保育園でも備品管理や在庫管理は、日々の保育業務を支える基盤となる重要な業務です。
しかし、保育園の現場では多種多様な備品の管理が求められ、在庫切れや過剰在庫が発生してしまう場合もあるでしょう。
保育園での備品管理・保育園での在庫管理の内容や課題、効率化のポイントを確認していきましょう。
保育園の備品管理・在庫管理の主な内容
保育園では、衛生用品や遊び用具、救急セットなど、さまざまな備品や在庫の管理をしています。
日々の保育活動をスムーズに行うためにも、常に適切な備品や在庫を確保することが重要です。
保育園の備品管理・在庫管理の主な内容を確認していきましょう。
衛生用品
おむつ、ティッシュ、消毒液などの衛生用品は、子どもたちの健康を守るために欠かせません。
特に感染症対策として、消毒液や手洗い石鹸などの在庫状況は常にチェックが必要です。
学習・遊び用具
クレヨンや粘土、積み木などの学習・遊び用具は、子どもたちの発達をサポートします。
消耗が早いため、定期的に在庫を確認し、必要に応じて補充する体制を整えることが重要です。
救急セット
万が一のケガや病気に備えて、救急セットの在庫も常に管理する必要があります。
消毒液や絆創膏、体温計など、使用期限があるものは定期的に確認し、期限切れのものは速やかに交換しなければなりません。
日用品・掃除用品
トイレットペーパーや掃除道具などの施設管理に欠かせない日用品も、日々の消耗が多いものです。
在庫切れを防ぐため、最低限の在庫数を設定し、適切に管理することが大切です。
その他
保育園では保育業務以外にも事務作業も行っている園も多くあります。
この場合、一般的なオフィス同様の備品管理であったり、IT機器の管理等が必要になるケースもあるでしょう。
バックオフィス業務も保育園の運営には欠かせないものなので、こちらの備品や在庫管理も重要です。
保育園で備品管理・在庫管理が重要な理由
保育園では、備品管理や在庫管理の徹底が子どもたちの安全であったり、職員の業務効率化、適切な運営にもつながる重要なものです。
保育園で備品管理・在庫管理が重要な理由を確認していきましょう。
子どもの安全確保のため
保育園では、子どもたちの健康と安全を守るために、多くの備品が必要不可欠です。
たとえば、怪我の応急処置に必要な救急用品や感染予防に使う消毒液、除菌シートなどは、日常的に必要とされる備品です。
これらが不足すると、子どもが怪我をした際や体調が悪くなったときに迅速な対応が難しくなり、重大な事故につながるリスクが高まります。
備品管理が徹底されていれば、こうした必需品が常に揃っているため、万が一の状況にも冷静に対応できます。
保育士が安心して業務に取り組むためにも、日頃から備品を適切に管理し、すぐに使える状態にしておくことが大切です。
業務効率が向上するから
保育園の日々の業務には、細やかな作業が多くあります。
必要な物品がすぐに取り出せる環境が整っていれば、備品を探す時間を節約でき、子どもたちに集中して向き合うことができます。
たとえば、おむつ替えや給食の準備、お遊びや学習で使用する教材など、頻繁に使う備品がしっかり管理されていれば、日々の流れがスムーズになり、子どもたちに対する対応も迅速に行えるでしょう。
また、物品の在庫が常に適正に保たれていれば、在庫切れで必要なものが不足するといった事態を防げます。
その結果、保育士の負担が軽減され、保育の質も自然と高まります。
コスト管理を徹底するため
保育園の運営には限られた予算があり、その中で効率よく管理することが求められます。
無駄な在庫を抱えると、予算を消耗する原因となり、他に必要な物品やサービスに充てるべき資金が減ってしまいます。
たとえば、誤って同じ備品を過剰に購入してしまった場合、在庫として保管するためのスペースも必要となり、保管場所の確保が難しくなることもあります。
また、古い在庫が劣化して使用不能になると、廃棄処理にかかるコストも発生します。
備品管理がしっかりしていれば、適切なタイミングで必要な分だけを補充することができ、予算を有効に活用できるようになります。
保育園の健全な運営のためには、コスト管理の一環としても、備品管理の徹底が欠かせません。
保育園で備品管理・在庫管理が難しい理由
保育園の備品管理や在庫管理は、管理の複雑さや保管スペースの制約など、特有の課題があります。
保育園で備品管理・在庫管理が難しい理由を確認していきましょう。
消耗品の数が多い
保育園では、文房具や教材、衛生用品、医薬品など、幅広い種類の備品が必要です。
これらの備品は年齢ごとに必要なものも異なり、各クラスで違う種類の備品を使うことも多いため、管理が複雑化します。
たとえば、おむつやおしりふき、消毒液は、特に乳児クラスで使用頻度が高く、これらは他の備品よりも頻繁に在庫チェックが必要になるなどです。
備品によって消耗ペースや使用量が大きく異なるため、一元管理するのは簡単ではありません。
消耗ペースにばらつきがある
保育園では、季節や行事のタイミングによって消耗品の使用量が大きく変わります。
たとえば、冬季には風邪予防のための消毒液やマスクの消耗が増え、夏季には水遊び用のタオルや日焼け止めの消耗が増加するなどです。
運動会や発表会などの行事では、文具や装飾品が一時的に多く必要になることもあるでしょう。
消耗ペースを予測するのが難しいため、在庫切れや過剰在庫といった問題が発生しやすくなります。
管理場所に限界がある
保育園では、備品を保管するスペースに制約があるため、適切な場所に必要な量を収納するのが難しいケースが多く見られます。
保管スペースが不足していると、職員が備品を見つけるのに時間がかかり、業務効率が低下する原因にもなります。
すべての備品を見渡すことができないことで在庫量が見えづらくなり、在庫切れや無駄な発注が発生しやすくなることもあるでしょう。
保育園の備品管理・在庫管理を効率化するポイント
効率的な備品管理や在庫管理を行うための工夫をすることで、保育園内での業務負担を減らすことが可能です。
保育園の備品管理・在庫管理を効率化するポイントを確認していきましょう。
備品リストを作成する
まずは、必要な備品をリスト化しておくことが効率化の基本です。
消耗品、学習用具、衛生用品などカテゴリごとにリストを分け、各備品の在庫数や消耗のペースを記録しておくと便利です。
頻繁に使用する備品や重要度が高いものには優先的にチェックマークを付けたり、各備品ごとに発注タイミングを明記したりすると、管理の漏れを防げます。
また、管理の担当者を決め、誰がチェック・発注を行うか明確にすると役割分担がしやすくなります。
在庫を可視化する
備品の在庫状況を目に見える形で可視化すると、職員全員が必要な情報を共有しやすくなります。
エクセルやホワイトボードを利用して在庫数や発注のタイミングを可視化するのが効果的です。
エクセルを使用する場合は、条件付き書式で一定の在庫数を下回ると自動で色が変わる設定をすることで、視覚的に不足している備品が分かりやすくなります。
保育園内の見やすい場所にホワイトボードを設置し、週ごとに更新される在庫チャートを用意すると、職員が一目で在庫状況を確認できるようになります。
複数の方法を組み合わせて、残りの在庫数や次の発注タイミングを視覚的に確認できる仕組みを整えましょう。
定期的な在庫チェックを行う
在庫の定期的なチェックは、在庫不足や過剰在庫を防ぐために欠かせません。
月に一度の定期チェックや、毎週の簡単な在庫確認をルーティン化することで、在庫管理の効率が高まります。
全ての備品を詳細にチェックし、必要なものをリストアップしておくとスムーズです。
シーズンごとの消耗品の需要予測も同時に行うと、特定の季節での在庫不足を防げます。
クラウド管理ツールを活用する
紙やエクセルでの在庫管理が難しい場合、クラウド管理ツールを活用することで業務の効率化が図れます。
クラウド上で在庫管理を行えば、保育園内外からアクセスが可能で、職員同士での情報共有も簡単です。
スマートフォンやタブレットからもアクセスできるツールを使用すれば、各職員がどこからでも在庫状況を確認・更新でき、効率的です。
入出庫時に在庫情報が自動で更新されるため、紙での管理に比べて効率的で、情報の共有もスムーズになるでしょう。
在庫管理システムを導入する
備品や消耗品が多い保育園では、専用の在庫管理システムの導入も検討するとよいでしょう。
在庫の自動管理や発注アラートなどの機能を活用することで、管理の手間を省くことが可能です。
在庫が設定した最低数を下回ると自動で通知が届くように設定したり、 在庫の使用傾向や発注パターンのデータを活用したりすることで、備品の消費予測や予算の計画も立てやすくなります。
バーコード管理を活用する
在庫数が多く、管理が複雑な保育園では、バーコードを使った備品管理も有効です。
各備品にバーコードを貼り付け、バーコードリーダーやスマートフォンで読み取ることで、入出庫の管理が容易になります。
備品の出し入れの際にバーコードをスキャンするだけで、在庫データが自動的に更新されるため、手作業での記録の手間が大幅に省けます。
瞬時に在庫状況を反映できるため、過不足のチェックが容易になり、備品の管理精度が向上するでしょう。
保育園の備品管理・在庫管理の効率化にzaico
保育園の備品管理・在庫管理は、子ども達の安全や安心の確保のためにも欠かせない業務です。
しかし、保育業務の合間に管理業務を行うのは困難であったり、保育士や運営人員が人手不足の園も少なくありません。
保育園の備品や在庫管理の効率化のために、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoを使えば、スマートフォンやタブレットから簡単に在庫状況を確認・更新でき、職員同士で情報を共有するのもスムーズになり、保育園での導入実績もあります。
また、バーコードやQRコードを利用した管理も可能なので、備品管理の手間や棚卸作業も簡略化できます。
保育園の備品管理や在庫管理の効率化をしたい、保育園の備品管理に利用できる在庫管理システムを探しているのであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
