簡単なことや同じことを繰り返すような単純作業でもミスは発生してしまいます。
難しい作業ではない単純作業でもミスが多い場合があるのはなぜなのでしょうか。
単純作業でミスが多い理由、単純作業のミスを防止するための方法について確認していきましょう。
単純作業とはどのような作業？
単純作業とは、たとえば以下のような作業のことをいいます。
- シールをはるだけ
- 数を数えるだけ
- 場所を移動させるだけ
- 梱包するだけ
- 段ボールに詰め込むだけ
ほかにも、パソコン上で行う作業のなかにも単純作業と呼ばれるものはあります。
フォルダ分けをするだけだったり、資料を削除したりメールを返信するだけだったりなど、同じ作業の繰り返しがある作業は、単純作業といえるでしょう。
このような作業は頭で考える必要がないので、体が勝手に動いて作業を進めることもあります。
その結果、無意識にミスが起きていることもあり、単純作業だからといって気を抜くことはできません。
単純作業はミスが多いもの？
単純作業はミスが多いものなのでしょうか。
単純作業で起こりやすいミスについて確認していきましょう。
記載漏れ・誤記入
単純作業は同じことを繰り返す作業だったり、やることがわかっている作業だったりします。
そのため、記載漏れや誤記入が発生することも多いです。
ひとつずつ丁寧に確認できれば良いですが、単純作業は量が多いのも特徴なので、記載漏れや誤記入を見逃すこともあるでしょう。
記載漏れや誤記入が原因で作業量が増えたり、トラブルにつながることもあるので、注意が必要です。
確認ミス
確認せずに作業を続けてしまい、あとでミスに気づくこともあります。
例えば、在庫管理などの単純な作業のとき、しっかりと在庫の状態や状況を確認する必要がありますが、慣れていると確認を怠ることもあるでしょう。
確認が適切にできていなければ、期限切れだったり欠陥品であったりなどの不備に気づけない場合もあります。
確認していると思い込んで確認せずに進めてしまうミスは、重大なミスに繋がる恐れもあります。
確認は単純作業という意識ではなく責任をもって行うようにしましょう。
ミスの見逃し
単純作業に慣れてしまい、重大なミスを見逃してしまうこともあります。
単純作業の多くは作業が簡単なので、「前と同じだろう」「これも一緒だろう」と思い込んでしまう節があるからです。
そのため、重大なミスが起きているのに気づけずに、普段通りに作業を進めてしまうことがあります。
このような重大なミスの見逃しは、大きなトラブルに繋がってしまう可能性もあります。
単純作業は簡単だからミスが起きないだろうと思っていると、重大なミスを見逃してしまうので注意しましょう。
単純作業のミスが多い原因
単純作業のミスが多い場合は、何らかの原因があるはずです。
単純作業のミスが多い原因について確認していきましょう。
慣れてしまっているから
単純作業に慣れてしまって、無意識にミスを起こしてしまうことがあります。
体が慣れていると、頭で考えずにまず手が動いてしまうからです。
そのため、単純作業では慣れに任せて作業を進めてしまうと、無意識にミスを起こしてしまうこともあります。
また、慣れからの油断や思い込みが影響して、ミスにつながる場合もあります。
確認せずに行ってしまうから
単純作業は流れでしてしまいやすい作業でもあります。
そのため、確認をしないまま作業を進めてしまいやすく、その結果としてミスが起きているということもあります。
単純作業だからといってミスが起きないとは言い切れません。
また、確認をしないということも慣れからの油断や思い込みが影響している場合もあります。
責任感が薄れてしまうから
単純作業の多くは、確認作業だったり梱包作業だったりなど、その業務やプロジェクトの中枢ではない作業になりやすいです。
そのため、責任が高い作業ではなかったり、重要性を感じにくく、適当に作業を進めてしまうこともあります。
しかし、このような単純作業にミスがあると、これまでの業務が台無しになりますし、作業に時間がかかることで滞ることもあるでしょう。
単純作業であっても責任がない作業はないので、意識して進めなければいけません。
同じことの繰り返しだから
単純作業は同じことを繰り返します。
その結果、慣れや飽きも生じやすく、見直すことや確認を怠ってしまいやすくなります。
そのため、単純作業はミスが起きやすいとされています。
確かに慣れからミスが生じてしまうのを完全になくすのは難しいですが、単純作業であればミスしないようにするだけでミスを防ぐことは比較的簡単です。
同じことの繰り返しだからこそ、ミスが生じないようにする、ミスが起きるとすぐに気がつけるような意識で取り組みましょう。
単純作業でミスを防止する方法
単純作業で発生するミスはどのように防止すれば良いのでしょうか。
単純作業でミスを防止する方法を確認していきましょう。
チェックリストを作成する
単純作業でのミスを防止するためには、何を確認すべきなのかチェックリストを作成すると良いでしょう。
チェックリストに合わせて作業を行えばミスに気づくことができます。
また、チェックリスト通りに行うことをルールとすることで、ミスを事前に防ぐこともできるでしょう。
単純作業は、慣れから流れ作業になってしまうことも多いので、まずは作業を確認しながら行う癖をつけることが大切です。
ダブルチェックをする
ダブルチェックを行えば、自分だけで行っていた作業を客観的に見てくれる人が増えるのでミスに気づきやすくなります。
そのため、単純作業だから個人で取り組むのではなく、単純作業だとしても複数人体制で作業を進めることが大切です。
ダブルチェックをしながら作業を進めれば見逃しがちなミスなどにもひとりでやるよりも気づきやすくなるでしょう。
システム化して人的作業を減らす
単純作業は簡単だからこそ、隙間時間などに行っていることもあるかもしれません。
しかし、人が作業を進めることで人的エラーを引き起こし、ミスが多発する可能性も高いです。
そもそも、単純作業には人をあてるのではなく、システム化してしまえばミスも発生しないでしょう。
単純作業だからこそシステム化してしまうことも、ミスを防ぐ上で大切なことです。
定期的に教育する
ミスが起きてしまうのはなぜなのか、ミスが起きないようにするべきことは何なのかについて、定期的に教育しなおすことも大切です。
人がミスをしてしまうのは環境だけではなく意識の問題もあります。
環境は整っているのにミスが起きてしまうのは、担当者の考え方や作業の進め方に問題がある場合もあるでしょう。
そのため、ミスが起きないよう従業員一人一人が意識を高めて単純作業を行えるように定期的に教育を行うことも必要とされます。
同じ人が繰り返し行わないようにする
単純作業は同じことの繰り返しであることが多いので、同一人物が作業を進めると、気づけるミスも気づけなくなります。
何度も繰り返しおこなうことで、「さっきと同じだ」と錯覚や思い込んでしまうこともあるからです。
そのため、単純作業とはいえ同じ人ばかりが担当することがないように、複数人体制で作業をおこない、ミスが起きないように体制をつくることも大切となります。
在庫管理などの単純作業のミス防止にzaico
単純作業の多くは、同じことの繰り返しだったり慣れからミスが発生しています。
たとえば、在庫管理のような同じ作業を繰り返すようなそこまで難しくない作業は、単純作業と考えられミスが多発しやすい作業です。
このような作業こそ、システムを使ってみてはいかがでしょうか。
在庫管理などの単純作業をシステム化したい場合は「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは簡単な操作で在庫管理ができるシステムなので、感覚的に操作を進めることができます。
また、ミスなどがあったらエラーなどで表示してくれるので、ミスをスルーせずに作業することも可能です。
在庫管理などの単純作業でのミスが多いと課題を感じている場合、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
