医薬品の取り扱いは重要なものであり、医薬品を扱う薬局や病院内では、医薬品は徹底的に管理することが求められます。
医薬品の在庫管理をするためには、在庫管理システムを利用した方が良いのでしょうか。
医薬品の在庫管理について確認し、医薬品の在庫管理に在庫管理システムを活用するポイントを確認していきましょう。
医薬品の在庫管理とは？
医薬品の在庫管理とは、医薬品の消費期限や在庫数などを管理することをさします。
医薬品は、安定かつ適切な供給をしなければいけない重要なものなので、在庫不足が起きないように管理することが大切です。
また、医薬品は粉や粒など、さまざまな形態で処方される場合があり、管理方法が統一されていないと、数え間違いなども発生してしまうかもしれません。
このようなミスを防ぐためにも、医薬品は在庫管理の徹底が求められ、ルールを作ったり、人によって在庫管理の差が出ないような体制作りや工夫が重要です。
医薬品の在庫管理で必要なこと
医薬品の在庫管理に必要なことはどのようなことなのでしょうか。
医薬品の在庫管理で必要なことについて確認していきましょう。
ロット管理
医薬品は工場で生産されるのですが、生産された日や機械の違いにより、それぞれロット番号が異なります。
ロットの違う医薬品同士を処方すると、影響が生じる恐れもあるので、しっかりとロット番号が統一された医薬品を処方することが求められます。
また、異物混入が発生した場合は、その異物が混入した医薬品のロット番号と同じロット番号の医薬品が回収されることもあります。
このような事態になったときに、すぐに回収できるようにロット管理することが大切です。
期限管理
医薬品には使用期限があるので、しっかりと期限についても管理しておかなければいけません。
期限が切れていれば、効果が発揮されないだけでなく、身体にリスクを生じさせてしまう可能性もあるかもしれません。
また、医薬品によって期限にも違いがあるので、それぞれ期限を把握しておく必要があります。
このような事態を引き起こさないためにも、期限についてしっかりと管理しておくことが大切です。
医薬品データベースとの連携
医薬品のデータベースに直接連携できれば、医薬品の在庫管理もしやすいでしょう。
たとえば、製薬会社の名前やリコール対象になっていないかなど、医薬品に対する情報が含まれているので、連携できれば在庫管理もスムーズに進めやすいです。
いちいちデータベースを確認する必要がないので、データベースと連携できる在庫管理システムを利用すれば、医薬品の在庫管理もしやすくなります。
バーコードなどで見える化
医薬品の在庫管理をする場合は、見える化が大切です。
医薬品は見た目だけでは、違いがあるのか分かりにくい場合があります。
そのため、バーコードなどで見える化しておくと、医薬品を判別しやすくなるでしょう。
在庫管理システムなどを利用するときは、バーコードが使えるかどうか確かめることも大切です。
発注漏れなどのアラート
医薬品は在庫不足にならないように管理することが求められます。
そのため、発注漏れや在庫がなくなりそうなとき、気づけるようにアラート機能がついているシステムを利用するようにしましょう。
毎日確認するから大丈夫と思っていても、忙しいときなどはどうしても見落としてしまったり、確認ミスも起きてしまうかもしれません。
アラート機能があれば、忘れることなく医薬品の在庫管理を行えます。
医薬品の在庫管理で注意すること
医薬品の在庫管理では何に注意すべきでしょうか。
医薬品の在庫管理で注意すべきことについて確認していきましょう。
在庫切れ
医薬品に限らずそうですが、必要なものの在庫切れを起こさないように気をつけましょう。
在庫切れがあると必要な薬を提供できなかったり、在庫がある場所まで行ってもらう必要があります。
医薬品の在庫切れが原因で症状が悪化してしまうこともあるかもしれません。
このような重大な問題を引き起こさないためにも、在庫切れを起こさないように在庫管理を行うことが大切です。
過剰在庫
医薬品は有効期限があるので、過剰に在庫を抱えることで大量廃棄になる可能性もあるでしょう。
有効期限切れのものは、処方することはできません。
過剰に在庫があっても結局使われずに廃棄されることにもなりますし、なにより在庫が多すぎると場所を圧迫してしまい乱雑な状態となってしまいます。
また、医薬品の種類によっては湿気があると効能がうすれるものもあるなど、医薬品の保管状態は清潔に整頓にしておくことが大切です。
期限切れ
医薬品は期限が近かったり切れたものは効能が薄れているので、処方することはできません。
そのため、期限が切れていないか、期限切れが近いものはないか常に確認することが大切です。
医薬品の在庫管理を行う際は、期限切れがないか期限が近いものはないか、しっかりと管理するようにしましょう。
ヒューマンエラーやミス
ヒューマンエラーがおきないように、在庫管理のルールを徹底させることも大切です。
アナログで在庫管理を行っている場合、文字の癖や見間違いなどで間違えが発生してしまう可能性もあります。
ヒューマンエラーなどのミスは、ルールが決められていなかったり、非効率的な方法で行っていると起きやすくなるので、しっかりと体制を整えることが大切です。
アナログで在庫管理を行うことが悪いことではありませんが、アナログであることでヒューマンエラーやミスが発生しているのであれば改善する必要があるかもしれません。
医薬品の在庫管理の方法
医薬品の在庫管理を行う場合、どのような方法があるのでしょうか。
医薬品の在庫管理方法として考えられるものを確認していきましょう。
在庫管理システムを利用する
医薬品の在庫管理を行う場合は、在庫管理システムを利用すると良いでしょう。
在庫管理システムを利用すれば、医薬品の名前などもいちいち書く必要はなく、一度登録したデータから選べば良いのでミスがなくなります。
また、人によって異なる書き方に惑わされることもなくなるでしょう。
たとえば、1と7は人によっては書き方が変わるため、どれがどの数字かわからなくなりますし、このような書き癖に間違いを誘発されることがありません。
しかし、在庫管理システムは料金が発生するものなので、場合によっては利用しにくいかもしれません。
アナログで管理する
アナログで管理すれば料金が発生しないので、出費を抑えることができます。
しかし、アナログだと文字の誤記入や誤読などが発生することもあるでしょう。
また、ノートなどで管理していると、その保管場所も圧迫されてしまい、スペースの確保が難しくなったり、情報へのアクセスも悪くなります。
アナログで管理する場合は、一人で管理するか、在庫管理表の保管場所なども考える必要があるでしょう。
バーコードなどで管理する
バーコードなどで管理すれば、医薬品が見える化されるので、管理しやすいメリットがあります。
バーコードのデータは、在庫管理システムに登録するだけではなく、エクセルなどを利用して登録することも可能です。
エクセルの場合、無料で行うことができるので出費は防げますが、一つの媒体からしか管理できないデメリットもあります。
また、共同編集もできないので、どのように管理していきたいのか次第で、在庫管理システムの導入が必要となるケースもあるでしょう。
医薬品の在庫管理に在庫管理システムが良い理由
医薬品の在庫管理を行いたい場合は、在庫管理システムを活用すると良いかもしれません。
医薬品の在庫管理に在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
アラート機能があることが多い
在庫管理システムには、アラート機能がついているので、在庫切れや少なくなってきた在庫があった場合に、通知で教えてくれます。
医薬品は在庫切れが起きないように管理することが求められるので、通知してくれる在庫管理システムは非常に使い勝手が良いでしょう。
また、計算ミスなどがあった場合も、エラー通知で教えてくれるので、ミスに気付きやすいメリットがあります。
自動計算される
在庫管理システムを利用すれば、数字を入力するだけで自動的に残量などの計算を行ってくれます。
アナログで在庫管理をする場合は自分達が計算しなければなりません。
その場合、計算ミスが発生することもあるでしょう。
しかし、在庫管理システムであれば自動的に計算してくれるので、計算ミスが発生しません。
そのため、計算ミスが発生しないので、正しい情報で管理することが可能です。
ミスが発生しにくくなる
在庫管理システムは入力式なので、人によって書き方が異なるアナログ管理とは異なります。
管理表に書かれてある数字がなにか分からなくなる事態は起きないので、見間違いなどが起きないでしょう。
このように、在庫管理システムを使えば、このようなヒューマンエラーやミスを減少させることが可能です。
また、誰もが扱える在庫管理システムであれば属人化の抑制も期待でき、業務効率化につなげることもできます。
複数の媒体で扱える
在庫管理システムを導入すれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど、複数の媒体からアクセスすることが可能です。
アナログやエクセルでの管理だと、1つの媒体からしかアクセスできないため、共同編集などができません。
また、アナログだと在庫管理しながら記入するのも難しかったり、一度別の場所にメモしてから清書するなど、二次データが発生することもあるでしょう。
二次データは間違いなどが発生していることもあるので、できる限り一次データで管理することが好ましいです。
しかし、在庫管理システムであれば狭い場所でもスマホやタブレットを持っていくことができるので、一次データのまま管理することができます。
医薬品の在庫管理にシステムを使うならzaico
医薬品の在庫切れや発注漏れ、計算ミスなどの間違いをできる限り少なくするためにも、在庫管理システムの導入を進めましょう。
医薬品の在庫管理に在庫管理システムを導入する場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
医薬品管理で間違いやすい医薬品名などの項目の登録やアラート設定や期限管理も可能であったり、医薬品の在庫管理に活用できる機能を用意しております。
実際にzaicoで医薬品の在庫管理に利用している実例や病院での利用実績もありますので、医薬品の在庫管理に在庫管理システムの利用をご検討であれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
