業では、セル更新の競合や誤削除などのリスクが常につきまといます。
また、「最新版」と名付けたファイルがいくつもコピーされ、どれが本当の最新データかわからなくなるのもよくあるトラブルです。
情報共有の精度やスピード感はどうしても専用システムに劣ります。
データ量が増えると動作が重くなる
エクセルはデータ量が増えると、ファイルを開くのに時間がかかったり、スクロールや計算処理が遅くなったりします。
特に複雑な関数や条件付き書式を多用している場合、動作の重さはさらに顕著です。
動作の遅延は日々の業務効率を著しく低下させ、担当者のストレスとなるでしょう。
最悪の場合はファイル自体が破損してデータが開けなくなるリスクもあるため、注意が必要です。
スマホやタブレットで使いにくい
エクセルはパソコンでの使用を前提に設計されているため、スマートフォンやタブレットでの操作性は決して良いとはいえません。
そのため、外出先や倉庫現場から仕入れや売上状況を確認・更新したい場合には、閲覧・編集がしづらい点がデメリットです。
現代のビジネスでは場所を選ばずに情報にアクセスできることが求められますが、エクセルではこのニーズに十分応えられないケースが多くあります。
仕入れ・売上管理のエクセル運用の課題を解消する方法
エクセルのデメリットを理解したうえで、工夫次第で課題の軽減が可能です。
仕入れ・売上管理のエクセル運用の課題を解消する方法を解説します。
入力規則やプルダウンリストで入力ミスを防ぐ
エクセルの「データの入力規則」機能を活用すると、入力できる値を制限して誤入力を防げます。
例えば数量欄には数値のみ入力可能にする、日付欄には日付形式のみ受け付けるといった設定が可能です。
また、商品名や仕入先名など繰り返し入力する項目には、プルダウンリストを設定することで、選択式の入力にできます。
これにより表記のゆれや誤字を防ぎ、データの一貫性を保つことが可能です。
クラウドストレージを活用して共有・同時編集しやすくする
共有サーバーでの運用から一歩進めて、OneDriveやSharePoint、Googleドライブなどのクラウドストレージ上で管理すれば、複数人による同時編集や最新版ファイルの共有がしやすくなります。
ブラウザ版のエクセルを利用すると、誰がどのセルを編集中なのかがリアルタイムで表示され、上書き事故を防ぎやすくなるでしょう。
ただし、それでも入力ルールの徹底や権限管理は必要であり、「大人数で好き放題編集する」状態は避けるべきです。
より高度な管理のために専用システムに移行する
事業規模の拡大や業務の複雑化にともない、エクセルでは限界を感じるようになったら、専用の販売管理システムや在庫管理システムへの移行を検討する時期です。
専用システムには、バーコード読み取りや自動発注、多拠点在庫の一元管理、販売分析ダッシュボードなど、エクセルでは難しい高度な機能が搭載されています。
エクセルのデータをそのままインポート（取り込み）できるシステムも多いため、スムーズな乗り換えが可能です。
導入費用や月額利用料はかかりますが、業務効率の向上やミスの削減による長期的なコストメリットが期待できるでしょう。
仕入れ・売上管理はエクセルよりzaico
エクセルは、導入のハードルが低く、自由度が高い優れたツールです。
事業の立ち上げ期や、扱う商品数が少ない段階においては、仕入れ・売上管理の強い味方になるでしょう。
しかし、事業が成長し、取引量や関わるスタッフの人数が増えてくると、エクセルでの限界が見えてくることも事実です。
仕入れ・売上管理をエクセルからステップアップするなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、在庫管理中心のシステムですが、仕入れや売上管理の機能も備えています。
仕入れから在庫、売上までを一貫して管理することで、業務の大幅な効率化を実現できます。
仕入れ・売上管理をエクセルからシステム移行をご検討であれば、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
