デジタル化が急速に進んでいる中でも、多くの企業が取引先からの注文をFAXで受けています。
しかし、FAX受注には手作業による入力や確認に時間がかかり、業務効率や正確性に大きな問題点が潜んでいます。
現場では「誤字で商品が間違って納品された」「在庫情報の反映が遅れて納期トラブルが起きた」といった声も少なくありません。
FAX受注の代表的な問題点を整理し、FAX受注の改善のための方法やシステム移行のステップをわかりやすく解説します。
FAX受注の問題点
FAX受注は紙ベースで注文を受け取るため、効率や正確性の面で多くの問題を抱えています。
特に、データ入力や確認作業が人力に依存しているため、業務負担が大きく、取引先との信頼関係に影響するリスクもあります。
FAX受注における問題点を確認していきましょう。
入力作業に時間がかかり人件費が増える
FAXで届いた注文書は、担当者が目で確認し、システムやエクセルに手入力する必要があります。
この作業は件数が増えるほど膨大な時間を奪い、繁忙期には残業や人員増加を招きます。
結果として人件費が膨らみ、利益を圧迫する大きな要因となるでしょう。
手書き文字の読み取りミスや入力ミスが発生する
FAX注文書は手書きが多く、文字が判別しにくい場合があります。
そのため「3」と「8」「0」と「6」などが読み間違えられやすく、入力時にも誤りが生じがちです。
こうした入力ミスは誤出荷や返品につながり、無駄なコストと顧客満足度低下を招きます。
在庫反映が遅れ、納期トラブルにつながる
FAX受注では、注文をシステムに反映するまでにタイムラグが発生しがちです。
その間に在庫が変動すれば、在庫切れ商品を受注してしまい納期遅延が発生するリスクがあります。
結果として顧客からの信頼を失い、取引停止につながるケースもあります。
注文内容の確認・共有に手間がかかる
紙のFAX注文は、複数部署で共有する際にコピーや転送が必要です。
担当者が不在の場合、確認が遅れて対応が後手に回ることも珍しくありません。
スピードが求められる現代のビジネス環境では、こうした共有の遅さが致命的な問題となります。
FAX受注の問題点を改善する方法
FAX受注の問題点を解消するには、アナログな手作業をできるだけ減らし、デジタル化によって効率化を図ることが重要です。
OCRや受注システムを導入すれば、入力ミスや作業遅延のリスクを軽減できます。
FAX受注の問題点を改善する方法を確認していきましょう。
デジタル化して在庫管理システムに自動反映する
FAX受注の内容を紙のままではなく、デジタル化して管理することが改善の第一歩です。
受注データをシステムに直接取り込み、在庫管理や販売管理と連携させれば、手作業の負担を大幅に減らせます。
これによりリアルタイムで在庫状況が反映され、納期トラブルを防止できます。
OCRを活用してFAX注文書を自動読み取りする
OCR（光学文字認識）を利用すれば、FAXで届いた注文書を自動で読み取り、データ化できます。
文字の判別精度も年々向上しており、手書き文字もかなりの精度で読み取れます。
これにより入力作業の削減だけでなく、ミスの防止にもつながります。
メールやWeb受注フォームに切り替える
FAX自体を廃止し、メールやWebフォームでの受注に移行する方法も有効です。
注文内容をデジタルで受け取れるため、入力作業が不要になり、確認や共有もスムーズです。
特にクラウド型の受注フォームを活用すれば、在宅勤務やリモート拠点からも同時に確認できます。
受注データと在庫管理システムを連動させる
受注システムと在庫管理システムを連携させることで、受注のたびに在庫数が自動更新されます。
これにより、在庫不足による受注ミスを防ぎ、納期調整も容易になります。
システム連携によるデータの一元管理によって、業務効率を大きく改善できるでしょう。
FAX受注の問題点を改善することで得られる効果
FAX受注の問題点を改善することで、業務の効率化や正確性の向上だけでなく、取引先との信頼関係強化にもつながります。
FAX受注の問題点を改善することで得られる効果を確認していきましょう。
受注処理スピードの向上と人件費削減
FAX注文を手入力で処理している場合、1件あたり数分から十数分の時間を要します。
システム化することで入力作業そのものをなくせば、処理時間を大幅に短縮できるでしょう。
たとえば、1日100件の注文がある企業で、1件あたり5分短縮できれば、1日あたり約8時間分の労働時間を削減できる計算になります。
こうした効率化により残業が減少し、人件費の抑制が可能になります。
人的リソースを受注処理から販売企画や顧客対応といった付加価値の高い業務に振り分けられるのも大きなメリットです。
入力ミスや確認漏れの防止
FAX受注では、文字の判別ミスや転記ミスが避けられず、誤出荷や返品につながるケースが多く見られます。
改善策としてOCRや受注システムを導入すると、注文内容が自動的にデータ化されるため、人的エラーを大幅に削減できます。
また、入力者ごとに差が出やすい確認作業も、システム化により標準化が可能です。
結果として「誤出荷による再配達コスト」「顧客への謝罪対応にかかる時間」といった目に見えにくいコストも同時に抑えられます。
在庫・納期管理の精度向上
FAX受注のままでは注文を反映するまでのタイムラグが避けられず、「注文は受けたが在庫がなかった」というトラブルを引き起こします。
受注データと在庫システムをリアルタイムで連携させれば、在庫数が常に最新の状態に保たれます。
その結果、取引先からの納期問い合わせに即答できるようになり、繁忙期でも正確な納期回答が可能になるでしょう。
正しい在庫情報に基づいた受注処理は、不要な在庫過多や欠品による機会損失の防止にもつながります。
顧客満足度・取引先との信頼向上
受注処理のスピードと正確性が向上すれば、取引先からの満足度は自然と高まります。
誤出荷や納期遅延が減少し、スムーズなやり取りが可能になれば、「安心して任せられる取引先」としての評価を得られるでしょう。
さらに、こうした信頼の積み重ねは新規取引先の獲得や既存顧客のリピート率向上にも寄与します。
FAX受注を改善することは、単なる業務効率化にとどまらず、企業ブランドの強化にも直結するのです。
FAX受注をやめたい時の改善の流れ
FAX受注をやめたいと考える企業は増えていますが、長年の取引慣習や社内のオペレーションが根付いているため、単純に「今日からFAXをやめます」とはできません。
FAX受注からシステム受注へ移行する際には、段階的に改善を進めることが成功のカギです。
FAX受注をやめたい時の改善の流れを見ていきましょう。
現状の受注フローを可視化する
まず取り組むべきは、FAXで受け取った注文がどのように処理されているのかを見える化することです。
受注から出荷までの流れを図式化し、担当者へのヒアリングを行いましょう。
「FAXを誰が受け取り、どのようにシステムへ入力しているのか」「確認や承認のプロセスはどこで発生しているのか」など、工程を細かく洗い出します。
この段階で、どこに時間がかかっているのか、どの作業が属人化しているのかが明確になり、後の改善計画につながります。
改善すべき課題を洗い出す
現状フローを可視化したら、次に課題をリストアップします。
以下のようなことを明確にすると良いでしょう。
- 入力に1件あたり5分以上かかっている
- 手書き文字の判読ミスが多い
- 在庫反映までに半日かかっている
- 注文内容の社内共有に二重の作業が発生している
このような形で具体的かつ数値化できる内容に落とし込むと、課題が分かりやすくなり、システム導入後の改善効果も測定しやすくなります。
見つかった課題に優先順位をつけ、段階的に解決する計画を立てましょう。
自社に合った受注システムを選定する
課題が明確になったら、それを解決できる受注システムを選びます。
小規模企業や中小企業であれば、クラウド型のWeb受注フォームやアプリが導入しやすく、取引先にとっても利用しやすいのが特徴です。
一方、大規模企業や取引先が多い業態では、EDI（電子データ交換）や基幹システム連携が適しています。
選定時には「コスト」「操作性」「既存のシステムとの連携性」「サポート体制」といった観点で比較検討すると、自社に最も適した仕組みを導入できます。
テスト運用を行い社内に浸透させる
システムを導入したら、まずは一部の部署や特定の取引先を対象にテスト運用を行います。
ここでは以下の点を確認します。
- 入力ルールや運用ルールが守られているか
- 在庫や納期と連動して正しく反映されているか
- 取引先にとって使いやすい仕組みかどうか
同時に、従業員への教育やマニュアル整備を進めることで、新しい仕組みが社内全体に浸透しやすくなります。
テスト運用を経ることで、リスクを抑えつつ本格導入への準備が整います。
完全移行し継続的に改善する
テスト運用で課題を解決できたら、いよいよFAX受注を完全に廃止し、システム受注へ移行します。
ここで大切なのは「移行すれば終わり」ではなく、継続的な改善を行うことです。
システムの運用状況を定期的にチェックし、業務フローを見直したり、取引先や従業員からのフィードバックを反映させたりすることで、より効率的で使いやすい仕組みへと進化させられます。
継続的な改善が、長期的な競争力を支える基盤となります。
FAX受注の問題点の改善にzaico
FAX受注の問題点を改善するうえで特に重要なのが在庫管理です。
受注と在庫が連動していないと、在庫切れや納期遅延を引き起こしてしまいます。
そこでおすすめなのが、「クラウド在庫管理システムzaico」です。
zaicoはスマホやPCからリアルタイムで在庫状況を確認でき、OCR機能を活用した受注内容の反映もスムーズです。
バーコードやQRコードを活用した入出庫管理にも対応しており、受注から出荷までのプロセスを大幅に効率化できます。
FAX受注の問題点の改善にzaicoの導入をご検討いただける場合、お気軽にzaicoにご相談ください。
