在庫管理は企業活動において欠かせない業務ですが、「手間がかかる」「正確性に不安がある」といった課題を抱える現場も少なくありません。
スマホを活用した在庫管理システムが登場し、効率化やコスト削減を実現する企業が増えています。
スマホで在庫管理するメリットや適している企業・現場、スマホで在庫管理する際の導入ステップ、選び方をわかりやすく解説します。
スマホで在庫管理はできる？
「在庫管理」と聞くと、専用のハンディターミナルや高価なシステムを思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし、結論から言うと、スマホでも在庫管理は十分に可能です。
スマホでの在庫管理は、クラウド型の在庫管理システムが普及したことで実現しました。
クラウドシステムとは、インターネット上のサーバーでデータを管理する仕組みのことです。
パソコンだけでなく、インターネットに接続できるスマートフォンやタブレットから、いつでもどこでも在庫情報にアクセスし、更新できます。
特に、バーコードやQRコードの読み取り機能が内蔵されたスマートフォンは、在庫管理を劇的に効率化してくれるでしょう。
スマホで在庫管理するメリット
スマホでの在庫管理は、従来の管理方法が抱えていた多くの課題を解決し、さまざまなメリットをもたらします。
スマホで在庫管理することで得られるメリットを紹介します。
いつでもどこでも在庫状況を確認・更新できる
スマホで在庫管理を行う最大の魅力は、時間や場所にとらわれず在庫を確認・更新できる点です。
倉庫や店舗など在庫管理の現場はもちろん、営業先や移動中でもリアルタイムで在庫数を確認でき、商談の即時対応にもつながります。
クラウド型システムであれば、複数の拠点間で最新データの共有も可能です。
初期コストを削減できる
専用のハンディターミナルや高額なシステムを導入する必要がなく、既存のスマホやタブレットをそのまま活用できるため、初期投資を抑えられる点もメリットです。
クラウドサービスであれば、サーバーの構築や維持管理費用を自前で行う必要もありません。
中小企業や個人事業主など、ITリソースに限りがある場合にも導入しやすいのが利点です。
バーコード・QRコードスキャンで入力ミスを防止できる
スマホのカメラ機能を使って、バーコードやQRコードを読み取ることで、在庫の入出庫登録が簡単かつ正確に行えます。
これにより、手入力による品番や数量の入力ミス、誤った商品の登録などのヒューマンエラーの削減が可能です。
手書きの台帳やエクセルでは、入力ミスや転記ミスが発生しがちですが、バーコード読み取りなら単純なミスを防ぎ、在庫データの信頼性を高めます。
直感的な操作で教育コストを削減できる
スマホは、多くの人が日頃から使い慣れているデバイスです。
多くの在庫管理アプリは操作が直感的でわかりやすく、誰でもすぐに使いこなせます。
新しいシステムを導入する際、従業員の教育に膨大な時間や労力がかかることがありますが、スマホアプリならその負担を最小限に抑えられるでしょう。
アルバイトやパート従業員でも簡単に操作できるため、現場でのスムーズな導入・運用が期待できます。
スマホでの在庫管理が適している企業や現場の特徴
スマホでの在庫管理は多くの企業に有効ですが、特に次に挙げるような課題を持った企業や現場に適しています。
スマホでの在庫管理が適している企業や現場の特徴を見ていきましょう。
エクセルでの在庫管理に限界を感じている
「在庫管理はエクセルで十分」と考えている企業は少なくありません。
しかし、「ファイルが重くて開くのに時間がかかる」「複数人で同時に編集できない」「関数が壊れて計算が合わなくなる」「更新履歴が追えず、誰がいつ変更したか分からない」のような不満に心当たりはないでしょうか。
スマホ在庫管理アプリに移行すれば、こうしたエクセルの弱点を一挙に解決できます。
リアルタイムでの情報共有や自動計算、変更履歴の保存など、在庫管理に必要な機能が揃っており、業務は格段に効率化されるでしょう。
倉庫や店舗の現場で在庫登録や確認が必要
広大な倉庫内を歩き回りながらピッキングや棚卸しを行う作業員や、店舗のバックヤードと売り場を行き来するスタッフにとって、その場で在庫情報を確認・更新できることは非常に重要です。
従来のように、事務所のPCまで戻って在庫を確認したり、紙のリストに手書きでメモしたりする方法では、時間もかかりミスも起こりやすくなります。
スマホで在庫管理できるアプリなら、商品の目の前でバーコードをスキャンし、入出庫処理や在庫数の確認が完結します。
コストを抑えて手軽に在庫管理システムを導入したい
「在庫管理をシステム化したいが、大規模な投資は難しい」と考える中小企業やスタートアップにとっても、スマホ在庫管理は有効な選択肢です。
スマホで在庫管理できるアプリなら、専用ハードウェアが不要なため初期費用を低く抑えられます。
また、多くのアプリは月額料金制のSaaS形式で提供されており、必要な機能や利用人数に応じた料金プランを選べます。
これにより、コストを最小限に抑えながら、手軽に在庫管理のDX（デジタルトランスフォーメーション）を始めることが可能です
紙などを持ち込めない
製造工場やクリーンルーム、食品工場など、衛生管理や安全上の理由から、紙やペンなどの持ち込みが制限されている場合があります。
持ち込み可能な端末が限定される中で、普段から使い慣れているスマホを活用できれば、現場のルールを遵守しながら効率的に在庫管理が可能です。
紙を使わずに済むため、衛生基準を維持しつつ、ペーパーレス化による業務改善を実現できます。
細かい作業がしにくいなども追加
倉庫の高い棚の上や狭い通路、冷凍・冷蔵庫内など、作業スペースが限られている場所での在庫管理は困難をともないます。
大きなノートPCやバインダーを持ち込んで作業するのは非現実的ですし、手袋を着用しているとペンでの筆記もままなりません。
片手で操作できるスマートフォンなら、こうした厳しい環境でも機動的に作業を進めることが可能です。
作業の安全性と効率性を両立させる上で、スマホの携帯性は大きな武器となるでしょう。
スマホで在庫管理の導入ステップ
スマホでの在庫管理を成功させるためには、計画的な導入プロセスが重要です。
スマホで在庫管理をスムーズに導入するためのステップを見ていきましょう。
現状の課題を洗い出す
最初に行うべきは、現状の在庫管理の課題の洗い出しです。
「なぜ新しいシステムが必要なのか」を明確にしましょう。
例えば、「棚卸しに時間がかかりすぎている」「発注ミスによる欠品が頻発している」「エクセルファイルの管理が煩雑になっている」など、具体的な課題をリストアップします。
この課題が、後のステップでシステムに求める機能を検討するためのインプットとなります。
必要な機能を明確にする
次に、洗い出した課題を解決するために、在庫管理アプリにどのような機能が必要かを定義します。
例えば、「棚卸しの時間を短縮したい」ならバーコード/QRコードスキャン機能は必須です。
「欠品を防ぎたい」のであれば、一定の在庫数を下回った際に通知してくれるアラート機能が有効でしょう。
また、投資効果を踏まえた予算を明確にすることで、最適なシステムを選びやすくなります。
無料トライアルで操作性を確認する
多くのスマホ在庫管理アプリでは、無料プランや一定期間の無料トライアルが提供されています。
いきなり有料プランを契約するのではなく、まずは無料トライアルを活用しましょう。
現場で作業する従業員も含めて、実際にアプリを操作してみて、「自社の業務に沿っているか」「現場が使いこなせそうか」などを確認します。
複数のアプリを比較検討し、自社の業務に最もフィットするものを選びましょう。
小規模に試験導入して効果を測定する
いきなり全社で導入するのではなく、まずは一部門や特定の店舗で試験的に導入してみる「スモールスタート」をおすすめします。
導入前後で作業時間がどれだけ短縮されたか、在庫差異がどれだけ減少したかなど、具体的な効果を数値で測定しましょう。
ここで効果が確認できれば、全社展開する際の説得材料になりますし、運用上の課題点を事前に洗い出して改善することもできます。
全社展開する
試験導入で効果が確認でき、運用方法も固まったら、いよいよ全社へ展開します。
この段階では、関係者に向けた操作説明会の実施や、運用ルールを明記したマニュアルの作成が重要です。
誰が、いつ、どのような作業を行うのかを明確に定義し、全社で統一した運用ができるように徹底します。
導入後も定期的に効果測定を行い、継続的に運用方法を改善していくことが、システムを定着させ、効果を最大化する鍵となります。
スマホで在庫管理できるアプリの選び方
市場には数多くのスマホ在庫管理アプリが存在するため、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。
スマホで在庫管理できるアプリの選び方のポイントを解説します。
自社に必要な機能が揃っているか
在庫管理システムの基本機能である入出庫管理、在庫数量管理、商品マスタ管理に加えて、自社特有のニーズに対応した機能があるかを確認します。
例えば、ロット管理や賞味期限管理が必要な食品業界、シリアル番号管理が重要な電子機器業界など、業界特性に応じた機能の有無は重要な判断基準です。
また、既存の会計システムや販売管理システムとの連携機能があるかも確認しましょう
直感的に操作できるか
システムの使いやすさは、現場での定着率に直結する重要な要素です。
複雑な操作手順や分かりにくい画面構成では、従業員の習得に時間がかかり、結果的に業務効率の低下を招く可能性があります。
画面サイズが限られるスマホでも見やすいデザインや、片手での操作に配慮したボタン配置など、モバイル環境に最適化されたユーザーインターフェースを持つアプリを選ぶことが大切です。
サポート体制や導入実績は十分か
システム導入後の運用を支えるサポート体制は、長期的な活用に欠かせないポイントです。
電話やメールでの問い合わせ対応はもちろん、導入時のセットアップ支援や定期的な活用提案など、充実したサポートを提供するアプリを選びましょう。
また、同業他社での導入実績や成功事例があるかも重要な判断材料です。
業界特有の課題や運用ノウハウを理解しているベンダーであれば、より効果的なシステム活用が期待できます。
スマホで在庫管理するならzaico
スマホを活用した在庫管理システムを活用して、効率化やコスト削減を実現する企業が増えています。
スマホのカメラをバーコード・QRコードリーダーとして活用し、いつでもどこでも在庫状況を確認・更新できる在庫管理システムは、従来抱えていた多くの課題を解決し、業務効率の向上が可能です。
「エクセルでの管理に限界を感じている」「コストを抑えて手軽に在庫管理システムを導入したい」という企業には、スマホ在庫管理システムは有効な選択肢となるでしょう。
どのアプリから試せばいいか分からないとお悩みの方は、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、初めての方でもお手持ちのスマホで直感的に操作でき、いつでもどこでも、最新の在庫情報の確認が可能です。
また、スマホで写真を撮ることでAIが物品を識別する機能などもzaicoには搭載されており、スマホでの在庫管理の可能性を広げています。
スマホを使って在庫管理をしてみたいとお考えであれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
