在庫を抱える企業にとって、棚卸作業は避けて通れない重要な業務です。
しかし、棚卸作業に慣れていない方にとっては、「何から始めればいいのか」「どのように進めればいいのか」と戸惑うことも多いでしょう。
棚卸作業の基本的な知識から具体的な流れ、よくある棚卸作業の課題とその解決策をわかりやすく解説します。
棚卸作業とは
棚卸作業とは、会社が保有している商品や製品、原材料などの在庫（棚卸資産）の数量や状態を、実際に数えて正確に確認する作業のことです。
棚卸は、会社の財産を管理し、正確な利益を計算するために法律でも義務付けられています。
決算前に行うケースが多いですが、最近では在庫精度を高めるために、定期的または随時で実施する企業も増えています。
棚卸作業とは：棚卸作業の目的
棚卸作業は、単に「数を数えること」だけが目的ではありません。
棚卸作業がなぜ必要なのか主な目的を見ていきましょう。
帳簿と実際の在庫のズレを把握するため
棚卸作業の最も基本的な目的は、帳簿上の在庫数と、実際の在庫数の差異を明らかにすることです。
日々の入出庫作業で入力ミスがあったり、商品の紛失や盗難が起きたりすると、帳簿と実際の在庫数にズレが生じます。
このズレを「在庫差異」と呼び、棚卸作業でこれを特定・修正し、在庫データを正確な状態に保ちます。
正確な在庫数は、適切な発注や生産計画の基礎となるため、非常に重要です。
保管中の商品の劣化や破損状況を確認するため
在庫は、長期間保管しているうちに品質が劣化したり、何らかの原因で破損したりすることがあります。
棚卸作業は、実際に商品を一つひとつ手に取って状態を確認する良い機会です。
品質が落ちて売り物にならない「不良在庫」や、有効期限が迫っている商品を発見できれば、損失として処理したり、セール品として販売したりする対策を講じられます。
これにより、知らぬ間に価値のない在庫を抱え続けるリスクを防ぎます。
会社の正しい利益を計算するため
棚卸作業は、会社の正確な利益を確定させるためにも欠かせません。
利益は「売上高 − 売上原価」で計算されますが、この売上原価の計算には期末の在庫金額が必要です。
棚卸で期末の在庫を正確に把握しなければ、売上原価が確定せず、その期の正しい利益も分かりません。
そのため、決算で財務諸表を作成する上で、棚卸作業は法律で定められた義務となっています。
棚卸作業とは：棚卸作業の種類
棚卸作業には、実施するタイミングや数え方の違いによって、いくつかの種類があります。
自社の状況や目的に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。
代表的な棚卸作業の種類を確認していきましょう。
タイミングの違い：一斉棚卸と循環棚卸
まず、棚卸作業の実施タイミングの違いです。
棚卸作業は、実施するタイミングによって、大きく「一斉棚卸」と「循環棚卸（サイクルカウント）」の2種類に分けられます。
一斉棚卸は、決算期末など特定の日を決めて、保管しているすべての在庫を一度に数える方法です。
全社的に行うため、一時的に業務を停止する必要がありますが、すべての在庫をまとめて確認できるメリットがあります。
一方、循環棚卸は、あらかじめ計画を立て、エリアや商品カテゴリーごとに区切って、日常業務と並行しながら順番に棚卸を進めていく方法です。
綿密な計画と管理体制が必要になりますが、業務を止める必要がなく定期的に在庫のズレを修正できるため、在庫精度を維持しやすいメリットがあります。
手法の違い：リスト方式とタグ方式
次に、在庫を数える手法の違いです。
在庫の数え方には、主に「リスト方式」と「タグ方式」という2つの手法があります。
リスト方式は、あらかじめ在庫管理表などの帳簿（棚卸リスト）を用意し、そのリストに記載された商品を順番に数えて実数を記入していく方法です。
手順がシンプルで分かりやすい反面、リストにない商品のカウント漏れや、リストの順番どおりに商品が置かれていない場合に作業効率が落ちる可能性があります。
タグ方式は、数え終えた商品や棚に「棚卸票（タグ）」を貼り付けていく方法です。
すべての在庫にタグを貼り付けた後、そのタグを回収して集計します。
数え間違いや二重カウント、カウント漏れを防ぎやすいのがメリットですが、タグの作成や回収・集計に手間がかかるという側面もあります。
棚卸作業とは：棚卸作業の流れ
棚卸作業を効率的かつ正確に実施するためには、計画的に進めることが重要です。
一般的な棚卸作業の流れをステップ毎に確認していきましょう。
棚卸計画と事前準備
棚卸作業の成否は、事前準備で決まると言っても過言ではありません。
まず、棚卸実施日や担当者、作業エリアの分担、使用する機材や帳票などを決定します。
担当者には事前に棚卸の目的や手順を説明し、カウント方法や記録方法を統一しておくことが重要です。
また、倉庫内を整理整頓し、商品を数えやすい状態にしておきましょう。
在庫の移動を伴う作業は棚卸前に済ませ、当日の入出庫は原則として停止または最小限に抑えることで、正確性を高められます。
在庫カウントと記録
事前準備が完了したら、計画に沿って、実際に在庫の数量を数えていきます。
2人1組になり、1人が読み上げ、もう1人が記録するなど、ミスを防ぐためのルールを決めておくと良いでしょう。
リスト方式の場合はリストに、タグ方式の場合は棚卸票に、品目や数量を正確に記入します。
数え間違いや記入漏れがないよう、丁寧な作業を心がけることが大切です。
また、作業エリアを明確に区切り、完了した場所が分かるようにしておくと、混乱を防げます。
帳簿データとの照合
在庫カウントが完了したら、記録した実在庫数と帳簿上の在庫数を照合します。
差異があった場合は、「棚卸差異リスト」などを作成し、どの商品でどれだけのズレが生じているのかを一覧で把握できるようにしましょう。
このリストが、次のステップである原因分析の基礎資料となります。
手作業での集計は時間がかかり、ミスも起こりやすいため、エクセルや在庫管理システムの活用が有効です。
差異の原因分析と改善策の検討
在庫差異が確認されたら、その原因を究明します。
例えば、「伝票の入力ミス」「商品の入れ間違い」「返品処理の漏れ」「紛失・盗難」など、考えられる原因はさまざまです。
原因を特定できたら、同じ問題が再発しないように改善策を検討し、実行に移します。
例えば、入力ミスが多いならダブルチェックの体制を整える、商品の置き場所が分かりにくいなら倉庫の整理整頓を徹底するなどです。
この改善サイクルの継続が、在庫精度を高めることにつながります。
棚卸作業とは：棚卸作業でよくある課題
正確な在庫管理に不可欠な棚卸作業ですが、多くの企業で共通の課題が聞かれます。
自社の状況と照らし合わせながら、棚卸作業でよくある課題を確認していきましょう。
時間がかかりすぎて通常業務が滞る
棚卸作業は、多くの人手と時間を要する業務です。
特に、一斉棚卸を行う場合は、作業のために倉庫からの出荷や店舗の営業を一時的に停止する必要があり、売上の機会損失につながることもあります。
担当者は本来の業務を中断して作業にあたるため、会社全体の生産性が低下してしまうことも大きな課題の1つです。
数え間違いや書き間違いなどのミスが頻発する
棚卸作業は、その多くが人の手と目に頼って行われます。
そのため、「数え間違い」「商品の見間違い」「リストへの書き間違い」のようなヒューマンエラーがどうしても避けられません。
特に、似たような商品が多数ある場合や、長時間作業による集中力の低下はミスを誘発する原因です。
これらのミスが、結局は「在庫差異」として現れ、再カウントの手間を増やす原因となります。
原因がわからない在庫差異が毎回発生する
棚卸を行うたびに在庫差異が発生するものの、その原因が特定できずに終わってしまう、というのもよくあります。
日々の入出庫記録が正確でなかったり、記録のルールが徹底されていなかったりすると、いつ・どこで差異が発生したのかを後から追跡するのは困難です。
原因不明のまま差異を「棚卸差損」として損失処理するだけでは、根本的な問題解決にはならず、次の棚卸でも同じ課題を繰り返すことになります。
棚卸作業の課題解決に在庫管理システムが良い理由
棚卸作業の課題を解決する方法として、在庫管理システムの導入が有効です。
棚卸作業の課題解決に在庫管理システムが良い理由を解説します。
バーコードで誰でも・早く・正確に棚卸作業できる
在庫管理システムの多くは、バーコードやQRコードを活用した棚卸機能を搭載しています。
スマートフォンやハンディターミナルで商品のバーコードをスキャンするだけで、商品情報が自動的に読み取られ、数量を入力するだけで記録が完了します。
これにより、手書きやキーボード入力に比べて速く、商品コードの入力ミスもなくすことが可能です。
日々の正確な入出庫登録で在庫差異の発生を抑える
在庫管理システムの強みは、棚卸作業のときだけではありません。
日々の入荷・出荷・返品などの在庫の動きを、バーコードスキャンによってリアルタイムかつ正確に記録できます。
これにより、常に帳簿在庫が実在庫に近い状態に保たれるため、棚卸時に発覚する在庫差異そのものの発生を未然に防ぐことが可能です。
差異が発生した場合でも、履歴がデータとして残るため、原因の追跡が容易になります。
面倒な集計作業や報告書作成を自動化できる
棚卸作業で記録したデータは、最終的に集計して報告書にまとめる必要があります。
手作業やエクセルでの集計では、データの転記ミスが発生したり、集計に時間がかかったりするものです。
在庫管理システムでは、棚卸データを入力すると同時に自動集計され、帳簿データとの差異も瞬時に計算されます。
また、棚卸結果レポートや差異分析表などの報告書も、ボタン1つで出力できるシステムが多く、報告書作成時間の短縮も可能です。
棚卸作業の効率化にzaico
棚卸作業は、正確な在庫管理や適切な財務報告のために欠かせない業務です。
しかし、時間と労力がかかる作業でもあるため、いかに効率化するかが重要なポイントとなります。
棚卸作業の時間短縮や精度向上、さらに日常の在庫管理レベルの向上を実現するには、在庫管理システムの活用が有効です。
「毎回の棚卸の負担を根本から減らしたい」と本気でお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンとバーコード・QRコードを活用し、誰でも簡単に棚卸作業を効率化できます。
日々の入出庫もスマートフォンでスキャンするだけで記録でき、在庫データは常に最新の状態に保たれるため、在庫差異の発生を根本から防ぐことが可能です。
棚卸し作業の効率化をご検討であれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
