事業が成長し、2店舗、3店舗と拠点が拡大していくのは喜ばしいことですが、それと同時に重くのしかかるのが「在庫管理」の問題です。
1店舗だけのときとは異なり、複数店舗の運営では「どの店舗に・何が・いくつあるのか」を把握するのが格段に難しくなります。
在庫の偏りによる機会損失や、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を防ぐためには、複数店舗ならではの管理が必要です。
複数店舗の在庫管理が難しい理由と成功のポイントをわかりやすく解説します。
複数店舗の在庫管理とは
複数店舗の在庫管理とは、単に「各店舗の在庫数を足し合わせること」ではありません。
各店舗や倉庫にある在庫情報を可視化し、組織全体として最適な在庫配置を実現することが重要です。
店舗ごとに個別に発注や管理を行っていると、A店では欠品している商品がB店では余っているような在庫の偏りが起こることが珍しくありません。
複数店舗管理ではデータを統合し、あたかも1つの巨大な倉庫を管理するかのように全体をコントロールする視点が求められます。
これにより、店舗間の在庫移動による欠品解消や、全社的な発注量の適正化が実現でき、利益の向上につながります。
複数店舗の在庫管理が求められる主な業界・業種
複数店舗の在庫管理は、業界・業種を問わず多店舗展開を行う企業で必要とされますが、中でも在庫回転や鮮度、品揃えが経営に直結する業界で特に重要です。
複数店舗の在庫管理が求められる主な業界・業種を見ていきましょう。
アパレル業
アパレル業界では、シーズンごとに商品が入れ替わり、サイズやカラーなど多様なバリエーションの管理が必要です。
トレンドの変化も速いため、売れ筋商品を適切な店舗に配分し、売れ残りを最小限に抑えることが利益確保の鍵となります。
また、店舗間で在庫を融通し合うことで、ある店舗では売れ残っている商品を別の店舗で販売できるようになり、全体の在庫回転率を向上させることが可能です。
飲食チェーン
飲食チェーンでは、食材の鮮度管理が最重要です。
賞味期限や消費期限がある食材を扱うため、先入れ先出しの徹底や期限切れ前の早期消費が求められます。
各店舗での売上予測に基づいた適切な発注量の設定が重要であり、過剰発注による食品ロスを防ぐことは、コスト削減に欠かせません。
また、セントラルキッチンを持つ場合、本部が各店の在庫と使用量を把握し、適量を配送・供給する仕組みが求められます。
小売チェーン
スーパーマーケットやドラッグストアなどの小売チェーンでは、多くの種類の商品をいかに効率よく回すかが重要です。
店舗ごとに客層や売れ筋が異なるため、全店一律の管理ではなく、各店の販売実績に基づいた在庫配置が求められます。
また、季節商品やイベント商品の投入と撤収タイミングの管理も重要です。
各店舗の販売データを本部で集約し、次回の仕入れ計画に活かすサイクルを確立することが競争力につながります。
調剤薬局
調剤薬局の多店舗展開では、医薬品という商品の特性上、厳格な管理が求められます。
しかし、すべての種類の薬を全店舗に潤沢に置くことは、保管スペースや仕入れコストの観点から現実的ではありません。
そのため、近隣の店舗グループ内で必要な店舗へ融通し合う仕組みが重要です。
店舗ごとの在庫状況を把握できれば、過剰在庫や期限切れを防ぎつつ、急な処方にも柔軟に対応できる体制を構築できます。
複数店舗の在庫管理に求められる要素
店舗が増えると属人的な運用やアナログな手法では対応しきれなくなるため、多店舗運営特有の要件を理解しておく必要があります。
複数店舗の在庫管理に求められる要素を解説します。
在庫情報の一元管理
全店舗の在庫データを本部や管理システム上で統合し、リアルタイムで把握できる仕組みのことです。
各店舗の在庫数、商品の所在、入出庫履歴を1か所で確認できることで、店舗間の在庫の偏りや過不足を即座に発見できます。
これにより、欠品による機会損失や過剰在庫によるコスト増加を防げます。
ルールの標準化
システムを導入するだけでは在庫管理は成功しません。
それを運用するための「ルールの標準化」が不可欠です。
複数店舗管理では、ベテラン社員からアルバイトスタッフまで、どの店舗の誰が作業を行っても同じ結果になるよう、業務フローを統一し、マニュアル化することが求められます。
店舗移動・振替の運用設計
複数店舗を持つメリットは、店舗間で在庫を融通し合えることです。
しかし、店舗移動や振替の運用が曖昧だと、移動中の在庫が行方不明になったり、移動の記録漏れによって在庫が狂ったりするリスクがあります。
店舗移動の運用設計では、誰が移動を決定するのか、どのような手順で記録するのかなどのプロセスを明確に定めることが重要です。
スケーラビリティ
将来的な事業拡大を見据えた場合、「スケーラビリティ（拡張性）」も重要な要素です。
現在は2店舗でも、将来的に5店舗、10店舗と増えていった際に、そのまま使い続けられる仕組みであるかどうかを検討する必要があります。
初期段階から、将来の店舗数増加や業態の変化にも柔軟に対応できるシステムや運用体制を選定しておくことが賢明です。
複数店舗の在庫管理が難しい理由
複数店舗の在庫管理には、単一店舗にはない固有の難しさがあります。
店舗数が増えることで管理の複雑性が増すだけでなく、情報共有やルール徹底の面でもさまざまな課題が生じます。
複数店舗の在庫管理が難しい理由を見ていきましょう。
紙やエクセルの管理には限界がある
店舗数が少ない段階では、紙の台帳やエクセルでの在庫管理でも対応できますが、店舗数が増えるにつれて、これらの方法では限界が見えてきます。
紙の台帳は各店舗にしかなく、本部が全店の在庫を把握するには各店舗から報告を受ける必要があるため、情報のタイムラグが課題です。
エクセルの場合も、各店舗がそれぞれファイルを管理していると、最新版がどれか分からなくなったり、本部でデータを統合する際に時間がかかったりします。
店舗数が増えるほど管理対象が増えていき、課題は大きくなっていきます。
店舗ごとに運用ルールがバラバラになりやすい
店舗にはそれぞれの地域性や店長の裁量があり、気づかないうちに独自のルールが生まれてしまいがちです。
例えば、「忙しいときは入庫入力を後回しにする」「セット商品はバラして管理する」など、店舗ごとに運用が行われていると、全社的な基準が異なってしまいます。
全社で定めたルールがあっても、物理的に離れているため目が届きにくいため、徹底は容易ではありません。
このルールの不統一が、データ上の在庫と実在庫の乖離（差異）を生む最大の要因の1つとなり、原因究明を困難にさせます。
情報共有のタイムラグが発生する
アナログな管理手法や連携されていない古いシステムなどを使用している場合、どうしても情報共有に「タイムラグ」が発生します。
在庫データの集計が日次や週次の場合、リアルタイムでの店舗間移動の判断ができず、欠品や機会損失を引き起こす原因です。
また、メールや電話での報告に頼っていると、伝達ミスや記録漏れも起きやすくなるでしょう。
情報共有のタイムラグを最小化するには、オンラインで即座にデータが反映されるシステムの導入が効果的です。
移動中在庫がブラックボックス化しやすい
複数店舗管理の難しさが、「移動中在庫」の取り扱いです。
別の店舗へ商品を発送している間の在庫は、A店の在庫でもB店の在庫でもない「宙に浮いた状態」になります。
適切に管理できていないと、移動中の在庫がデータ上から消えてしまったり、逆に両方の店舗に計上されてしまったりしかねません。
棚卸しのタイミングで移動中在庫があると計算が合わなくなるなど、経理処理上のトラブルにもなりやすく、正確な在庫管理を妨げる要因です。
複数店舗の在庫管理を成功させるポイント
ここまで見てきたような課題を乗り越えて、複数店舗の在庫管理を成功させるためには、どのようなアプローチが必要なのでしょうか？
複数店舗の在庫管理を成功させるポイントを解説します。
在庫管理システムで在庫データを一元管理する
複数店舗の在庫管理の効果的な方法は、クラウド型の在庫管理システムを導入し、各店舗のデータをデジタルで一元管理することです。
クラウドシステムであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、データのリアルタイム共有が可能になります。
店舗で入出庫スキャンを行えば、瞬時に全社で共有されるため、情報のタイムラグが解消されます。
また、エクセルのような同時編集の制限もなく、全店舗が同じデータベースを参照・更新できるため、情報の分断も起きません。
月額料金制のクラウドサービスを利用すれば、初期コストを抑えられるため、中小企業でも導入しやすい点も魅力です。
店舗間移動のルールやフローを明確化する
店舗間での在庫移動を円滑に行うには、明確なルールとフローを定めることが不可欠です。
例えば、どのような基準で移動を判断するか、誰が承認するか、移動中の在庫をどう記録するか、といったルールを文書化し、全店舗で共有しましょう。
これらを曖昧にしたまま運用を始めると、現場は混乱し、システムへの入力も徹底されません。
わかりやすいマニュアルを作成し、スタッフへの教育を徹底することが成功への近道です。
小さく導入して横展開する
複数店舗への在庫管理システムや新しい運用ルールを導入する際、いきなり全店舗で開始するのはリスクが高い場合があります。
特に、店舗数が多い場合やスタッフのITリテラシーにばらつきがある場合は、まず一部の店舗で試験的に導入しましょう。
そこで運用上の課題や現場の声を拾い上げ、ルールやシステム設定を微調整してから、徐々に他の店舗へと横展開していきます。
現場スタッフに「このやり方なら便利になる」という成功体験を持ってもらうことで、全社的な導入がスムーズに進むでしょう。
複数店舗の在庫管理にzaico
複数店舗の在庫管理には、単一店舗にはない特有の難しさがあります。
多店舗展開を成功させるためには、在庫情報の一元管理やルールの標準化、店舗間移動の適切な運用が欠かせません。
これらを効率的に実現するには、複数店舗に対応した在庫管理システムの導入が効果的です。
複数店舗の在庫管理でお悩みなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、リアルタイムでデータがクラウド上に保存されるため、複数店舗の在庫を一元管理できます。
店舗数が増えても柔軟に機能や料金プランを選択できるため、事業拡大にも安心して対応可能です。
複数店舗の在庫管理に使える在庫管理システムをお探しであれば、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
