学校や企業で制服を管理する際、「在庫数が合わない」「貸与や返却の記録が煩雑」といった悩みを抱えることは少なくありません。
コストをかけずに制服の在庫管理を始められる方法として、多くの現場で活用されているのがエクセルです。
制服の在庫管理をエクセルでする方法や注意点、さらに効率化のための工夫や制服の在庫管理をエクセルからシステム導入に移行するポイントをわかりやすく解説します。
制服の在庫管理はエクセルでできる？
制服の在庫管理は、必ずしも専門的な在庫管理システムを導入しなくても、エクセルを使えば十分に対応可能です。
行や列を使って商品リストを作成し、在庫数の更新や貸与・返却の履歴を表形式で管理するだけで、ひと通りの管理機能を持たせることができます。
特に、制服の種類やサイズが限られており、在庫点数もそこまで多くない小規模な組織や、初めて在庫管理を導入する学校・企業にとっては手軽に始められる方法です。
また、関数や条件付き書式を活用すれば、自動で在庫を計算したり不足をアラートで確認できるなど、工夫次第で精度の高い管理も可能です。
ただし、管理対象が増えて規模が拡大すると、入力作業の手間や共有面での課題が生じやすいため、長期的な運用を見据えるなら制服の在庫の場合でもエクセルの限界を理解しておくことも大切です。
制服の在庫管理をエクセルでするメリット
エクセルを使った制服の在庫管理には、コストを抑えつつ誰でも簡単に取り組めるという利点があります。
専用の在庫管理システムを導入しなくても、最低限必要な機能を備えており、小規模な学校や企業にとっては現実的で始めやすい方法です。
制服の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
導入コストがかからない
多くの学校や企業ではすでにエクセルがインストールされており、追加のシステム費用をかける必要がありません。
制服の在庫管理を始めるにあたって初期投資がゼロで済む点は大きな魅力です。
また、インターネット上には制服の在庫管理に使える無料の雛形も豊富にあり、それを活用すればすぐに管理をスタートできます。
予算に余裕のない現場や、まずはお試しで在庫管理を始めたい場合に特に適しています。
操作が簡単で誰でも使える
エクセルは学生のころから触れる機会が多く、ほとんどの人が基本的な操作方法を理解しています。
そのため、特別な研修を行わなくても担当者がすぐに業務を始められる点がメリットです。
制服の在庫管理は属人化すると引き継ぎが難しくなりますが、誰でも扱えるエクセルを使えば、担当者が変わってもスムーズに運用を続けやすくなります。
現場の人員交代が多い学校やアルバイトの多い職場でも安心です。
自由にカスタマイズできる
制服管理に必要な情報は、サイズ・性別・部署・貸与日・返却予定日など現場によって異なります。
エクセルなら列やセルを自由に追加・削除でき、必要に応じて柔軟に対応できます。
たとえば「部署ごとの在庫状況を一目で把握する表」や「返却期限を管理するシート」などを簡単に作成できるのはエクセルならではの強みでしょう。
制服管理を業務フローに合わせてカスタマイズできることで、現場の実情に合った最適な管理が可能となります。
データの見える化がしやすい
エクセルにはグラフ作成や条件付き書式といった、データを視覚的に表現する機能が備わっています。
たとえば「残り在庫が10枚以下になったらセルを赤色にする」といった設定を行えば、在庫不足をすぐに察知できます。
また、貸与状況や返却率をグラフ化することで、上層部への報告資料としても活用しやすくなります。
在庫の過不足を直感的に把握できることで、管理精度が高まり業務全体の効率化につながります。
制服の在庫管理をエクセルでする際の注意点
エクセルはシンプルで手軽に始められる反面、在庫管理を長期的かつ正確に行うには課題も多く存在します。
入力や共有の仕組みに依存するため、思わぬトラブルにつながることも少なくありません。
制服の在庫管理をエクセルでする際の注意点を確認していきましょう。
入力ミスや属人化のリスクがある
エクセルは基本的に手入力でデータを管理するため、入力ミスや記録漏れが起こりやすいという弱点があります。
さらに、表の作り方や関数の設定が担当者ごとに異なると、引き継ぎの際に混乱が生じやすく、属人化してしまうケースも少なくありません。
制服の在庫管理は「誰でも同じルールで更新できること」が重要なので、マニュアル化やチェック体制を整えることが求められます。
複数人で共有するとデータが崩れる
エクセルを複数人で同時に使用すると保存のタイミングが競合し、入力内容が上書きされてしまうリスクがあります。
その結果、在庫数が合わなくなったり、最新情報が反映されないといったトラブルが発生しやすくなります。
クラウド環境を利用することである程度の改善は可能ですが、それでも「誰がいつ入力したか」の履歴管理は不十分な場合があります。
規模が大きくなると限界がある
エクセルは数十種類、数百着程度の制服管理であれば十分対応できますが、在庫数や貸与対象者が増えると一気に運用が煩雑になります。
行数やシート数が膨大になると動作が重くなり、必要なデータを探すのにも時間がかかります。
また、貸与履歴や返却期限などを複数条件で追跡するのは困難になるため、管理精度が下がる点にも注意が必要です。
セキュリティやバックアップの不安がある
エクセルファイルはコピーや持ち出しが容易なため、外部に情報が流出するリスクがあります。
特に制服の貸与情報には個人名や社員番号などが含まれることが多く、情報漏えいは大きなトラブルにつながりかねません。
また、誤操作による削除やPC故障でデータを失うリスクもあり、定期的なバックアップやアクセス権限の制御を徹底する必要があります。
制服の在庫管理をエクセルより効率化する方法
エクセルを基本とした在庫管理は便利ですが、そのままでは入力や確認に手間がかかりやすいのも事実です。
エクセルの機能をより活用したり、外部ツールと組み合わせることで、より効率的に制服の在庫管理を行うことができます。
エクセルで制服の在庫管理をする場合の工夫や改善方法を紹介します。
関数や数式を活用する
在庫数の計算を毎回手作業で行うと、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。
そこで、SUMで合計数を自動集計したり、IF関数で「在庫が一定数以下なら『発注必要』と表示」するなど、数式を活用するのが有効です。
さらにCOUNTIFを組み合わせれば「サイズごとの残数」や「部署ごとの貸与数」も一瞬で把握でき、管理精度とスピードが大幅に向上します。
条件付き書式で異常値を可視化する
在庫がマイナスになる、過剰に残っている、一定のサイズだけ極端に不足しているなどといった異常は数値だけでは気づきにくいものです。
条件付き書式を設定すれば、在庫数が0以下なら赤色、在庫過多なら黄色といった形で自動的に色分けできます。
視覚的に異常を発見できるため、誰が見ても分かりやすく、管理の属人化を防ぐ効果もあります。
QRコードやバーコードを組み合わせる
貸与や返却の記録をすべて手入力するのは手間も多く、入力ミスの原因にもなります。
そこで、制服にQRコードやバーコードを貼り付け、ハンディスキャナーやスマホで読み取る方法を取り入れると効率的です。
読み取った情報をエクセルに自動反映させれば、入力作業を大幅に削減でき、正確性も向上します。
大量の制服を扱う現場ほど効果を発揮する工夫です。
テンプレートを活用して作業を標準化する
エクセルを一から作成すると、管理項目がバラバラになったり、担当者によって使い方が変わってしまう恐れがあります。
既存の在庫管理テンプレートを活用すれば、最低限必要な項目が揃ったフォーマットをすぐに利用でき、業務の標準化が可能です。
在庫管理用のテンプレートはネット上にも多く公開されており、業種や用途に応じて選ぶことができます。
在庫管理システムを導入する
エクセルが便利なのは確かですが、アイテム数や貸与対象者が増えると限界を迎えるのも事実です。
その際はクラウド型の在庫管理システムを導入するのがおすすめです。
システムなら貸与・返却の履歴をリアルタイムで更新でき、複数人で同時に利用してもデータが崩れません。
さらに、スマホから在庫を確認できる機能や自動バックアップも備わっているため、大規模な学校や企業でも安心して運用できます。
制服の在庫管理ならエクセルよりzaico
エクセルは手軽で便利ですが、大規模な管理や正確性を求められる現場では限界があります。
そんなときに有効なのが「クラウド在庫管理システムzaico」です。
PCやスマホから簡単に在庫を確認・更新でき、QRコード管理やリアルタイム共有も可能です。
制服の貸与や返却の履歴も一元管理できるため、エクセルからステップアップしたい現場に最適な選択肢となるでしょう。
制服の在庫管理をエクセルから在庫管理システムの利用をご検討であれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
