「在庫数が合わない」「出荷ミスが減らない」といった課題にお悩みの在庫管理担当者は多いのではないでしょうか。
これらの問題の根源には、日々の「在庫の入出庫管理」が関わっていることが少なくありません。
在庫の入出庫管理は、在庫管理全体の精度を左右するきわめて重要な業務です。
在庫の入出庫管理の目的から、在庫の入出庫管理の流れと方法、よくある課題、改善策をわかりやすく解説します。
在庫の入出庫管理とは
在庫の入出庫管理とは、倉庫や店舗、工場などに物品が入ってくる「入庫」と、そこから物品が出ていく「出庫」を正確に記録・管理する一連の業務のことです。
管理の対象となる物品は、販売する「商品」だけでなく、製造に使用する「原材料」や「部品」、社内で使用する「消耗品」など多岐にわたります。
いつ、どこから、どのようなモノが、どれだけ入ってきたのか。
そして、いつ、どこへ、何のために、どれだけ出ていったのかを詳細に記録することで、常に正確な在庫状況を把握するための重要な活動です。
在庫の入出庫管理の目的
在庫の入出庫管理は、単にモノの数を数えるためだけの作業ではありません。
在庫の入出庫管理の主な目的を解説します。
入庫と出庫の記録精度を高め在庫差異を防ぐ
入出庫管理の重要な目的は、在庫差異を防ぐことです。
在庫差異とは、帳簿やシステム上の在庫数（理論在庫）と、実際に存在する在庫数（実在庫）が一致しない状態を指します。
入庫時や出庫時の記録漏れや数量の入力ミスなどが積み重なることで発生します。
正確な入出庫記録の徹底は、在庫差異を防ぎ在庫数を正しく把握するための第一歩です。
入出庫履歴を残しトレーサビリティを確保する
トレーサビリティの確保も、入出庫管理の重要な目的です。
トレーサビリティとは、製品や商品が「いつ、どこで、誰によって」作られ、流通したのかを追跡できる状態にしておくことを指します。
入出庫時にロット番号などの情報を記録しておくことで、万が一製品に品質問題が発生した場合でも、影響範囲を迅速に特定し、回収（リコール）などの対応をスムーズに行うことが可能です。
在庫品の異常を素早く検知する
入出庫管理を適切に行うことで、在庫品の「異常」の早期発見も可能です。
例えば、入庫時に発注データと照合することで、仕入れ先の納品ミスを発見できます。
また、出庫時の商品状態のチェックにより、品質劣化や破損を見つけ、出荷後のトラブルを防ぐことが可能です。
このように、適切な入出庫管理は、在庫管理のさまざまなリスクの軽減に役立ちます。
棚卸し業務の負荷を軽減し精度を向上させる
定期的に行われる実地棚卸しは、多くの企業にとって時間と労力がかかる大きな負担です。
しかし、日々の入出庫管理が正確に行われていれば、帳簿在庫と実在庫のズレが最小限に抑えられます。
その結果、棚卸し時の差異の原因調査にかかる時間が大幅に短縮され、作業全体の負荷軽減が可能です。
これにより、決算時の在庫資産の評価が正確になり、企業の財務状況をより正確に把握することにもつながります。
在庫の入出庫管理の流れ
在庫の入出庫管理は、一般的に「入庫」「保管」「出庫」の3つのステップで構成されます。
在庫の入出庫管理の流れを順を追って見ていきましょう。
入庫
入庫は、発注した商品や部品が仕入れ先から納品され、自社の在庫として受け入れる最初のステップです。
まず、納品された品物が発注書の内容と一致しているか、品質に問題がないかを確認する「検品」を行います。
検品後、問題がなければ受領書を発行し、在庫管理台帳やシステムに「在庫が増えた」という記録を入力します。
入庫時に正確な記録を行うことが、後の工程の精度を決定づけるため、非常に重要です。
保管
保管は、入庫した在庫品を、決められた場所で適切に管理するステップです。
温度や湿度などの保管条件の管理、先入先出法（FIFO）に基づく在庫品の配置、定期的な品質チェックなどを行います。
また、保管中に発生する移動や整理整頓についても記録を残し、常に正確な在庫位置情報を維持することが重要です。
これにより、在庫品の品質確保や出庫時の時間短縮が実現できます。
出庫
出庫は、顧客からの注文や製造部門からの要求に応じて、在庫を払い出すステップです。
まず、出荷指示書や製造指示書に基づいて、指定された物品を保管場所から取り出す「ピッキング」作業を行います。
その後、取り出した物品が指示書の内容と合っているかを確認する「出荷検品」を行い、梱包して出荷します。
出荷が完了したら、在庫管理台帳やシステムから該当する在庫数を減らす処理を行い、記録を更新して完了です。
在庫の入出庫管理の方法
在庫の入出庫管理には、いくつかの方法があります。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、自社の規模や業態に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。
在庫の入出庫管理の代表的な方法を紹介します。
手書き管理
ノートや市販の在庫管理帳などを使って、入庫や出庫の都度、品目や数量を手書きで記録していく方法です。
導入コストがほとんどかからず、手軽に始められます。
一方で、記録ミスが発生しやすく、データの集計や分析が困難な点がデメリットです。
在庫の種類や入出庫頻度が多くない、小規模な現場に向いています。
エクセル
多くの企業で導入されている表計算ソフトのエクセルを使って入出庫を管理する方法です。
手書き管理と比較して計算ミスが少なく、データの並び替えや検索が容易で、グラフ作成などの分析機能も活用できます。
しかし、エクセルはデータベースではないため、複数人での同時編集が難しかったり、データ量が増えると動作が重くなったりする限界があります。
在庫管理システム
在庫管理に特化して開発された専門のソフトウェアやクラウドサービスを利用する方法です。
バーコードやQRコードをハンディターミナルやスマートフォンで読み取ることで、誰でも簡単かつ正確に入出庫作業を行えます。
データはリアルタイムで更新・共有されるため、いつでもどこでも最新の在庫状況の把握が可能です。
導入や運用にコストがかかりますが、自社の規模に合ったシステムを導入することで、長期的には業務効率化や精度向上による高いコスト効果が期待できます。
在庫の入出庫管理でよくある課題
モノを扱う企業に欠かせない入出庫管理には、多くの企業が共通で抱える課題があります。
在庫の入出庫管理でよくある課題を見ていきましょう。
入出庫の記録漏れによる在庫不一致
入出庫管理でよく見られる課題が、記録漏れによる在庫数の不一致です。
入庫や出庫の際に記録を忘れたり、間違えて入力したりすることで、帳簿上の在庫数と実際の在庫数にズレが生じます。
ズレが大きくなると、在庫が不足していることに気づかず、顧客への出荷が遅延したり、逆に過剰在庫を抱えたりする問題を招きます。
作業ミスや記録誤りによる出荷トラブル
人的作業に頼る部分が大きいほど、作業ミスや記録誤りのリスクは高まります。
例えば、類似した品番の製品を取り違えるピッキングミス、数量の数え間違い、システムへの入力ミスなどが代表的です。
ミスによる出荷トラブルは、返品や再発送にかかるコストを発生させるだけでなく、顧客からの信頼を大きく損なう原因となります。
担当者依存による属人化
属人化とは、特定の担当者しか業務のやり方を把握していない状態のことです。
属人化が進むと、担当者が不在の場合に業務が滞ってしまうだけでなく、担当者が退職した際にノウハウが失われてしまい、引き継ぎに大きな負担がかかります。
また、担当者の個人的な判断で業務が行われるため、ミスが発生しやすくなったり、不正が起きやすくなったりする点もリスクです。
在庫の入出庫管理を改善するポイント
ここまで見てきたような入出庫管理の課題を解消するには、場当たり的な対応ではなく、仕組みとして改善に取り組むことが重要です。
在庫の入出庫管理を改善するポイントを解説します。
ルールの標準化
入出庫記録漏れや属人化の課題を解決するためには、まず業務の「標準化」が不可欠です。
誰が作業しても同じ結果になるよう、入庫・出庫の手順や記録方法を明確なルールとして定めましょう。
例えば、入庫時の検品チェックリストの作成や、出庫時にバーコードを必ずスキャンするといった手順をマニュアル化します。
ルールの明確化により、新人担当者でもスムーズに業務を習得でき、属人化も解消されるでしょう。
在庫管理システムの導入による業務の効率化
手書きやエクセルでの管理では、どうしても入力ミスや記録漏れが発生し、在庫不一致や出荷トラブルの原因となります。
これらの課題を根本的に解決するためには、在庫管理システムの導入が効果的です。
バーコードリーダーやRFIDタグを活用すれば、物品をスキャンするだけで入庫・出庫が記録され、手作業によるミスを大幅に削減できます。
また、正確な在庫情報に基づいて出庫作業を進めることで、出荷トラブルのリスクも最小限に抑えることが可能です。
従業員教育と継続的な改善活動
どんなに優れたツールやルールを導入しても、それを運用する従業員の理解がなければ効果は半減してしまいます。
作業ミスや記録漏れを減らすためには、従業員への継続的な教育が重要です。
システムの正しい使い方や、標準化されたルールの意味を理解してもらうための研修を定期的に実施しましょう。
また、ミスが発生した際には担当者を責めるのではなく、なぜミスが起きたのかを組織全体で分析し、再発防止策を講じる「継続的な改善活動」を行うことが大切です。
在庫の入出庫管理にzaico
在庫の入出庫管理は、モノを扱う企業に不可欠な業務です。
入出庫管理を適切に行うことで、在庫差異の防止やトレーサビリティの確保、物品の異常検知などの効果が期待できます。
手書きやエクセルでも入出庫管理できますが、在庫管理システムを導入すると、より効率的な管理が実現可能です。
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バーコードやQRコードをスキャンして入庫・出庫記録が完了するため、手作業による記録ミスや入力漏れを防ぎ、入出庫管理の効率や精度を向上可能です。
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