業務を進めていく上で、常に必要な備品というものがあるでしょう。
しかし、これらの備品はしっかりと管理しなければ、必要なタイミングで不足していたり、どれくらいの金額がかかったのか分からず決算の時に問題が生じてしまうリスクもあります。
備品管理は大切なことではありますが、管理する備品数が多ければ効率が悪くなってしまったり、適切な管理ができないということもあるでしょう。
備品管理の効率化はどのようにすれば良いのか、備品管理の効率化の方法や必要性を確認していきましょう。
備品管理の効率化とは？
備品管理は、業務を進めるうえで必ず行う必要があるものです。
デスクワークがメインの職場だとしても、印刷用紙やペンなどの備品を管理しなければなりません。
また、デジタル化が進んでいる職場だとしても、印刷が必要になったりペンを使って業務を行うこともあるでしょう。
このように、備品管理はどのような職業、職場だとしても行う必要があります。
業務を進める上で必須な備品管理は定期的に行わなければならないので、効率化についても考えなければいけません。
備品管理の効率化とは、無駄な時間をかけずに短い時間でこなす状態のことであり、たとえば備品の数に反比例して時間がかかりすぎていたり、複数人体制でないと管理できない状態は効率化できていないといえます。
また、備品管理は多くの人にとって本業ではなく、本来の業務の合間に行う作業のはずです。
そのため、備品管理は効率化をさせることで、本来の業務効率の改善にもつながるでしょう。
備品管理を効率化する必要性とは？
備品管理は、なぜ効率化した方が良いのでしょうか。
備品管理を効率化する必要性について確認していきましょう。
ミスを防ぐため
備品管理の効率が悪いと、無駄に時間がかかりミスを誘発しやすくなってしまいます。
たとえば、効率が悪いことが原因で間違いを発見できなかったり、間違いやすい状態を放置させてしまったりなど、さまざまな問題を引き起こしてしまうでしょう。
効率が悪いと業務が滞りますし、怠惰な時間が流れるだけで人はミスを引き起こしてしまいます。
効率化すれば、ミスの誘発を防ぐことができるので、備品管理には効率化が必要です。
セキュリティレベルを上げるため
備品管理の効率を上げることで、ミスを防ぐことができるので、正確な情報で管理することができます。
正確な情報で管理をするということは、セキュリティレベルが上がるということです。
また、効率化することで改ざんする余地を与えない環境を整えることもできるので、安心して管理を進めることができます。
備品管理で大切なことは、正確に管理することです。
そのため、備品管理をする場合は効率化が求められます。
コストを節約するため
効率化とは、短い時間で多くの業務をこなすことであったり、少ない人数で作業をこなすことを指します。
備品管理が効率化できていれば、大人数をあてる必要もなく、かつ、短時間で業務をこなせるので残業時間なども発生しません。
このように時間や人的コストを削減することも可能です。
また、備品管理が効率化できていればミスを防ぐこともできるので、間違えて発注したりすることを防ぐことができるでしょう。
そのため、人的コストだけではなく金銭的なコストの節約にもつながります。
備品管理を効率化するとどうなる？
備品管理を効率化すると、どのような効果を得られるのでしょうか。
備品管理を効率化するとどのような効果があるかを確認していきましょう。
業務の時間が節約できる
備品管理が効率化すれば、備品管理にかける時間を節約できます。
多くの会社では、備品管理は本業の合間にこなす作業とされているため、備品管理に時間をかけすぎると本業に割く時間が減ってしまいますし、残業が発生する可能性が高いです。
しかし、効率化できれば備品管理にかける時間を減らし、本業に集中することができます。
備品管理だけに業務が集中していては本末転倒なので、備品管理を効率化することでスムーズに業務を進めることができるようになるでしょう。
ミスが減る
備品管理の効率が悪いと、業務が滞るだけではなく管理が怠惰になってしまうため、ミスも増えてしまいます。
しかし、効率化することで環境が整い、ミスが生じにくくなるでしょう。
たとえば、アナログで管理していれば作業効率は下がりますし、記入ミスなどが発生する可能性も高いです。
このような備品管理を、電子などで行って効率化すれば記入ミスを減らすことができ、正しい状態で管理を進めることができます。
人手不足の影響が改善される
備品管理を大人数でこなしていると、必然的にほかの業務の人手が減り、人手不足となってしまいます。
このように、これまで備品管理を複数人体制でおこなっていた場合は、効率化することで改善することが可能です。
効率化できれば少人数で備品管理を行うことができるので、手薄状態となっていた業務の体制を整えることができるでしょう。
属人化を防ぐことができる
備品管理の効率が悪い状態というのは、大人数でこなしていることでコストがかかっていたり、環境が整っていないことで業務が滞っていたりなど、さまざまな状態が考えられます。
なかでも、属人化している場合は効率も下がる一方ですし、もしも担当者が休んだ場合、他の人が管理を進めることができないので、全体的に業務効率が下がってしまうでしょう。
属人化は、備品管理だけではなく他の業務にも支障をきたすので、できるかぎり防がなければなりません。
電子化など、さまざまな方法で備品管理を効率化できれば属人化を抑えることができるので、業務を円滑に進めることができます。
備品管理を効率化する方法
備品管理を効率化するためには、何をすれば良いのでしょうか。
備品管理を効率化する方法について確認していきましょう。
ルールを決める
備品管理を効率化したい場合は、まずは備品管理のルールを決めましょう。
効率が悪い備品管理は、ルールを決めず個人の自由に管理を進めている場合が多いです。
自由に管理されると、決算などの見直しの時期に分かりにくく、再度やり直しになる場合もあります。
誰がやっても同じ仕様になるように、まずはルールを決めて効率化を目指しましょう。
一元化できるなら一元化する
効率が悪い備品管理とは、データが複雑になっていることも考えられます。
例えば、エクセルで管理している場合、エクセルのファイル数が多くてどのファイルにどの情報が書かれているのか分からないこともあるでしょう。
このように、一元化できていない場合、備品管理の効率が悪くなってしまいます。
デジタルツールなどを導入して一元化できるのであれば、一元化してしまった方が、備品管理を効率化できるでしょう。
頻繁に行うことで確認する量を減らす
備品管理をためこんでしまうと、確認する量が増えてしまうので、作業効率が下がってしまいます。
備品管理の効率化を目指す場合は、定期的に備品管理を行い、確認する量をためこまないようにしましょう。
たとえば、月一で量が多いと感じる場合は週に一度行うなどして、備品管理を行う頻度を決めることも大切です。
見える化できるように工夫する
備品管理の効率が悪いのは、どこに何があるのかわからないからかもしれません。
探すのに手間がかかり、結果的に備品管理に時間がかかっている可能性もあるでしょう。
このような状態の場合は、まずは備品管理がしやすいように見える化することが大切です。
担当者を決める
備品管理を効率化したい場合は、だれか担当者を決めることも大切です。
担当者を決めずに、誰でも備品管理ができてしまうと、ミスが生じた場合発見しにくいですし、是正対策をとることも難しくなります。
しかし、担当者を決めれば、担当者を中心に備品管理ができるので統率がとれるようになり、環境が整備されるでしょう。
環境が整っていない状態での備品管理は、誰がどの作業をおこなっているのかが分かりにくく、いちいち確認をとることから始まるので、作業が滞りやすいです。
まずは担当者を決めて体制を整えることで、備品管理の効率化を目指しやすくなります。
デジタル化してしまう
備品管理を効率化したい場合は、デジタル化してしまうこともおすすめです。
デジタル化してしまえばアナログのような記入ミスや改ざんなどを防ぐことができます。
また、デジタル化することで一元化も可能なので、作業効率も上がりますし、共同管理ができるということは属人化を防ぐことも可能です。
デジタル化することで備品管理を簡単に効率化できるので、アナログで対応している場合は一度検討してみると良いでしょう。
一方、デジタルツールはさまざまな商品があるので、まずは比較検討して、自社にあうものを見つける必要があります。
デジタル化することで逆に効率が悪くなったという状態にならないためにも、しっかりと見比べることが大切です。
備品管理の効率化にzaico
備品管理は、効率が悪いままだとミスを誘発してしまったり属人化してしまったりなど、多くのデメリットが生じます。
これらを防ぐためにも、備品管理は効率化を目指しましょう。
備品管理を効率化するためには、デジタル化がおすすめです。
備品管理のデジタル化を進めたい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoはクラウドで管理できる備品管理ツールの一種で、シンプルな操作性から簡単に備品管理のデジタル化を進めることができます。
さまざまな業種・業界の備品管理にzaicoは活用されていますので、ご興味のある方や備品管理の効率化をお考えであれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
