製造業において、在庫管理は生産活動の要となる重要な業務です。
原材料の調達から製品の出荷まで、適切な在庫管理ができなければ、生産計画の遅延やコスト増加を招きかねません。
そこで鍵となるのが在庫管理表です。
製造業で在庫管理表が重要な理由から基本的な作り方、よくある課題とその解決策をわかりやすく解説します。
製造業の在庫管理表とは
製造業の在庫管理表とは、製造工程で使用するさまざまな物品の入出庫状況や保管数量を記録・管理するための帳票です。
エクセルやスプレッドシートで作成されることが多く、品目名や在庫数、入庫日、出庫日、保管場所などの情報を一元的に把握できるようにします。
在庫管理表を正確に維持することで、必要なときに必要な量の資材を確保でき、適正在庫の維持とコスト削減が可能です。
また、棚卸作業の効率化や、経営判断に必要な在庫データの可視化にも製造業の在庫管理表は役立ちます。
製造業の在庫管理表で管理するものの種類
製造業の在庫は、生産工程のどの段階にあるかによって、大きく3つに分類されます。
それぞれの特性を理解し、適切に管理することが重要です。
製造業の在庫管理表で管理するものの種類について確認していきましょう。
原材料・部品在庫
原材料・部品在庫とは、製品を製造するために仕入れた、まだ加工されていない状態の資材やパーツを指します。
この在庫が不足すると生産ラインが停止してしまうため、発注点管理などを通じて、必要な量の確実な確保が求められます。
在庫管理表で常に数量を監視し、欠品を防ぐことが不可欠です。
仕掛品在庫
仕掛品（しかかりひん）在庫とは、製造工程の途中にあり、まだ完成品にはなっていない状態の在庫のことです。
例えば、組立途中の部品や、加工中の製品などが該当します。
仕掛品在庫の正確な把握は、生産ラインの進捗状況を可視化し、特定の工程での滞留（ボトルネック）を特定するのに有効です。
完成品在庫
完成品在庫とは、すべての製造工程を終え、出荷できる状態になった製品の在庫のことです。
顧客の注文に迅速に応えるために必要ですが、抱えすぎると保管コストや価格低下のリスクが高まります。
需要予測と連携しながら、販売機会を逃さず、かつ過剰在庫にならない最適な量を維持することが重要です。
製造業で在庫管理表が重要な理由
製造業において在庫管理が欠かせないのは、生産活動の安定性と企業の収益性に直接影響するためです。
製造業で在庫管理表が重要な理由を解説します。
欠品が生産ラインの遅延や停止につながるから
製造業では、たった1つの部品が欠品しただけで、生産ライン全体が停止してしまうことも珍しくありません。
生産ラインの停止は、製造計画の遅延だけでなく、人件費や機会損失などのコストを発生させます。
在庫管理表で在庫状況を正確に把握し、欠品を未然に防ぐことは、安定した生産体制を維持する上で欠かせない要素です。
過剰在庫がキャッシュフロー悪化につながるから
欠品とは逆に、在庫を持ちすぎる「過剰在庫」も経営を圧迫します。
在庫は現金が形を変えたものであり、過剰な在庫は運転資金を固定化させ、キャッシュフローを悪化させる原因です。
また、保管スペースの費用、品質劣化や陳腐化による廃棄ロスなど、多くの追加コストを発生させることにもつながります。
正確な原価計算に不可欠だから
製品の原価を正確に計算するには、使用した原材料や部品のコストの正確な把握が不可欠です。
在庫管理表によって入出庫が正確に記録されていなければ、正しい原価計算ができず、経営判断を誤るリスクが高まります。
また、期末の財務諸表の作成にも、棚卸資産の評価に在庫管理表のデータが使用されます。
不良品の発生に迅速に対応するため
万が一、製品に不良が見つかった場合、迅速な原因究明と影響範囲の特定が必要です。
在庫管理表でロット番号（製造単位ごとの識別番号）を管理していれば、どの原材料や部品がいつ、どの製品に使われたかを追跡できます。
これにより、リコール対象の製品を迅速に特定し、被害の拡大を最小限に抑えることが可能です。
製造業の在庫管理表を作成する手順
効果的な在庫管理表を作成するには、やみくもに作り始めるのではなく、計画的に進めることが成功の鍵です。
製造業の在庫管理表を作るためのステップを紹介します。
管理目的と範囲を明確にする
まず、何のために在庫管理表を作成するのか、目的を明確にしましょう。
生産計画の精度向上なのか、コスト削減なのか、品質トレーサビリティの確保なのか、目的によって必要な管理項目が変わります。
また、管理対象となる在庫の範囲も定義します。
原材料のみを管理するのか、仕掛品や完成品も含めるのか、どの倉庫や保管場所を対象とするのかを決定しましょう。
管理範囲が広すぎると運用負荷が高くなるため、最初は重要度の高い品目から始めるのも1つの方法です。
必要な管理項目を洗い出す
続いて、管理目的に応じて、在庫管理表に記載すべき項目を洗い出しましょう。
基本的な項目としては、品目コード、品目名、規格・仕様、単位、現在庫数、入庫数、出庫数、在庫金額などがあります。
さらに、保管場所、ロット番号、入荷日、有効期限、発注点、安全在庫、仕入先情報なども必要に応じて追加します。
ただし、項目が多すぎると入力作業が煩雑になるため、本当に必要な項目に絞り込むことが重要です。
現場の担当者とも相談しながら決定しましょう。
在庫管理表のフォーマットを作成する
洗い出した管理項目をもとに、エクセルなどで実際の在庫管理表を作成しましょう。
各項目の列幅や入力形式を統一し、データの入力ミスを防ぐためにドロップダウンリストやデータの入力規則を設定します。
在庫数が自動計算されるように数式を組み込み、在庫が発注点を下回った場合に色が変わるなどの条件付き書式を設定すると便利です。
また、複数の担当者が使用する場合は、シートの保護機能を使い、数式が含まれるセルを誤って変更できないようにするなどの工夫も役立ちます。
運用ルールを策定する
在庫管理表は、作って終わりではありません。
継続的に、かつ正確に運用するためのルール作りが不可欠です。
「誰が、いつ、どのタイミングで入力するのか」「現物とデータの差異が見つかった場合はどう処理するのか」などを明確に定めましょう。
ルールを関係者全員で共有し、徹底することで、在庫管理表の信頼性が保たれます。
製造業の在庫管理表でよくある課題
手軽に始められるエクセルでの製造業の在庫管理表ですが、運用を続けるうちに課題に直面するケースも少なくありません。
製造業の在庫管理表でよくある課題を解説します。
記入漏れや入力ミスが多発する
現場が忙しい時期には、在庫管理表への記入が後回しになり、記入漏れが発生しやすくなります。
また、手作業での入力では、桁数の誤りや品目の取り違えなどのミスも起こりがちです。
こうした記入漏れや入力ミスが蓄積すると、在庫管理表上の数字と実際の在庫数が大きく乖離してしまいます。
結果として、在庫管理表が信頼できるデータではなくなり、現場では「結局、実物を確認しないとわからない」という状況に陥りかねません。
データ量が増えると動作が重くなる
エクセルで在庫管理表を作成している場合、データが大量に蓄積されていくにつれて、ファイルの起動や計算処理に時間がかかるようになります。
特に複雑な数式や条件付き書式を多用していると、その傾向は顕著です。
また、ファイルサイズが大きくなるとメールでの共有が困難になったり、ファイルが破損したりするリスクも高まります。
これにより、日々の業務効率が大幅に低下してしまいます。
在庫管理表の管理が属人化しやすい
在庫管理表を特定の担当者が作成・管理している場合、その人がいないと運用が回らない状況に陥りがちです。
エクセルのマクロや複雑な数式を使っている場合、他の担当者が内容を理解できず、メンテナンスができなくなりかねません。
また、担当者が退職や異動した際に、在庫管理のノウハウが引き継がれず、1から作り直しになるケースもあります。
属人化は業務の継続性を脅かし、組織全体の在庫管理を妨げる大きな要因です。
製造業の在庫管理表の効率化に在庫管理システムが良い理由
ここまで見てきたような課題が顕在化し、エクセルでの在庫管理表に限界を感じ始めたら、在庫管理システムの導入が有効な解決策となります。
在庫管理システムは、手作業で発生しがちな課題を根本から解決し、在庫管理業務を大幅に効率化するために設計された専門ツールです。
例えば、ハンディターミナルやスマートフォンを使ったバーコード・QRコードのスキャンにより、入力ミスや記入漏れを劇的に削減できます。
また、業界標準の機能が使いやすい操作性で提供されるため、在庫管理表の属人化を防ぐことも可能です。
さらに、データ量が増えても動作が重くなる心配がなく、過去の入出庫履歴の検索やデータ分析も容易に行えます。
このように、在庫管理システムは単なる在庫管理表の代わりではなく、在庫管理の効率や精度を向上させる戦略的なツールです。
製造業の在庫管理表やエクセルから脱却するならzaico
製造業において正確な在庫管理の運用は、欠品や過剰在庫を防ぎ、生産ラインの安定稼働とキャッシュフローの健全化を支える、まさに生産活動の生命線です。
在庫管理に欠かせない在庫管理表はエクセルでの作成が手軽ですが、業務が拡大するにつれて入力ミスや動作の重さ、属人化しやすいなどの課題も見えてきます。
在庫管理表のエクセルからの脱却をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
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現場での操作も直感的で、ITに不慣れなスタッフでも簡単に使えます。
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