適切な在庫管理は、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を防ぐために不可欠です。
しかし、やみくもに業務をこなすだけでは、なかなか成果は上がりません。
そこで重要になるのが、「在庫管理のコツ」を知ることです。
在庫管理を行う上で知っておきたい在庫管理のコツを確認していきましょう。
在庫管理にコツが重要な理由
在庫は多すぎても少なすぎても、会社に損失を与えてしまいます。
在庫管理に「コツ」が必要な理由は、そのバランスを取るのが非常に難しい業務だからです。
もし在庫が過剰にあれば、それは「現金をモノに変えて倉庫に眠らせている」のと同じことです。
売れるまでは現金化できないため、会社の資金繰り（キャッシュフロー）が悪化します。
逆に、在庫が少なすぎるとどうなるでしょうか。
お客様から注文が入ったのに商品がない「欠品」が発生します。
これは単にその場の売上を失うだけでなく、「あのお店はいつも品切れだ」という悪評につながり、将来の顧客まで失う「機会損失」を引き起こしかねません。
適正在庫を維持してこうした事態を防ぐためには、経験や勘だけに頼るのではなく、論理に基づいたコツの実践が不可欠です。
在庫管理のコツ：データ分析・計画
在庫管理の第一歩は、現状を正確に把握し、データに基づいた計画を立てることです。
在庫管理のコツとしてデータ分析・計画の内容について確認していきましょう。
ABC分析の活用
すべての在庫を同じレベルで厳密に管理するのは非現実的です。
そこで「ABC分析」が役立ちます。
ABC分析とは、在庫品目を重要度や売上貢献度によってA・B・Cの3つのグループに分類し、優先度をつけて管理する手法です。
一般的に、全体の売上の約70〜80%を占める上位品目をAランク、15〜20%を占める中位品目をBランク、残りの5〜10%をCランクとして分類します。
これにより、Aランク商品には厳密な在庫管理を行い、Cランク商品には簡易的な管理を適用するなど、メリハリのある管理が可能です。
在庫回転率のチェック
在庫回転率とは、一定期間内に在庫が何回入れ替わったかを示す指標です。
以下の計算式で求められます。
在庫回転率（回） = 売上原価 ÷ 平均在庫金額
在庫回転率が高いほど、商品はよく売れており、在庫が効率的に活用されていることを意味します。
例えば、年間の売上原価が1,000万円で、平均在庫金額が100万円の場合、在庫回転率は「10回転」です。
この数値を定期的にチェックすることで、動きの鈍い商品の仕入れを減らす、販売促進策を打つなどのアクションにつなげられます。
安全在庫の見直し
急な大口注文が入ったり、天候の影響で配送が遅れたりする不測の事態に備えて、あらかじめ余分に持っておく在庫が「安全在庫」です。
安全在庫が少なすぎると欠品のリスクが高まりますが、多すぎると過剰在庫となり、保管コストが増加します。
安全在庫の量は、過去の需要データやリードタイムに基づいて算出しますが、市場環境や季節性、サプライチェーンの状況によって変化します。
そのため、「一度設定したら終わり」ではなく、定期的にデータを見直し安全在庫の量を調整していくことが重要です。
在庫管理のコツ：発注・調達管理
データ分析で「何がどれくらい必要か」が見えてきたら、次はそれを補充する発注・調達管理のコツです。
在庫管理のコツとして、発注・調達管理の内容について確認していきましょう。
複数仕入れ先の確保
特定の仕入れ先に依存すると、その業者に問題が発生した際に調達が滞り、事業継続に大きな影響を及ぼします。
複数の仕入れ先を確保しておくことで、リスク分散と価格交渉力の向上が期待できます。
ただし、仕入れ先が多すぎると管理が複雑になるため、主要仕入れ先を数社に絞り、補完的な仕入れ先もいくつか確保しておくと良いでしょう。
各仕入れ先の納期実績や品質、価格条件などの定期的な評価により、戦略的な調達管理が可能になります。
リードタイムの把握
リードタイムとは、発注してから商品が納品されるまでの期間を指します。
仕入れ先ごと、商品ごとにリードタイムは異なるため、正確に把握しておくことが欠品防止の鍵です。
過去の納品実績から平均リードタイムと最大リードタイムを算出し、在庫を発注する基準量となる発注点の設定に活用しましょう。
特に海外からの輸入品は、リードタイムが長く変動も大きいため、余裕を持った発注計画が必要です。
発注ロットの最適化
発注ロットとは、1回の発注で注文する商品の数量のことです。
大量にまとめて発注すれば単価が下がる一方で、在庫保管コストや資金負担が増加します。
逆に少量ずつ頻繁に発注すると、発注事務コストや輸送コストが増えてしまうでしょう。
このように、発注量とコストにはトレードオフの関係があるため、定期的に発注ロットを見直し、トータルコストが最小になるバランスを見つけることが重要です。
在庫管理のコツ：現場オペレーション
データ分析や発注計画が整っても、入出庫作業を行い商品を保管する「現場」が混乱していては、在庫管理はうまくいきません。
在庫管理のコツとして実践的な現場オペレーションについて確認していきましょう。
5S活動の推進
5S活動とは、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seiso）」「清潔（Seiketsu）」「躾（Shitsuke）」の頭文字を取った、職場環境改善の基本手法です。
倉庫内が整理整頓されていれば、目視での在庫確認が容易になり、棚卸作業の効率も大幅に向上します。
また、保管場所を明確にラベリングし、商品ごとの定位置を決めることで、誤出荷や在庫ミスを防げます。
5S活動は一度実施すれば終わりではなく、継続的に維持する「躾」も重要です。
先入れ先出し（FIFO）の徹底
先入れ先出し（FIFO：First In First Out）とは、先に入荷した商品から先に出荷する管理方法です。
特に食品や医薬品など消費期限のある商品では、FIFOの徹底が品質管理の基本となります。
古い在庫を奥に、新しい在庫を手前に置いてしまうと、古い商品が残り続けて期限切れによる廃棄ロスが発生します。
FIFOを実践するには、入荷日を明確に記録し、古い商品を取り出しやすい位置に配置する保管場所の工夫が重要です。
倉庫内の動線設計の最適化
作業スタッフが倉庫内を移動する経路である「動線」を最適化することも重要です。
出荷頻度の高い商品を出入口近くに配置する、同時にピッキングされることの多い商品を近くに配置するなど、動線を考慮したレイアウトにより、移動時間と作業時間を削減できます。
また、入庫から検品、保管、ピッキング、梱包、出荷までの一連の作業が、スムーズに流れるようなレイアウトを意識することも重要です。
これにより、作業者の交錯を防ぎ、移動距離を最短化できます。
在庫管理のコツ：ITシステム活用
現代の在庫管理において、ITシステムの活用は業務効率化と精度向上に不可欠です。
手作業やエクセルでの管理には限界があり、ヒューマンエラーも避けられません。
在庫管理のコツとしてITシステム活用について確認していきましょう。
在庫管理システム
在庫管理の精度と効率を根本から改善したいなら、「在庫管理システム」の導入が効果的です。
在庫管理システムでは、入出庫や在庫数の把握、発注管理などを一元的に行えます。
また、リアルタイムに在庫状況を確認でき、複数拠点の在庫の統合管理も実現可能です。
近年は、初期費用を抑えられるクラウド型の在庫管理システムが普及しており、中小企業でも導入しやすくなっています。
機能が多すぎるものよりも、現場のスタッフが使いやすいシンプルなUIのものを選ぶのが成功の秘訣です。
バーコード・QRコードスキャン
在庫管理システムと合わせて「バーコード」や「QRコード」も活用することで、現場作業の正確性とスピードを格段に向上させることが可能です。
商品や棚に貼り付けたコードをハンディターミナルやスマートフォンでスキャンするだけで、品目や数量などの情報が自動で登録されます。
手書き伝票や手入力で品番を打ち込む作業に比べて、読み取りミスはほぼゼロになり、作業時間も大幅に短縮されます。
特に、品番が似ていて間違いやすい商品や、多くの品目を扱う現場で効果的です。
IoT技術
さらに先進的な取り組みとして、IoT（Internet of Things：モノのインターネット）技術の活用も進んでいます。
例えば、在庫にRFIDタグを取り付ければ、スキャン作業すらせずに、棚やゲートを通過するだけで在庫数を自動でカウント可能です。
また、重量センサ付きのスマートマットを導入すれば、在庫をマットの上に置いておくだけで、重さの変化から個数を計算し在庫数を更新してくれます。
導入コストはかかりますが、IoT技術は在庫管理の完全自動化と、より高度な品質管理を実現する可能性を秘めています。
在庫管理のコツを実践するならzaico
在庫管理のコツをデータ分析、発注管理、現場オペレーション、ITシステム活用に分けて解説してきました。
在庫管理のコツの実践により、在庫の適正化やコスト削減、業務効率の向上が実現できます。
しかし、これらすべてを手作業で管理するのは現実的ではありません。
効率的な在庫管理を実現するには、適切なITシステムの活用が有効です。
在庫管理システムを使ったコツの実践をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoなら、お手持ちのスマートフォンがバーコードリーダーになるので、高価な専用端末は不要です。
在庫数の管理はもちろん、発注点管理やデータ分析機能も備わっており、在庫回転率のチェックや安全在庫の見直しをサポートします。
在庫管理のコツとして在庫管理システムの導入をご検討であれば、お気軽にzaicoまでご相談ください。
