社内の備品や機材、レンタル商品などの貸出管理をする際に、「専用のシステムを導入するほどではないけれど、手書きの台帳では管理が煩雑」と感じている場合もあるかもしれません。
多くの企業で導入されているエクセルを使えば、コストをかけずに貸出管理を始めることが可能です。
貸出管理をエクセルで行う業務シーンや方法、貸出管理をエクセルで行うメリット、注意点を解説します。
貸出管理はエクセルでできる？
貸出管理はエクセルで実現可能です。
エクセルは、表計算ソフトとしての機能に加えて、簡単な集計やグラフ化などの機能も備えており、少数の物品やシンプルな運用であれば十分に対応できます。
すでに多くの企業で導入されているため、新たなコストをかけずに、すぐに運用をスタートできる点も大きな魅力です。
ただし、運用規模や求められる機能によっては、貸出管理の場合もエクセルでは限界があることも理解しておく必要があります。
貸出管理をエクセルでする業務シーン
エクセルによる貸出管理は、さまざまなビジネスシーンで活用が可能です。
代表的な貸出管理をエクセルでする業務シーンを紹介します。
オフィス備品の貸出管理
多くの企業で日常的に発生するのが、オフィス備品の貸出管理です。
例えば、会議室のプロジェクターやノートパソコンなどが対象となります。
これらの備品は、誰がいつからいつまで使用しているのかを正確に把握しないと、行方不明や紛失などのトラブルにつながりかねません。
エクセルで管理台帳を作成し、使用者や貸出期間を記録することで、備品の効率的な利用と紛失防止を実現できます。
工具・機材の貸出管理
建設現場や製造工場などでは、工具や機材を複数人で共有する場面が多くあります。
電動ドリルや計測機器、特殊な工具などは、一つひとつが高価であるため、紛失や故障は企業の損失です。
また、誰が使用しているか不明だと、作業効率の低下にもつながります。
エクセルで機材ごとの貸出状況や返却時の状態を記録することで、資産の保全とスムーズな業務進行を両立させることが可能です。
レンタル商品・イベント機材の貸出管理
顧客に商品を貸し出すレンタル事業や、イベント会社などでもエクセルによる貸出管理は有効です。
音響機材や照明器具、展示会用のパネル、テーブルや椅子などが管理対象となります。
これらのビジネスでは、貸出期間や在庫状況の正確な把握が、売上に直結する要素です。
エクセルの台帳でどの商品がいつまで貸し出され、いつ返却されるのかを管理することにより、重複予約を防ぎ、スムーズな貸出業務を実現します。
貸出管理をエクセルでする方法
エクセルで貸出管理をスムーズに始めるためには、やみくもに台帳を作り始めるのではなく、事前に台帳の構成や運用ルールをしっかりと決めておくことが重要です。
貸出管理をエクセルでする方法を解説します。
管理する物品の範囲を決める
まず、エクセルで管理する物品の範囲を決めましょう。
社内にあるすべての物品を対象にすると、管理が煩雑になりすぎてしまい、かえって非効率になる場合があります。
まずは、共有利用の頻度が高いものや紛失や故障のリスクが高い高価なものなど、管理の優先度が高い物品から始めるのがおすすめです。
「1万円以上の備品」や「部署外へ持ち出す機材」などの基準を設けると良いでしょう。
管理する項目を決める
次に、貸出管理台帳に記載する項目を決めます。
基本的な項目は以下のとおりです。
- 物品名
- 管理番号
- 貸出日
- 返却予定日
- 返却日
- 借用者名
- 貸出目的
- ステータス（貸出中、貸出可など）
必要に応じて、物品の状態や保管場所、次回メンテナンス日、備考欄なども追加すると良いでしょう。
ただし、項目が多すぎると入力の手間が増え、運用が続かなくなる可能性があるため、本当に必要な項目に絞り込むことが重要です。
エクセルで貸出管理台帳を作成する
管理項目が決まったら、エクセルで貸出管理台帳のフォーマットを作成します。
1行目に見出しとして先ほど決めた管理項目を並べ、2行目以降に各物品の情報を入力していく形式が一般的です。
物品ごとに1行を割り当て、貸出が発生するたびに貸出日や返却予定日、借用者名などの欄を更新します。
フィルター機能を使えば「貸出中」の物品だけを抽出したり、並べ替え機能で返却予定日が近い順に表示したりと、効率的な管理が可能です。
貸出管理ルールを策定して周知する
管理台帳が完成したら、貸出管理に関するルールを定めて周知します。
誰が、いつ、どのように台帳を更新するのかを明確にすることが重要です。
例えば、「貸出時に借主自身が入力する」「管理者が一括して更新する」などのルールが考えられます。
また、返却が遅延した場合の対応なども決めておくと、トラブルを未然に防げます。
策定したルールは関係者全員に周知し、ルールに基づいた運用を徹底してもらうことが、エクセル管理を成功させる鍵です。
貸出管理をエクセルでするメリット
エクセルでの貸出管理には、さまざまなメリットがあります。
貸出管理をエクセルでするメリットを解説します。
導入コストをかけずにすぐに始められる
エクセルの最大のメリットは、導入コストがほぼゼロで済むという点です。
多くの企業ではすでにマイクロソフトオフィスを導入しているため、新たなソフトウェアの購入やライセンス費用が必要ありません。
専用のシステムを導入する場合、初期費用や月額利用料が発生しますが、エクセルなら追加コストをかけずに今すぐ貸出管理を始められます。
予算が限られている場合や、まずはスモールスタートで貸出管理を始めたい場合に適しているといえるでしょう。
自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできる
エクセルは自由度が高く、自社の運用に合わせてカスタマイズできる点も大きなメリットです。
例えば、管理項目を追加・削除したり、条件付き書式を設定して返却期限が迫っている物品を視覚的に分かりやすくしたりできます。
また、グラフ機能を使えば、物品ごとの貸出頻度の可視化も可能です。
シンプルな管理から、ある程度複雑な管理まで、ニーズの変化に柔軟に対応できます。
マクロの活用である程度の自動化も可能
エクセルに搭載されているマクロを活用すれば、定型的な作業の自動化も可能です。
例えば、「貸出ボタン」をクリックすると入力フォームが立ち上がり、必要事項を入力するだけで自動的に台帳に転記されるような仕組みを構築できます。
また、関数を組み合わせることで、貸出日を入力すれば返却予定日が自動で計算されるような設定も可能です。
専門知識は必要になりますが、手入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐ効果が期待できます。
貸出管理をエクセルでするときの注意点
手軽で便利なエクセルでの貸出管理ですが、運用する上では注意点もあります。
メリットだけでなく、デメリットも把握しておくことで、将来的に起こりうる問題に備えることが可能です。
貸出管理をエクセルでするときの注意点を解説します。
入力ミスや更新漏れが起こりやすい
エクセルは手作業での入力が基本となるため、どうしても入力ミスや更新漏れが発生しがちです。
例えば、返却日を入力し忘れたり、貸出者名を誤って記入したりといったヒューマンエラーが累積すると、管理台帳が正確性を失ってしまいます。
入力規則や入力ルールの周知によって一定の抑止はできますが、完全に防ぐことは困難です。
同時編集によるデータ競合のリスクがある
複数の担当者が同じエクセルファイルを編集すると、上書きによるデータ消失や競合が起こるリスクが高まります。
特に共有フォルダで運用している場合は、誰がいつどの部分を更新したのか把握しづらく、トラブルの原因になります。
OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージを使って共有する方法もありますが、それでも編集ルールの徹底は欠かせません。
データ量が増えると動作が重くなる
管理する物品の数や貸出履歴のデータ量が増えてくると、エクセルファイルの動作が重くなることがあります。
特に、関数やマクロを多用している場合、ファイルを開くのに時間がかかったり、入力やフィルター操作でフリーズしたりといった問題が発生しがちです。
動作が重くなると、日々の更新作業がストレスになり、管理業務そのものが形骸化してしまう原因にもなりかねません。
貸出管理はエクセルよりzaico
貸出管理は、オフィス備品や工具・機材の管理やレンタル事業などに欠かせない業務です。
エクセルは、コストをかけずに貸出管理を始められる手軽なツールですが、入力ミスやデータ競合、動作速度の低下などの課題も抱えています。
貸出業務が拡大してくると、エクセルの限界を感じる場面が増えてくるでしょう。
貸出管理のエクセルからのステップアップをお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンやタブレットから簡単に貸出・返却の記録ができ、QRコードやバーコードを活用して入力ミスを削減できます。
貸出期限が近づくと自動で通知するよう設定もできるので、返却漏れの防止も可能です。
エクセルでの貸出管理に限界を感じ始めた方は、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
