在庫管理のデジタル化を考える際、多くの企業が「使い慣れたエクセルで十分なのか、それとも専用の在庫管理システムを導入すべきか」という判断を迫られます。
特に予算に制約がある中小企業では、コストと機能性のバランスを考えながら、自社に最適なツールを見極めなければなりません。
在庫管理システムとエクセルの違いを明確にし、在庫管理システムとエクセルそれぞれのメリットやエクセルから在庫管理システムへ移行を検討すべきタイミングをわかりやすく解説します。
在庫管理システムよりエクセルのほうが良い？
「在庫管理システムを導入すべきか、それともエクセルのままで良いのか」この問いに対する答えは、企業の規模や取り扱う品目数、求める機能などによって異なります。
一概にエクセルよりも在庫管理システムが全てにおいて優れているとは言い切れません。
エクセルにはエクセルの良さがあり、システムにはシステムの役割があるからです。
取り扱う品目数が少なく、在庫の入出荷頻度が低い、かつ担当者が少人数である場合は、エクセルのほうがコストパフォーマンスが良いケースがあります。
しかし、在庫の規模が拡大したり、複数拠点での管理が必要になったりすると、エクセルでの運用には限界を感じる場合もあるでしょう。
重要なのは、在庫管理システムとエクセルの特徴や違いを正しく理解し、自社の在庫管理の規模や複雑さに見合ったツールを選択することです。
在庫管理システムとエクセルの違い
在庫管理業務をデジタル化するときの主な選択肢となる在庫管理システムとエクセルですが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
システムエンジニアリングの視点も交えつつ、在庫管理システムとエクセルの主な違いを解説します。
データの管理方法
在庫管理システムとエクセルの大きな違いは、土台ともいえるデータの管理方法です。
在庫管理システムの多くは、リレーショナルデータベース（RDB）という仕組みを採用しています。
RDBは、商品マスタや在庫一覧、入出庫履歴などを関連付けて管理する仕組みで、データの整合性を保ちやすいのが特徴です。
一方、エクセルは表計算ソフトであり、基本的には二次元の表形式でデータを管理します。
複数のシートを使って疑似的にデータを関連付けることはできますが、データの整合性を保つ仕組みは弱く、データの重複や不整合が起きやすい仕組みです。
同時処理能力
複数人で在庫管理を行う場合に顕著になるのが、同時処理能力の違いです。
在庫管理システムは、複数人が同時に操作することを前提に設計されています。
排他制御と呼ばれる仕組みにより、複数の端末から同時に入出庫入力を行っても、システム側が順番に処理を制御し、常に最新の在庫状態を共有できます。
一方、エクセルは同時更新が苦手です。
1人がファイルを開いている間、他の人は閲覧しかできない、あるいは後から保存した人のデータで上書きされてしまうというリスクがあります。
専門性
在庫管理システムとエクセルは機能面でも大きな違いがあります。
在庫管理に特化した在庫管理システムには、バーコード読み取りや発注点管理、棚卸機能などの機能が最初から備わっています。
そのため、専門知識がなくても、システムの指示に従うだけで適切な在庫管理が可能です。
一方、エクセルは請求書作成、シフト管理、グラフ作成など、さまざまな用途に使える汎用的な表計算ソフトです。
自由度が高い反面、在庫管理に必要な機能を実現するには、関数やマクロを駆使して、自力で仕組みを作り込む必要があります。
在庫管理システムとエクセル：在庫管理システムのメリット
在庫管理に特化した在庫管理システムを導入すると、エクセルに比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。
エクセルにはない在庫管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。
一から仕組みを作る必要がない
在庫管理システムには、入出庫管理から棚卸、発注管理、在庫分析まで、在庫管理に必要な機能が標準で搭載されています。
バーコードやQRコードを使った商品登録や在庫が一定数を下回った際の自動通知、複数倉庫の在庫一元管理などの機能をエクセルで作り込むには高度なスキルが必要です。
しかし、在庫管理システムなら一から仕組みを作る必要がなく、導入したその日から、業界標準の在庫管理手法を自社に取り入れることができます。
スマホやタブレットで現場でも使いやすい
エクセルの弱点は、画面の小さくタッチ操作のスマホやタブレットでは使いにくい点でした。
しかし、近年のクラウド型の在庫管理システムの多くは、スマホやタブレット向けのアプリを提供しているため、倉庫や店舗の現場で直接データを入力・確認できます。
これにより、現場でメモを取り、事務所に戻ってエクセルに入力するという二度手間から解放されるでしょう。
販売管理システムや会計ソフトなどとスムーズに連携できる
多くの在庫管理システムは、販売管理システムや会計ソフトなどとのAPI連携機能（異なるシステム同士をつなぐ仕組み）を備えています。
エクセルで管理している場合、二重入力やCSVを出力・加工してインポートするという作業が必要で、転記ミスや作業漏れの温床でした。
在庫管理システムなら自動で連携できるため、在庫管理の枠を超えた業務効率化が可能です。
在庫管理システムとエクセル：エクセルのメリット
ここまで在庫管理システムの優位性を述べてきましたが、エクセルによる管理が全ての面で劣っているわけではありません。
在庫管理システムにはないエクセルのメリットを見ていきましょう。
追加コストをかけずにすぐに始められる
エクセルの最大のメリットは、すでに多くの企業のPCにインストールされているため、追加コストをかけずにすぐに始められることです。
在庫管理システムを導入する場合、初期費用や月額利用料などのコストに加えて、システム選定や契約手続き、初期設定などの期間もかかります。
エクセルなら、テンプレートをダウンロードしたり自作したりして今日からでも在庫管理を始められるため、小規模な在庫管理であれば有効な選択肢といえるでしょう。
自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできる
パッケージ化された在庫管理システムの場合、決められたフローに業務を合わせる必要があります。
これは標準化という意味ではメリットですが、独自の業務フローを持つ企業にとっては、ストレスになる場合があります。
しかし、汎用性の高いエクセルなら、必要な項目を追加したり、独自の計算式を組み込んだり、見やすいレイアウトに調整したりすることが容易です。
ただし、高度なカスタマイズには専門知識が必要になる点には注意しましょう。
従業員の多くが使い慣れている
新たに在庫管理システムを導入する場合、操作方法の研修や習熟期間が必要になり、一時的に生産性が低下する可能性があります。
一方、エクセルは日本の企業では共通言語のようなツールです。
ほとんどの従業員が基本的な操作方法を知っているため、導入時の心理的ハードルが低く、操作説明に割く時間を最小限に抑えられます。
ITに不慣れな従業員が多い職場では、使い慣れたエクセルのほうが定着しやすい場合もあるでしょう。
在庫管理システムへのエクセルからの移行を検討すべきタイミング
最初はエクセルでの在庫管理で十分なケースでも、事業が成長するにつれて限界を感じる場面が出てくるものです。
エクセルから在庫管理システムへの移行を検討すべきタイミングを解説します。
在庫の規模が増えて管理が追いつかなくなったとき
事業が成長し、取り扱う商品数や日々の入出庫件数が増えてくると、エクセルの動作が重くなってきます。
関数が組み込まれた数千行を超えるデータを処理しようとすると、ファイルを開くのに時間がかかったり、行数が多すぎて目視での確認が困難になったりします。
このように、エクセルの物理的な処理能力や一覧性の限界を感じ始めたら、それはシステム移行の明確なサインです。
データベースを基盤とする在庫管理システムであれば、データ量が増えても、目に見えてパフォーマンスが落ちることはありません。
在庫数が合わないトラブルが頻発しはじめたとき
実在庫と帳簿在庫のズレ（在庫差異）が頻発し始めたら、エクセル管理の限界を迎えている可能性が高いでしょう。
エクセルでの管理は、どうしても入力ミスや入力漏れ、計算式の誤りなどのヒューマンエラーが付きまといます。
また、誰かが誤って上書き保存してしまったり、最新版のファイルがどれか分からなくなったりといった管理ミスも、在庫差異の原因です。
手作業によるミスのコストが無視できなくなったら、バーコード読み取りや履歴追跡が容易な在庫管理システムへの移行を検討するタイミングといえるでしょう。
担当者の退職や異動でエクセルの保守が難しくなったとき
エクセルでの在庫管理では、エクセルに詳しい担当者が独自に複雑な関数やマクロを使って運用していることも珍しくありません。
そのため、担当者が退職や異動でいなくなると、誰もエクセルの仕組みを理解できず、メンテナンスができなくなるリスクがあります。
エラーが発生しても修正できなかったり、業務フローの変更に合わせてカスタマイズできなかったりすると、在庫管理が停滞しかねません。
こうした属人化のリスクを感じたら、在庫管理システムへの移行を検討すべきタイミングです。
在庫管理システムなら、ベンダーによるサポート体制があり、操作方法もマニュアル化されているため、安心して業務を継続できます。
在庫管理システムはエクセルよりzaico
ここまで在庫管理システムとエクセルの違い、それぞれのメリット、移行を検討すべきタイミングについて解説してきました。
エクセルは導入のハードルが低く、自由度が高い素晴らしいツールです。
しかし、事業が拡大し、より正確で効率的な在庫管理が求められるようになると、やはり専用の在庫管理システムに軍配が上がります。
エクセルでの在庫管理に限界を感じている方は、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
エクセルからのデータのインポートも可能ですので、これまでエクセルで使用していたデータを利用できます。
在庫管理システムとエクセルの違いを理解して在庫管理システムの利用をご検討いただける場合は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
