製造業や建設業をはじめとする資材を取り扱う企業にとって、資材の在庫管理はものづくりを円滑に進めるために欠かせない業務です。
資材の過不足は、生産停止や工期遅延、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化などを招く原因になります。
そうした課題を解決するために、まずは手軽なエクセルを使って「資材管理表」を作りたいと考えている方は多いのではないでしょうか。
資材管理表をエクセルで作る手順から、メリット・デメリット、エクセル運用の資材管理表の限界をわかりやすく解説します。
資材管理表はエクセルで作れる？
結論から言えば、資材管理表はエクセルで作成することが可能です。
エクセルは表計算ソフトとして高い汎用性を持ち、関数やマクロ機能を活用すれば、資材の入出庫記録や在庫数の自動計算、発注点管理など、基本的な資材管理に必要な機能を実装できます。
実際に、中小企業や管理する資材の種類が限られる現場では、エクセルによる資材管理が広く行われています。
ただし、管理する資材の規模が大きく複雑になってくると、エクセル管理では立ち行かなくなることも少なくありません。
エクセルでの資材管理表には限界があることも理解しておきましょう。
資材管理表をエクセルで作る手順
エクセルで資材管理表を作成する際は、場当たり的に作り始めるのではなく、計画的に進めることが成功の鍵です。
資材管理表をエクセルで作る手順を解説します。
管理対象にする資材の洗い出し
まず行うべきは、管理対象となる資材の洗い出しです。
自社で取り扱うすべての資材をリストアップし、それぞれの特性を把握します。
原材料や部品、副資材、消耗品など、資材の種類によって管理方法が異なる場合があるため、カテゴリ分けも行います。
すべての資材を対象とするのか、金額や重要度の高い資材のみを対象とするのか、現場の意見も取り入れながら整理しましょう。
管理項目の決定
次に、エクセルの「列（カラム）」にあたる管理項目を決定します。
資材管理表の一般的な管理項目は以下のとおりです。
- 資材コード
- 資材名
- 規格・仕様
- 単位
- 在庫数量
- 適正在庫数量
- 発注点
- 単価
- 保管場所
項目が不足していると管理の精度が落ちますが、逆に多すぎても入力作業が負担となり、形骸化の原因になります。
管理する資材の特性や目的に照らして、適切な項目を選定することが大切です。
また、後から項目を追加すると既存データの修正が必要になるため、将来的に必要となりそうな項目も検討段階で考慮しておきましょう。
資材管理表のフォーマット作成
管理項目が決まったら、実際にエクセルで資材管理表のフォーマットを作成します。
シート構成としては、マスタシート(資材の基本情報)、在庫シート(現在の在庫状況)、入出庫履歴シートなどの複数シートに分けると管理しやすいでしょう。
データの入力規則を設定して数値項目に文字が入力されないようにする、プルダウンリストで選択肢を限定するなどの工夫も、ミスを防ぐうえで効果的です。
関数や条件付き書式の組み込み
さらに、エクセルの強みである関数や条件付き書式を活用して、管理を効率化しましょう。
これにより、単なる記録表ではなく、「管理ツール」として機能させることが可能です。
例えば、SUM関数を使って入出庫履歴から現在庫を自動計算させたり、VLOOKUP関数を使って資材コードを入れるだけで品名が表示されるようにしたりできます。
また、「条件付き書式」を設定し、在庫数量が適正在庫数量を下回った場合に赤く塗りつぶすように設定しておけば、発注漏れを視覚的に防ぐことも可能です。
運用ルールの策定
資材管理表を作成したら、運用ルールを明確に定めることが不可欠です。
いつ・誰が・どのように記録するのか、ファイルの保存場所や命名規則、バックアップの方法などの運用ルールを文書化しましょう。
複数人で資材管理表を共有する場合は、同時編集による上書きや複数ファイルの混在を防ぐため、更新ルールを厳格に定める必要があります。
運用ルールが曖昧だと、せっかく作成した資材管理表も形骸化してしまうため、運用開始前に関係者全員に周知徹底することが重要です。
資材管理表をエクセルで作るメリット
多くの企業が長年エクセルで資材管理を行っているのには、さまざまな理由があります。
資材管理表をエクセルで作るメリットを解説します。
導入費用ゼロで始められる
エクセルで資材管理表を作る最大のメリットは、導入コストがかからない点です。
多くの企業ではすでに業務用のパソコンにMicrosoft Officeがインストールされているため、新たなソフトウェアを購入したり、クラウドサービスを契約したりする必要がありません。
社内にエクセルに詳しい担当者がいれば、社内稟議などにかける手間もなく、すぐに作成・運用を開始できます。
資材管理のスモールスタートを切るには、エクセルはこれ以上ないツールといえるでしょう。
自社の資材管理フローに合わせてカスタマイズできる
エクセルの高い柔軟性もメリットです。
パッケージの在庫管理システムでは、システム仕様に業務フローを合わせる必要がありますが、エクセルなら自社の資材管理フローに合わせて設計できます。
また、運用しながら不便な点が見つかれば、すぐにレイアウトや関数を修正できます。
このように、自社の業務にフィットした資材管理表を、自分たちの手で作り上げられる点がエクセルの魅力です。
関数やマクロである程度の自動化ができる
エクセルでは、関数やマクロ（VBA）を活用することで、ある程度の自動化が実現します。
これにより、手作業によるミスを減らし、業務効率を向上させることが可能です。
関数による在庫数の自動計算はもちろん、VBAの知識があれば、入力フォームを作成して誰でも簡単に入力できるようにするなど、簡易的なアプリケーションのように作り込むこともできます。
工夫次第で、専用システムに劣らない便利な仕組みを作ることも不可能ではありません。
資材管理表をエクセルで作るデメリット
手軽で便利なエクセルですが、資材管理の規模が大きくなったり、関わる人数が増えたりすると、デメリットも浮き彫りになってきます。
資材管理表をエクセルで作ることによるデメリットを解説します。
入力ミスや関数の不具合で不整合が起きやすい
エクセルは手入力が基本となるため、人為的なミスは避けられません。
数量の入力間違いや資材コードの誤入力、入出庫区分の選択ミスなど、些細なミスでも在庫数の不整合につながります。
また、誤って関数が入っているセルを上書きしてしまう、数式をコピーする際に参照セルがずれてしまうなど、関数の不具合による計算エラーも起こりがちです。
結果として、エクセル上の理論在庫と実際の在庫が乖離し、欠品や過剰在庫が発生しやすくなります。
資材数や履歴が増えると操作が重くなる
運用開始当初は快適に動いていても、データが蓄積されるにつれてエクセルの動作は重くなっていきます。
数年分の入出庫履歴や、複雑な関数・マクロなどが組み込まれたファイルは、開くだけで数十秒かかることも珍しくありません。
最悪の場合、保存中にフリーズしてデータが破損するような致命的なトラブルにつながることもあります。
資材の種類が多い場合や、長期的にデータを蓄積していく必要がある場合は、エクセルの処理能力がボトルネックになる可能性が出てくるでしょう。
スマートフォンやタブレットでは使いにくい
エクセルは基本的にPCでの使用を前提としているため、現場でスマートフォンやタブレットから入力・確認するには不向きです。
スマートフォンやタブレット用のエクセルアプリもありますが、操作性は決して高くありません。
その結果、「現場で資材の数を確認し、事務所に戻ってパソコンに入力する」というタイムラグが発生します。
この時間のズレが入力漏れの原因となったり、リアルタイムな在庫状況の把握を妨げたりします。
資材管理表はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルでの資材管理を行っていて、メリットよりもデメリットが目につくようになってきたら、専用の在庫管理システムへの移行を検討する時期かもしれません。
資材管理表はエクセルより在庫管理システムが良い理由を解説します。
資材の入出庫をリアルタイムで正確に把握できる
在庫管理システムの強みは、資材の動きをリアルタイムで正確に記録・把握できる点です。
ハンディターミナルやスマートフォンのカメラでバーコードを読み取るだけで記録できるため、手入力によるミスを大幅に減らせます。
また、複数の拠点や倉庫がある場合でも在庫情報が一元管理され、どこからでもリアルタイムに在庫状況の確認が可能です。
これにより、欠品や過剰発注などの問題を削減できます。
資材管理のための豊富な機能が提供されている
専用の在庫管理システムには、資材管理に適した豊富な機能が標準搭載されています。
例えば、前述のバーコードを読み取って入出庫処理を行う機能や、在庫が減った際に自動で担当者にメール通知する機能、多彩なレポート出力機能などが代表的です。
これらはエクセルで自作しようとすると、高度なスキルや多くの手間が必要なものばかりです。
在庫管理システムなら、エクセルに比べて資材管理のレベルアップが期待できます。
利用者やデータ量が増えてもスムーズに動作する
在庫管理システムは大量データの処理を前提に作られているため、管理する資材が増えても履歴が何年分蓄積されても、動作が遅くなることはありません。
エクセルのようにファイルサイズの肥大化による動作の重さに悩まされることなく、常に快適に操作できます。
また、データベース技術を用いて高速に検索・集計ができるため、必要な情報を一瞬で呼び出すことも可能です。
事業が拡大し、データ量が増えれば増えるほど、在庫管理システムの優位性が高まります。
モバイルアプリでスマートフォンやタブレットでも使いやすい
多くの在庫管理システムには、スマートフォンやタブレット向けの専用モバイルアプリが用意されています。
アプリは、大きなボタンやシンプルな入力画面などモバイルデバイスでの使いやすさを考慮して設計されているため、小さな画面でも快適に利用可能です。
これにより、事務所に戻ったり、ノートパソコンを持ち歩いたりする必要がなく、現場で資材の入出庫記録、在庫確認、発注申請などを行えます。
資材管理表はエクセルよりzaico
エクセルの資材管理表はコストを抑えて手軽に導入でき、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできるため、資材管理の第一歩として優れたツールです。
管理する資材が小規模な場合には、十分に役割を果たしてくれるでしょう。
しかし、管理する資材の数が増え、複数人で共有し、現場での機動力を求められるようになると、エクセル管理では限界があります。
エクセルでの資材管理に限界を感じているなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンのカメラをバーコードスキャナーとして活用できるため、高価な専用ハンディターミナルを用意する必要がありません。
既存のエクセルデータをインポートしてすぐに始められるので、これまでのエクセル資産が活用できます。
資材管理表をエクセルからシステム化をお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
