薬局では処方箋を扱うことが主になるので、常に医薬品や医薬材料が必要とされる場所です。
薬局に来る患者の中には緊急性が高い方や重大な病気に罹っている人もいる可能性があるので、適切な医薬品の供給が求められる重要な職務や業種といえるでしょう。
このような薬局では、医薬品や医薬材料の数があっているか定期的に棚卸し作業が行われることが多いですが、合っていない場合大きな問題にも発展してしまう可能性もあります。
薬局の棚卸しが合わない理由と薬局の棚卸しが合わない状態を防ぐ方法を確認していきましょう。
薬局の棚卸しが合わないとどうなる？
薬局の棚卸しが合わないと、どうなる恐れや影響があるのでしょうか。
薬局の棚卸しが合わないとどうなるかを確認していきましょう。
業務効率が下がる
薬局の棚卸しが合わない場合も、再度棚卸しをやり直す必要が出てくるので、業務効率が下がってしまうでしょう。
棚卸しはただでさえ時間がかかる作業なので、やり直しになることで業務全体が滞る可能性が高まります。
また、薬局は医薬品の数も多く、さらに名前が似ている薬品もあるので、再度やり直しになることで新しい間違いを引き起こしてしまうこともあるかもしれません。
在庫切れで処方できない
棚卸しが合わないということは、在庫の数と在庫管理で記録されている数が合わないということです。
在庫の数の方が多ければ良いですが、在庫の数のほうが少ない場合、在庫切れとなってしまいます。
その結果、在庫切れであることから医薬品の処方ができないということになる可能性もあります。
別の薬局へ案内しないといけなくなる
棚卸しが合わず、在庫切れが発生した場合は提供ができないので、別の薬局に案内しなければなりません。
薬局に訪れる人の中には、早く家に帰る必要がある人もいますし、移動が大変な状態の方もいるかもしれません。
そうなると、薬局の売上も下がりますし、患者からの信頼度も低下してしまいます。
薬局の棚卸しが合わない理由
薬局の棚卸しが合わない状態が起きてしまうのはなぜなのでしょうか。
薬局の棚卸しが合わない理由について確認していきましょう。
仕入れ先にミスがあったから
仕入れ先がミスしていることが原因で、棚卸しが合わないこともあるでしょう。
例えば、伝票の書き間違いが起きており、それが原因で管理表と在庫の数が合わないこともあります。
納品したときに気がつかずに、棚卸しで気づくこともあるでしょう。
このような場合は、仕入れ先のミスなので仕入れ先に連絡するか、棚卸差異として計上すれば処理はできますが、気がつくタイミングによっては業務に支障が生じてしまう可能性はあります。
在庫管理の方法やルールが決まっていないから
在庫管理のルールが決まっておらず、棚卸しでミスが発覚することもあります。
棚卸しは在庫管理の答え合わせを行うようなものなので、在庫管理のルールが決まっていないとミスが多発するようになるでしょう。
例えば、在庫管理のルールとして、数え方や表記の仕方が統一されていなければ、間違いに気付きにくくなってしまいます。
また、棚卸しでミスに気づいても、どこで間違っているのかわからず、結局放置してしまうことにもなりかねません。
入力にミスがあったから
入力ミスが原因で棚卸しの数が合わないこともあります。
入力ミスは、棚卸し時もしくは在庫管理時のどちらかで発生している可能性が高いです。
もしも在庫管理で入力ミスが起きていた場合は、在庫管理表からやり直す必要があります。
入力ミスが発生しないようにルールを決めたり、表記の仕方を統一したりなど、社内で決めることが大切です。
アナログ対応の影響から
アナログで対応していると、どうしてもミスが起きやすくなります。
いくら気をつけていてもヒューマンエラーは発生してしまいますが、アナログの場合はより頻度が高くなる傾向があります。
また、人の手で記入していると、人によって書き方に癖があるので見間違うこともあるでしょう。
このように、アナログで対応していることが原因で、ミスを誘発しているケースは少なくありません。
数え間違いをしているから
単純に数え間違いをしている可能性も高いです。
棚卸しは在庫数を数えて、在庫管理との違いを確認するものなので、数え間違いをしていると数が合わなくなります。
例えば、数えたものは別の場所に置くなど、物理的に数え間違いが起きないように対策することも大切です。
在庫の数が多いから
在庫の数が多くて棚卸しが合わないこともあります。
在庫の数が多いと数えるのにも時間がかかってしまうので、どこかにミスが生じてしまうこともあるでしょう。
在庫が多い場合は、地道にコツコツと数えていくしかありませんが、次年度以降は数を調整して納品するなど、反省点を活かしていくことが大切です。
過剰量を納品しているから
過剰な量を納品することで在庫数がオーバーしてしまい、ミスが発生しやすい状態になっているのかもしれません。
医薬品は消費期限があるので、過剰量を納品したところで使えなければ処分する必要があります。
出費の無駄だけでなく、数える手間もかかるので過剰な量を納品することは避けるようにしましょう。
薬局の棚卸しが合わないのを防ぐ方法
薬局の棚卸しの数が合わないのを防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。
薬局の棚卸しの数が合わないのを防ぐ方法を確認していきましょう。
在庫管理を徹底する
棚卸しが合わないのは在庫管理が徹底されていないからです。
まずは、在庫管理の環境を整備して、ルールの基に在庫管理を行うようにしましょう。
例えば、二次データは使わずに、数えたらすぐに記入するなど、どのように記録していくのかやり方を決めることも大切です。
また、記入方法が人によって異なるとどれが正しい情報なのかわからなくなるので、誰がみても理解できるように記入方法を統一するのも良いでしょう。
デジタルツールで管理する
アナログで管理している場合は、デジタルツールを導入するのもおすすめです。
デジタルツールを導入すれば、人による書き癖などが生じないので、数え間違いや見間違い、計算間違いなどのミスが発生しにくくなります。
アナログだとどうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなるので、人のミスを減らしたいのであればデジタルツールの導入もおすすめです。
必要量だけ納品する
過剰量を納品しないように、必要量だけ納品するようにしましょう。
過剰な量があると、在庫管理のスペースを圧迫してしまいどこに何があるのかわからなくなってしまいます。
その結果数え間違いが発生し、棚卸しの数が合わなくなることもあるでしょう。
棚卸しが合わないのを防ぐためにも、必要量だけ納品し、常に綺麗な状態を保つことが大切です。
毎日確認する
棚卸しが合わないのは、在庫管理の方法が適切ではない可能性もあります。
しかし、在庫管理を不定期にやっていたり、毎日行っていなかったりすると、棚卸し作業するまでミスに気づけず、最初からやり直しになることもあります。
棚卸しは在庫管理が正しいか確認する作業でもあるので、在庫管理にミスがない状態を作ることが大切です。
そのためには、在庫管理を毎日行い、ミスがあったとしてもすぐに気づいて修正できるような態勢を整えることが必要となります。
薬局の棚卸しが合わないを防ぐならzaico
薬局の棚卸しは、すぐに医薬品を必要とする患者がいることからも、とても重要な作業です。
そのため、棚卸しが合わない状況を作り上げないようにすることが大切です。
薬局での棚卸しが合わない状態を防ぎたい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」を導入してはいかがでしょうか。
医薬品など管理すべき項目が多いものの管理でも、項目がカスタマイズできるため簡単に管理可能なので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
薬局の棚卸しが合わないを防ぐために在庫管理システムの利用をお考えであれば、薬局での利用を考えている方はお気軽にzaicoにご相談ください。
