在庫管理を効率化するために、スマートフォンやタブレットで管理できる在庫管理アプリを導入するケースも増えてきていますが、従来からあるエクセルで管理しているケースも少なくありません。
在庫管理に特化した在庫管理アプリのほうがエクセルよりも機能面や利便性では優れている部分は多いですが、それぞれにメリット・デメリットがあり、企業の規模や業務形態によって最適な選択は異なります。
在庫管理アプリとエクセルを比較し、在庫管理アプリとエクセルの特徴やメリット・デメリット、エクセルから在庫管理アプリへの移行のポイントを解説します。
在庫管理アプリとエクセルのそれぞれの特徴とは
手軽な在庫管理の手法として代表的なのが、在庫管理アプリとエクセルです。
どちらを選ぶべきかを判断するには、まずそれぞれの特徴を理解することが欠かせません。
在庫管理アプリとエクセルの特徴を見ていきましょう。
在庫管理アプリの主な特徴
在庫管理アプリは、在庫業務専用に設計されたソフトウェアです。
インターネット経由で利用するクラウド型が主流で、スマートフォンやタブレットからでもリアルタイムに在庫を確認・更新できます。
入出庫や棚卸しにバーコードやQRコードを活用できるなど、業務の効率化に役立つ機能が搭載されています。
多拠点管理や複数人同時アクセスも可能で、担当者間の情報共有がスムーズに行える点も魅力です。
エクセルの主な特徴
エクセルは、Microsoft社が提供する、在庫管理に限らず幅広い業務に利用される汎用的な表計算ソフトです。
在庫管理では、在庫表を作成して、商品リストや在庫数量の記録、簡単な計算処理などに活用されています。
最大の特徴は高いカスタマイズ性で、企業の業務に合わせて自由に表やグラフを作成できます。
また、関数やマクロ機能の使用により、ある程度の自動化も可能です。
一方、管理する在庫の規模が大きくなると、エクセル管理では限界も見えてきます。
在庫管理アプリのエクセルと比べたメリット
在庫管理アプリには、エクセルにはないメリットがあります。
エクセルと比べたメリットを理解することで、在庫管理アプリを導入すべきか否かの判断に役立つでしょう。
在庫管理アプリのエクセルと比べた場合のメリットを解説します。
在庫管理に特化した豊富な機能が搭載されている
在庫管理アプリには、入出庫の記録や棚卸しの集計、発注点管理、在庫レポートの自動作成など、在庫管理に必要な機能が網羅されています。
エクセルでもこれらの機能の再現は不可能ではありませんが、複雑な関数やマクロを組む必要があり、専門知識がなければ難しい作業です。
在庫管理アプリを使えば、誰でも簡単に正確な在庫管理が行えます。
在庫情報が一元管理でき複数人で同時に更新できる
クラウド型の在庫管理アプリでは、すべての在庫情報がクラウド上で一元管理されます。
これにより、複数の担当者が同時に、かつリアルタイムで同じデータにアクセスし、更新することが可能です。
エクセルファイルのように「誰かが開いているから編集できない」「最新版がどれか分からない」といった問題は発生しません。
スマートフォンやタブレットでも使いやすい
在庫管理アプリは、スマートフォンやタブレットで使いやすいように設計されています。
これにより、倉庫や店舗の現場で、PCがなくても手軽に在庫の入出庫記録や棚卸し、確認作業を行うことが可能です。
エクセルのようにわざわざ事務所に戻ってPCに入力する手間がなくなり、作業効率が格段に向上します。
バーコードやQRコードで手軽に作業時間を短縮できる
在庫管理アプリの多くは、バーコードやQRコードの読み取り機能を搭載しています。
スマートフォンのカメラでコードをスキャンするだけで、商品の入出庫や棚卸し作業が完了するため、入力ミスをなくし、作業時間の短縮が可能です。
エクセルで実現しようとすると、バーコードリーダーの購入や複雑なマクロ設定が必要になり、導入コストと技術的ハードルが高くなります。
在庫管理アプリのエクセルと比べたデメリット
在庫管理アプリはエクセルに比べて多くのメリットがある一方で、エクセルのほうが優位な面も存在します。
在庫管理アプリのエクセルと比べた場合のデメリットを解説します。
初期費用や月額費用が発生する
エクセルはPCに標準搭載されていることが多いため、追加費用なしで始められます。
一方、多くの在庫管理アプリはクラウドサービスで提供されており、ユーザー数や機能に応じて月額利用料が必要です。
さらに、データ移行やカスタマイズが必要な場合は初期費用もかかる場合があります。
ただし、長期的な視点で考えると、業務効率化や精度向上による効果が投資費用を上回ることが多いため、投資効果（ROI）の慎重な検討が必要です。
操作の習熟に時間がかかる場合がある
在庫管理アプリは高機能である反面、すべての機能を使いこなすには一定の学習期間が必要です。
特に、これまでエクセルでの管理に慣れ親しんでいる場合には、新しいインターフェースや操作方法に適応するまでに時間がかかる場合があります。
しかし、多くのアプリは直感的に操作できるように設計されており、サポート体制も充実しています。
慣れてしまえばエクセルよりも簡単に扱えるようになるでしょう。
クラウドサービスの場合インターネット環境に依存する
クラウド型の在庫管理アプリは、インターネット環境が必須です。
インターネット接続が不安定な場所では、データの更新や確認がスムーズに行えない可能性があります。
また、通信速度が遅い環境では動作が重くなり、業務効率に影響を与える場合もあるでしょう。
エクセルファイルをローカル環境で管理している場合は、このような外部要因による影響を受けにくいという利点があります。
在庫管理アプリがエクセルよりも適しているケース
在庫管理アプリは、多くの場合エクセルよりも優れた選択肢です。
特に、在庫管理アプリがエクセルよりも適しているケースを解説します。
商品数や拠点が多い
取り扱い商品が多岐にわたる場合や、複数の倉庫や店舗で在庫を管理している場合、エクセルではデータの管理が複雑になり、ミスの原因です。
また、商品数が増加すると、エクセルファイルのサイズが大きくなり、動作が重くなったり、検索に時間がかかったりします。
在庫管理アプリなら、膨大な商品データを一元管理し、多拠点の在庫状況をリアルタイムで把握できるため、管理業務の効率化が可能です。
在庫の入出庫が頻繁に発生する
日々の入出庫件数が多い企業では、エクセルでの逐次更新は容易ではありません。
エクセルでの手動更新では、タイムラグにより在庫の不整合が発生しやすく、欠品や過剰在庫につながるリスクがあります。
バーコードスキャンやモバイル入力で即時反映できる在庫管理アプリなら、正確な在庫状況を把握することが可能です。
また、発注点を下回った商品の自動検出や、欠品リスクの早期警告により、販売機会の損失を防げます。
将来的な成長や拡張を視野に入れている
事業規模の拡大にともない、管理すべき在庫は増え、管理体制も複雑化します。
エクセルでは、データ量が増えると動作が重くなったり、管理が煩雑になったりするため、拡張性に限界があります。
一方、在庫管理アプリなら、規模の拡大に応じてプランのアップグレードや機能追加が可能です。
将来的に事業の拡張を視野に入れている企業は、拡張性の高い在庫管理アプリを導入しておくことで、事業規模の拡大にも柔軟に対応できます。
在庫管理アプリにエクセルから移行する時のポイント
エクセルから在庫管理アプリへの移行を成功させるためには、計画的な準備と実行が重要です。
在庫管理アプリにエクセルから移行する時のポイントを確認していきましょう。
必要な機能と予算を考慮してアプリを選ぶ
世の中にはさまざまな在庫管理アプリがあります。
在庫管理アプリの選定では、自社の業務要件を明確にした上で、必要な機能を洗い出すことが重要です。
基本的な入出庫管理はもちろん、発注管理や棚卸し機能、レポート機能、他システムとの連携機能など、現在の課題解決に必要な機能を優先順位付けして検討しましょう。
また、予算との兼ね合いも重要な要素です。
月額利用料、オプション費用、サポート費用なども含めてトータルコストを算出して判断しましょう。
既存データの整備と移行を丁寧に行う
エクセルに蓄積された在庫データは、企業の貴重な資産であり、適切な移行作業が成功の鍵となります。
移行前には、商品マスタの重複削除、商品コードの統一、データフォーマットの標準化などのデータクレンジング作業が必要です。
また、在庫管理アプリで必要な項目と既存データの項目を照合し、不足している情報を補完します。
これにより、移行後のトラブルを防ぎ、スムーズな運用につなげることが可能です。
従業員へのトレーニングを行う
新しいシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
在庫管理アプリの導入効果を最大化するには、従業員の理解と協力が不可欠です。
操作方法を説明する研修会を開催したり、わかりやすいマニュアルを作成したりして、従業員がスムーズにアプリに慣れるためのサポートを行いましょう。
定期的なフォローアップと問い合わせ窓口の整備で運用定着を図ることも重要です。
エクセルから在庫管理アプリを選ぶならzaico
在庫管理アプリとエクセルには、それぞれメリットとデメリットがあります。
手軽に始められるエクセルは、小規模で取扱品目が少ないうちは対応可能ですが、規模が大きくなってくると限界が見えてきます。
事業規模の拡大や効率化を目指すなら、在庫管理に特化したアプリの導入がおすすめです。
在庫管理アプリの導入をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
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エクセルで管理していた在庫データを貼り付けるだけでそのまま移せる「エクセル取り込みくん」機能や「CSVインポート機能」も提供しており、スムーズな移行が可能です。
エクセルから在庫管理アプリの利用を検討している方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
