「発注したはずなのに在庫が足りない」「また欠品で販売機会を逃してしまった」このような発注ミスによる在庫不足のトラブルが発生してしまうこともあるでしょう。
発注ミスにより在庫が足りない状態が頻発すると、ビジネスに大きな悪影響を与えます。
「発注ミスで在庫が足りない」という問題に焦点を当て、発注ミスで足りない状態になってしまう直接的な原因から解決を阻む根本的な原因、影響、対策をわかりやすく解説します。
発注ミスで在庫が足りない問題の直接原因
まずは、発注ミスが起きてしまう直接的なきっかけ、つまり現場レベルで「何が起きているのか」を具体的に見ていきましょう。
これらの事象はあくまで結果であり、「症状」に過ぎません。
しかし、どのようなミスが起きやすいのかを把握することが、後の根本原因の特定と対策を考える上での第一歩となります。
発注ミスで在庫が足りない問題の直接原因を解説します。
在庫数の数え間違いや入力ミス
発注ミスでよくある原因が、在庫の数え間違いや入力ミスなどの単純ミスです。
例えば、棚卸や日々の入出庫作業時に数を数え間違えたり、その結果をシステムやエクセルに入力する際に打ち間違えたりするケースが挙げられます。
「96」と「69」の転記ミス、箱単位とバラ単位の換算間違い、手書き伝票の判読ミスなどが典型例です。
ズレた在庫数をもとに発注数を決定すると、「実際は足りていないのに、十分であると判断してしまった」という事態になり、発注数が不足してしまいます。
失念による発注漏れや遅れ
「次にいつ発注すべきか」という発注のタイミングを忘れてしまうことや、発注作業自体を失念してしまう発注漏れも、発注ミスの直接原因の1つです。
発注点は決めていても、日々の忙しい業務の中でそのチェックを怠ったり、担当者が発注作業を後回しにしてしまったりすることで、在庫が尽きる前に必要な発注が行われないことがあります。
発注が遅れれば遅れるほど、在庫不足になるリスクは高まります。
リードタイムの計算ミス
リードタイムとは、発注してから納品されるまでの期間のことです。
このリードタイムを正確に把握していない、または計算を間違えている場合も在庫不足に陥ります。
「発注さえすればすぐに届く」という誤った認識や、仕入先からの納品が遅れる可能性を考慮に入れていなかった場合、在庫がなくなる直前に発注しても、納品されるまでの間に在庫が尽きてしまうことになります。
特に、海外からの仕入れなどリードタイムが長い、あるいは変動しやすい商品の場合は注意が必要です。
需要予測の見積もり誤り
在庫管理における需要予測とは、「いつ、どの商品が、どれくらい売れるか」を予測することです。
この予測の精度が低いと、発注ミスにつながります。
予測を実際よりも少なく見積もってしまうと、需要が急増した際に発注数が足りなくなり、欠品の原因です。
特に季節商品やトレンド品、突発的なキャンペーンなどで需要が大きく変動する場合、過去の経験や勘予測では対応しきれないリスクがあります。
発注ミスで在庫が足りない問題の根本原因
発注ミスで在庫が足りない直接原因は、いわば「症状」です。
なぜこれらの症状が繰り返し発生するのでしょうか。
その背景には、業務プロセスや組織文化に根差した「根本原因」が存在します。
根本原因を解決しない限り、担当者がどれだけ注意しても、また別の形で問題が再発する「モグラ叩き」の状態に陥るでしょう。
発注ミスで在庫が足りない問題の根本原因を解説します。
発注業務が標準化・マニュアル化できていない
発注業務の手順が明確に定められておらず、担当者それぞれが独自の方法で作業している状態は、ミスが発生しやすい環境です。
「いつ」「どのように」「誰が」在庫を確認し、「どの基準で」発注を行うのかが明文化されていないと、担当者の判断に一貫性がなくなります。
標準化されていない業務では、ミスの原因究明や改善も難しく、同じ問題が繰り返される悪循環に陥る原因です。
紙の台帳やエクセルなどアナログな在庫管理を行なっている
現在も多くの企業で利用されている紙の台帳やエクセルでの在庫管理は、低コストで導入しやすい反面、ミスを誘発しやすいという弱点があります。
手作業での記録や入力は、数え間違いや転記ミスが発生しやすく、リアルタイムでの在庫状況の把握が困難です。
また、複数の担当者が同時に更新することが難しいため、最新の正確な在庫情報が共有されにくく、誤った情報に基づく発注判断につながります。
担当者個人の頑張りに頼っている
「あの人がいれば大丈夫」という状態、いわゆる「属人化」は、短期的には業務が回っているように見えますが、組織としてはきわめて脆弱です。
属人化している業務は、チェック体制が機能しにくく、担当者独自の判断や作業手順が暗黙のルールとなりやすいため、ミスが表面化しにくい傾向があります。
組織としての仕組みやシステムが整っていないため、属人化が進み、業務の質が担当者の能力に左右されてしまうのです。
在庫管理の重要性に対する意識が不足している
経営層や管理職が在庫管理の重要性を十分に認識しておらず、適切なリソースや予算が配分されていないケースも原因です。
「在庫管理は単純作業」という誤った認識のもと、教育や研修が不足していたり、システム投資が後回しにされたりします。
また、現場の担当者自身も、在庫管理が企業の収益性や顧客満足度に直結する重要業務であることを理解していない場合もあります。
このような意識の不足は、ミスの予防や改善活動への取り組みを妨げることにつながるでしょう。
発注ミスで在庫が足りないと生じる影響
発注ミスによる在庫不足は、単に商品が足りないという問題だけでなく、企業にさまざまな影響を及ぼします。
発注ミスで在庫が足りないと生じる影響を解説します。
欠品による販売機会の損失
発注ミスによる在庫不足のもっともわかりやすい影響が、販売機会の損失です。
顧客が「欲しい」と思ったその瞬間に商品がなければ、当然売上は立ちません。
ECサイトであれば顧客はすぐに競合サイトへ移動してしまい、二度と戻ってこない可能性があります。
実店舗であれば、わざわざ足を運んでくれた顧客をがっかりさせ、来店動機を削ぐことになるでしょう。
こうした機会損失は、目に見えないながらも企業にダメージを与えます。
取引先や顧客からの信頼低下
在庫切れが頻発すると、「在庫管理ができていない会社」「必要なときに商品を提供できない会社」というネガティブな印象を顧客や取引先に与え、信頼の低下を招きます。
特に企業間の取引（BtoB）において、欠品によって取引先の生産や販売計画に支障をきたした場合、契約の打ち切りや取引規模の縮小のような深刻な事態に発展する可能性があるでしょう。
一度失った信頼の回復には、長い時間と労力がかかります。
生産ラインの停止や作業の遅延
製造業において、原材料や部品の発注ミスで在庫が足りなくなると、生産ラインそのものが停止しかねません。
生産が滞ることで納期遅延が発生し、顧客や取引先への影響が拡大します。
また、作業員は待ち時間が発生し、人件費が無駄になるなど、生産効率の低下にもつながるでしょう。
発注ミスによる在庫不足は、サプライチェーン全体に波及する重大な問題です。
発注ミスで在庫が足りない問題を起こさないための対策
発注ミスによる在庫不足を解消し、安定した在庫水準を維持するためには、場当たり的な対応ではなく、根本原因を断ち切るための対策です。
発注ミスで在庫が足りない問題を起こさないための対策を解説します。
発注業務のマニュアル化とルールの徹底
まず取り組むべきは、発注業務手順の明確なマニュアル化です。
在庫確認の頻度やタイミング、再発注すべき在庫水準（発注点）の設定基準、発注量の計算方法、承認フローなどを明確化して文書化しましょう。
また、リードタイムや安全在庫の設定方法についても明記し、担当者による判断のばらつきを最小限に抑えます。
このマニュアルを組織全体で共有し徹底することで、担当者の経験や勘に頼る属人化を防ぎ、人為的なミスを大幅に削減できます。
在庫管理システムの活用
在庫管理システムの導入は、発注ミスを減らす効果的な対策の1つです。
システムによる自動計算機能を使えば、適正発注量を算出する際のミスを防げます。
また、在庫が発注点を下回った際に自動的にアラートを発する機能や、発注リマインダー機能を活用することで、発注漏れや遅れを防止可能です。
システム導入にはコストがかかりますが、長期的にはミスによる損失の削減が期待できるでしょう。
組織的なチェック体制の構築
マニュアルやシステムがあっても、最終的に人が関わる以上、ミスは起こりえます。
そのミスを見逃さないために、組織的なチェック体制の構築は不可欠です。
例えば、「発注書を作成した担当者とは別の人が、発注数と在庫数をダブルチェックする」というルールを設けると良いでしょう。
また、発注ミスが発生した際には担当者を責めるのではなく、「なぜミスが起こったのか」という原因を組織的に追及し、再発防止を図ることが重要です。
発注ミスで在庫が足りない問題にお悩みならzaico
発注ミスで在庫が足りない問題は、販売機会の損失や顧客の信頼低下、生産の遅延などを引き起こします。
発注ミスをなくして在庫不足を防ぐには、業務の標準化や組織的なチェック体制の構築などの対策が役立ちます。
手書きやエクセルによるアナログ管理が根本原因となっている場合には、在庫管理システムの導入が問題解決の第一歩です。
在庫管理のデジタル化をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンやタブレットから簡単に在庫情報を登録・更新でき、リアルタイムで正確な在庫数を把握できます。
在庫が設定した数量を下回ると自動的にアラート通知が届くため、発注漏れや遅れを防ぐことも可能です。
発注ミスで足りない課題を解消したい方は、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
