在庫管理は単純な数量管理にとどまらず、需要予測、仕入れや販売のタイミング、在庫コストの最適化など、多くの要素が絡み合う業務です。
そのため在庫管理を難しいと感じる場合も少なくありません。
また、在庫の管理方法を誤ると欠品や過剰在庫、廃棄ロス、業務効率低下といった問題が発生します。
在庫管理が難しいと感じる理由や、在庫管理を難しいと感じたままでいるリスク、改善策、さらにシステムを活用した効率化の方法を確認していきましょう。
在庫管理は難しい？
在庫管理が難しいかどうかは、やり方や方法、扱うものや職場環境などによって変わる部分はあるでしょう。
在庫管理は、商品の入庫から出庫、保管、棚卸、発注までの流れを正確かつ効率的に行う業務です。
単に数量を数えるだけでなく、需要変動や供給状況、販売計画などの外部要因を考慮しなければならないため、担当者の経験や判断力が求められます。
特に複数拠点や複雑な流通網を持つ企業では、在庫情報を正確に把握することが難しくなります。
在庫管理が難しいことによって起こる問題
在庫管理が適切に行われないと、単なる在庫数のズレだけでなく、売上や利益、顧客満足度にも直接的な悪影響を及ぼします。
在庫管理が難しいことによって起こる問題を確認していきましょう。
欠品による販売機会損失
需要に対して在庫が不足すると、販売機会を逃してしまいます。
特に繁忙期や需要が急増するタイミングでの欠品は、顧客が競合他社へ流れてしまう原因になります。
さらに、欠品が頻発すると「この店は欲しいときに商品がない」という印象を与え、長期的な顧客離れを招く可能性もあります。
過剰在庫によるコスト増
必要以上の在庫を抱えると、倉庫スペースの確保や保管費用、管理コストが増加します。
加えて、在庫に資金が固定されることでキャッシュフローが悪化し、他の事業投資や運転資金に影響を与える場合もあります。
過剰在庫は在庫回転率を下げ、企業全体の収益性を低下させる要因となります。
品質劣化や廃棄ロスの発生
在庫を長期間保管すると、商品の品質が劣化したり、消費期限・使用期限を過ぎてしまうことがあります。
廃棄ロスが発生し、売上機会の損失だけでなく廃棄コストまで発生します。
特に食品や化粧品、医薬品などは品質保持期間が限られており、過剰在庫は大きなリスクとなります。
業務効率の低下
在庫数や保管場所が正確に把握できないと、必要な商品の探索や確認作業に時間がかかります。
結果として、入出庫作業や棚卸業務の負担が増え、担当者の業務効率が下がります。
さらに、最新情報の共有が遅れることで、営業や購買の判断にも影響が及びます。
在庫管理が難しいと感じる理由
在庫管理は単純な数量の出し入れを記録する作業ではなく、需要と供給のバランスを取りながら適正在庫を維持する高度な業務です。
その難しさにはいくつかの共通した要因があります。
在庫管理が難しいと感じる理由を確認していきましょう。
需要予測の不確実性
在庫管理では、今後どれだけの商品が売れるかを予測することが欠かせません。
しかし、需要は季節や天候、流行、競合状況、経済情勢など、多くの外部要因に左右されます。
特に新商品の場合は過去データが少なく、需要予測の精度が低下しやすい傾向があります。
予測が外れると、過剰在庫や欠品のいずれかに直結します。
複雑な仕入・販売ルート
複数の仕入先や販売先を持つ場合、それぞれのリードタイムや発注単位、納品条件が異なります。
また、オンライン販売と店舗販売を並行して行う場合は、販売チャネルごとの在庫配分や補充タイミングも管理しなければなりません。
こうした複雑な物流・販売構造は、在庫の正確な把握と調整を難しくします。
属人的な管理方法
在庫管理が特定の担当者の経験や勘に依存していると、管理方法や判断基準が属人的になり、引き継ぎや情報共有が困難になります。
その結果、担当者不在時に誤発注や情報更新の遅れが発生しやすくなります。
特に紙やExcelのみで運用している場合、共有性の低さが属人化を助長します。
リアルタイムでの在庫把握不足
在庫数が変動しても、紙やExcelでの管理では即座に反映されないことが多く、実際の在庫数とデータに差異が生じます。
複数拠点や複数部門で在庫を管理している場合、このズレがさらに大きくなります。
リアルタイムでの情報共有ができないと、正しい在庫状況に基づいた発注や販売判断が難しくなります。
在庫管理が難しいを改善するには？
在庫管理の難しさを克服するには、ルールや仕組みを整えるだけでなく、現場の実態に即した運用改善が必要です。
在庫管理が難しいを改善するための具体的な施策を解説します。
在庫管理ルールの統一
入出庫の手順や記録方法、発注点やロット数の決め方など、在庫管理に関するルールを明確化し、全員が同じ方法で運用できる体制を整えます。
ルールが統一されていないと、担当者によって記録方法や判断基準が異なり、データの正確性が損なわれます。
マニュアルやチェックリストを用意し、新人教育や引き継ぎにも活用すると効果的です。
在庫データの一元管理
複数の拠点や部門で在庫を管理している場合、データを一元化し、誰でも最新情報を参照できるようにします。
一元管理により、在庫の重複や欠品を防ぎ、全体最適の視点で補充や移動が行えるようになります。
定期的な棚卸の実施
棚卸は在庫データと現物の差異を把握するために欠かせません。
年1回の決算期だけでなく、四半期ごとや月次で実施すれば、ズレを早期に発見し修正できます。
棚卸結果は不明在庫や管理不備の改善に役立てます。
ITツールやシステムの活用
クラウド型の在庫管理システムやバーコード・QRコード管理を導入すると、入出庫の記録や在庫数の更新が自動化され、リアルタイムで情報共有が可能になります。
人的ミスや情報遅延を大幅に削減できます。
定期的な運用見直し
在庫回転率、欠品率、保管コストなどの指標を定期的に分析し、運用方法を改善します。
環境や市場の変化に応じてルールや仕組みを見直すことで、継続的な最適化が可能です。
現場からのフィードバック反映
在庫管理の運用改善は、現場で作業を行う担当者の声を取り入れることで実効性が高まります。
現場の課題や改善案を定期的にヒアリングし、運用ルールやシステム設定に反映させます。
KPI設定と成果測定
在庫回転率、欠品率、在庫金額などのKPIを設定し、定期的に成果を測定します。
数値目標を設けることで、改善効果を可視化しやすくなり、社内での意識共有も進みます。
在庫管理が難しいに在庫管理システムが良い理由
在庫管理システムは、従来の紙やExcel管理では難しかったリアルタイム性、正確性、共有性を大きく向上させます。
在庫管理を難しいと感じられる要因をシステムがカバーするため、業務負担の軽減と精度向上の両方を実現できます。
まず、リアルタイムでの在庫把握が可能になります。
入出庫の操作を行った瞬間にデータが更新されるため、常に最新の在庫情報を全員が共有できるので欠品や過剰在庫のリスクを大幅に低減できます。
次に、情報の一元管理が実現します。
複数の拠点や倉庫、販売チャネルの在庫を一つのシステム上で管理でき、移動や補充の判断をスムーズに行えます。
また、履歴管理や検索機能により、過去の入出庫や発注履歴を簡単に確認できます。
さらに、人的ミスの削減にもつながります。
バーコードやQRコードを使ったスキャン入力、発注点アラート、自動計算機能などにより、手入力の間違いや更新漏れを防ぎます。
加えて、業務効率化とコスト削減が期待できます。
棚卸の時間短縮、発注業務の自動化、在庫分析による適正在庫の維持など、作業工数を減らしながら保管コストや発注コストを抑えられます。
特に、クラウド型の在庫管理システムであれば、場所やデバイスを問わずアクセスできるため、テレワークや外出先でも在庫確認・更新が可能です。
これにより、営業部門や購買部門など、現場以外の部署とも情報をスムーズに共有できます。
在庫管理が難しいと感じているならzaico
在庫管理は、多くの要素が絡み合う複雑な業務であり、適切な仕組みと運用が欠かせません。
難しいと感じる原因を明確にし、ルールの統一やITツールの活用など改善策を講じることで、欠品や過剰在庫、業務効率低下といった問題を防げます。
特に在庫管理システムの活用は、リアルタイム共有や自動化によって管理精度と効率を大幅に高める有効な手段です。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
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