「在庫管理がうまくいかない」という悩みは、多くの企業の担当者が共通して抱える課題です。
在庫管理は一見、「入ってきたものを記録し、出したものを引く」というシンプルな作業にみえます。
しかし、現場ではなぜか数字が合わなかったり、トラブルが絶えなかったりする企業は少なくありません。
在庫管理がうまくいかない原因や生じる問題、在庫管理がうまくいかないことへの対策をわかりやすく解説します。
在庫管理がうまくいかない状態とは？
そもそも「在庫管理がうまくいかない」とは、どのような状態を指すのでしょうか。
単に「数が合わない」というだけではありません。
在庫管理の目的は、「必要なものを、必要なときに、必要な量だけ供給できる状態を維持すること」です。
これが達成できていない状態が、在庫管理がうまくいっていない状態といえます。
例えば、頻繁に欠品が発生して販売機会を逃してしまう、過剰在庫によって資金繰りが悪化する、在庫の所在が不明で探し回る時間が発生するなどが挙げられます。
このような在庫管理がうまくいかない背景には、必ず原因が存在するので、まずはその原因を特定することが改善への第一歩です。
在庫管理がうまくいかない原因
在庫管理がうまくいかない背景には、いくつかの原因が絡み合っていることが少なくありません。
代表的な在庫管理がうまくいかない原因を確認していきましょう。
入力ミスや記入漏れなどが多発している
在庫管理がうまくいかない、もっともよくある原因は、入力ミスや記入漏れです。
入出庫の際に個数を数え間違える、伝票への記入そのものを忘れてしまうなどのミスは、どれほど注意していてもゼロにはなりません。
特に、現場が繁忙期で混乱しているときや、担当者が疲労しているときにはミスが多発します。
小さなミスの積み重ねは帳簿在庫と実在庫のズレを拡大させ、在庫管理全体の信頼性を損ねる原因です。
在庫管理のルールや基準があいまい
「誰が、いつ、どこで、どのように記録するのか」というルールがあいまいなことも、在庫管理がうまくいかない原因の1つです。
例えば、返品された商品の処理方法が人によって異なると、正確な在庫数が把握できません。
また、棚の整理整頓の基準が決まっていないと、同じ商品が複数の場所に分散して保管され、管理が難しくなる原因です。
このように、ルールがない、またはあっても形骸化している状態は、管理不全を引き起こす温床となります。
紙やエクセルでの管理に限界がきている
紙やエクセルによる在庫管理は、導入しやすい反面、在庫点数や取引量が増えると限界を迎えます。
紙やエクセルでは、帳簿の更新漏れや上書きミス、最新版が分からなくなるなどの問題が起こりやすく、リアルタイムでの在庫把握も簡単ではありません。
また、複数人で同時に管理する場合、情報共有がスムーズにいかず、管理精度が低下しがちです。
このように、事業の成長とともに管理の限界が訪れることを認識する必要があります。
業務が特定の人に依存する属人化が起きている
「この部品のことは○○さんに聞かないと分からない」「在庫の発注はベテランの△△さんしかできない」といった、業務の属人化も問題です。
特定の担当者に知識やノウハウが集中していると現場がうまく回っているように見えますが、企業としては大きなリスクを抱えていることになります。
担当者が休暇を取った際や、急な退職をした際に、在庫管理の業務が完全にストップしてしまう恐れがあるからです。
特定の「職人技」に頼る体制は、在庫管理業務の継続性を妨げる要因となります。
在庫管理がうまくいかないと起こる問題
在庫管理の不備を「たかが数字のズレ」と軽く考えてはいけません。
在庫管理がおろそかになると、経営全体に悪影響を及ぼす問題に発展する可能性があります。
在庫管理がうまくいかないことによって引き起こされる代表的な問題点を解説します。
欠品による販売機会の損失が発生する
在庫管理の目的は、顧客が欲しいときに、必要なだけ商品を提供することです。
しかし、正確に在庫管理できていないと、予期せぬ欠品が発生します。
顧客から注文があった際に「在庫あり」と表示されていたのに、実際には在庫がなかった場合、注文をキャンセルせざるを得ません。
これは単にそのときの売上がゼロになるだけではなく、顧客を競合他社へ流出させ、将来的な収益にも悪影響を及ぼします。
過剰在庫がキャッシュフローを圧迫する
一方で、欠品を恐れるあまり、必要以上に在庫を抱えてしまう「過剰在庫」も問題です。
在庫は企業の資産であると同時に、現金化されるのを待っている状態の「眠っているお金」でもあります。
過剰な在庫はキャッシュフロー（現金の流れ）を悪化させ、新たな設備投資や仕入れのための資金を圧迫する原因です。
最悪の場合、帳簿上は黒字でも、手元に現金がないために支払いができなくなる「黒字倒産」のリスクさえあります。
棚卸し業務に膨大な時間と労力がかかる
日頃の在庫管理がうまくいっていないと、定期的に行う棚卸しが過酷な作業になります。
帳簿と現物の数が合わない原因を1つずつ調査し、伝票を遡って確認する作業には、膨大な時間と労力が費やされることになりかねません。
本来であれば生産的な業務に充てられるはずのリソースが、ミスを修正するためだけの後ろ向きな作業に奪われることは、企業にとって大きな損失になります。
納期遅延や誤出荷で顧客の信頼を失う
在庫管理の失敗がもたらす最も深刻なダメージは、顧客からの信頼を失うことです。
在庫の場所が分からず出荷準備に時間がかかったり、欠品に気付くのが遅れて後から納期変更を依頼したりすれば、顧客は不満を抱くでしょう。
また、誤出荷が起きると、再発送のためのコストがかかるだけでなく、顧客に返品の手間をかけさせることになります。
こうした不手際によって失った信頼を取り戻すには、長い時間と努力が必要です。
在庫管理がうまくいかないときの対策
ここまで見てきたように、在庫管理の不備は経営リスクにつながる問題です。
どうすればこの状況を改善できるのでしょうか。
在庫管理がうまくいかないときの対策を確認していきましょう。
5Sで物理的な環境を整える
在庫管理改善の第一歩は、職場環境の「5S」を徹底することにあります。
5Sとは、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seiso）」「清潔（Seiketsu）」「躾（Shitsuke）」の頭文字をとった取り組みです。
まず「整理」で必要なものだけが倉庫にある状態にし、「整頓」で必要なものを使いやすい場所に配置します。
次に「清掃」「清潔」でその状態を維持し、汚れや散乱がないきれいな環境を保ちましょう。
最後に「躾」によって、決めたルールを守ることを習慣化させます。
5Sの徹底により、在庫管理しやすい環境を作ることが可能です。
在庫管理ルールをマニュアル化し業務を標準化する
属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務を行えるようにするためには、業務の標準化とマニュアル作成が有効です。
頭の中にある「暗黙知」を、誰にでもわかる「形式知」に変えましょう。
例えば、入庫から出庫までのフロー、返品時の対応、棚卸しの手順、ロケーション（置き場所）の命名規則などを文書化します。
ルールの明確化によって、判断に迷う時間が減り、ミスの発生率を大幅に下げることが可能です。
在庫情報を「見える化」する仕組みを作る
「今、何がどこに何個あるのか」が誰の目にも明らかな状態に「見える化」することも重要です。
例えば、在庫が一定量を下回ったら発注カード（カンバン）が現れるような物理的な仕掛けを作る工夫が挙げられます。
また、ホワイトボードでその日の入出庫予定を共有したり、共有フォルダ上のファイルで在庫状況を確認できるようにしたりするのも良いでしょう。
全員がリアルタイムで把握できる仕組みを作ることが、組織的な在庫把握に有効です。
在庫管理システムを導入し情報を一元化する
紙やエクセルでの管理に限界を感じている場合、在庫管理システムの導入が有効な解決策となります。
在庫管理システムは、入出庫や在庫数をデジタルで記録し、リアルタイムに在庫状況を把握できるITツールです。
バーコードやQRコードの活用により、商品の読み取りが瞬時に行え、手入力によるミスを大幅に削減できます。
また、システム上で在庫データが一元管理されるため、複数の担当者が同時にアクセスしても最新の情報が共有され、重複発注や誤出荷を防ぐことが可能です。
近年はサブスク型のクラウドサービスが主流となっており、中小企業でも初期コストを抑えて手軽に導入できます。
在庫管理がうまくいかないとお悩みならzaico
在庫管理がうまくいかない原因と影響、対策を解説してきました。
問題の解決には、5Sによる環境整備やルールの標準化などの基礎固めが不可欠です。
しかし、それだけでは防ぎきれないミスや、情報共有の課題を解決するためには、デジタルの力を活用した仕組み化が役立ちます。
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