企業活動において、商品やサービスの取引をスムーズに進めるために欠かせないのが受発注業務です。
受発注業務フローは、注文を受けてから商品を納品し、請求や支払いまで完了させる一連の流れを指します。
この業務が効率的に進むかどうかは、顧客満足度や取引先との信頼関係、ひいては企業の利益にも直結します。
従来は紙やFAXを中心としたアナログ業務が多く見られましたが、近年ではクラウドシステムやデジタル化が進み、効率化が求められる時代になっています。
受発注業務フロー・受発注業務の流れや課題、受発注業務フロー・受発注業務の流れを効率化する方法、改善のポイントについて詳しく解説します。
受発注業務フロー・受発注業務の流れとは
受発注業務フローとは、顧客からの注文を受ける受注と、仕入先に商品を発注する発注を中心とした一連のプロセスのことです。
注文を受けたら在庫を確認し、足りなければ発注を行い、その後納品や検品、請求や支払処理までが含まれます。
業務フローをしっかり整備しておかなければ、納期遅延や在庫不足、伝達ミスといったトラブルが頻発します。
そのため、受発注業務フローを正しく理解し、効率化することは企業にとって非常に重要です。
受発注業務フロー・受発注業務の流れ
実際に受発注業務はどのように行われているのでしょうか。
受発注業務フロー・受発注業務の流れを解説します。
注文依頼の受付
顧客からの注文依頼を受け付けるところから受発注業務は始まります。
電話やFAX、メールで受け付けるケースが多いですが、最近ではECサイトやクラウドシステムを介した受注も一般化しています。
注文情報には商品名、数量、納期、納品場所などが含まれ、正確に受け取ることが重要です。
在庫確認と発注処理
受け付けた注文内容に基づき、社内の在庫を確認します。
在庫があれば出荷準備に進み、不足がある場合は仕入先に発注を行います。
在庫管理が不十分だと、欠品や過剰在庫につながりやすいため、ここでの正確な確認が欠かせません。
仕入先への発注書送付
発注が必要な場合は、仕入先に発注書を送付します。
FAXやメール、専用システムなど手段は様々ですが、発注内容の誤りがあると納期遅延やコスト増加につながるため、正確性が求められます。
納品・検品作業
仕入先から納品された商品は、数量や品質を検品します。
発注内容と納品内容が一致しているか、不良品が含まれていないかを確認し、問題があれば仕入先に連絡します。
検品は受発注業務における品質保証の要となります。
請求・支払処理
納品が完了した後は、請求書の発行や支払処理が行われます。
支払い条件や期日を守ることは、取引先との信頼関係を維持するために重要です。
また、売上や仕入れの記録を正しく残すことで、会計処理や経営分析にも役立ちます。
受発注業務フローや受発注業務の流れでよくある課題
受発注業務の流れで起こり得る課題にはどのようなものがあるのでしょうか。
受発注業務フローや受発注業務の流れでよくある課題を解説します。
入力ミスや伝達ミスによるトラブル
手作業での入力やFAX・電話での伝達では、数字の誤入力や聞き間違いによるミスが発生しやすくなります。
これにより誤配送や納期遅延といったトラブルにつながります。
在庫不足や納期遅延
在庫情報がリアルタイムで共有されていない場合、受注した後に在庫不足が発覚することがあります。
その結果、納期遅延や顧客からのクレームにつながり、信頼を損ねる原因となります。
属人的な業務フローによる非効率
担当者ごとの経験や独自ルールに依存した業務運用では、引き継ぎや共有がうまくいかず非効率になります。
担当者が不在の際に業務が滞るリスクもあります。
書類やFAX対応による時間的ロス
紙やFAXでのやり取りは、保管や整理にも時間がかかります。
また、書類を探す手間や、FAX送受信の待ち時間なども無視できない負担です。
受発注業務フローや受発注業務の流れを効率化する方法
受発注業務フローを効率化するにはどうすればよいのでしょうか。
受発注業務フローや受発注業務の流れを効率化する方法を解説します。
業務ルールの標準化とマニュアル化
業務を標準化し、誰が担当しても同じ流れで処理できるようにマニュアルを整備します。
ルールを明確にすることで属人化を防ぎ、トラブル発生時にも対応しやすくなります。
クラウドシステムによる情報共有
クラウド型の受発注システムを導入すれば、在庫状況や受発注情報をリアルタイムで共有できます。
複数拠点での業務にも対応でき、紙やFAXを使った非効率なやり取りを減らすことが可能です。
バーコード・QRコードの活用
入出庫や検品の際にバーコードやQRコードを活用することで、入力作業を省略でき、ミスを大幅に減らせます。
現場担当者の負担を軽減し、スピーディーな処理が可能になります。
受発注システムや在庫管理システムとの連携
受発注業務と在庫管理をシームレスに連携させれば、在庫不足のリスクを減らし、効率的な仕入れや販売が可能になります。
データが一元化されることで経営分析にも役立ちます。
受発注業務フローや受発注業務の流れ改善のポイント
受発注業務の流れを改善するためにはどうすれば良いのでしょうか。
受発注業務フローや受発注業務の流れ改善のポイントを解説します。
現状フローの可視化とボトルネックの特定
まずは現在の業務フローを可視化し、どこに無駄や非効率があるのかを特定します。
課題を明確にすることで、改善の優先順位をつけやすくなります。
段階的なデジタル化の導入
一度にすべてをデジタル化しようとすると負担が大きいため、まずは在庫確認や発注処理など一部から始め、段階的に広げていくのが効果的です。
取引先や仕入先とのスムーズな連携
受発注業務は自社だけで完結するものではありません。
取引先や仕入先と情報共有の仕組みを整えることで、業務全体の効率が高まります。
KPI設定による改善効果の測定
改善の効果を測るために、納期遵守率や在庫回転率といったKPIを設定し、定期的に振り返ることが大切です。
数値で効果を確認することで、さらなる改善施策につなげられます。
受発注業務フローや流れの改善にzaico
受発注業務フローは、顧客からの注文受付から在庫確認、仕入れ、納品、請求・支払までを含む重要なプロセスです。
この流れを効率化できるかどうかは、顧客満足度や取引先との信頼、そして企業の利益に直結します。
しかし、アナログ中心の運用では入力ミスや在庫不足、納期遅延といった課題が生じやすくなります。
効率化のためには、業務ルールの標準化やクラウドシステムの導入、バーコードの活用、システム連携といった対策が欠かせません。
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