在庫調査は、倉庫や店舗にある商品の数量を実際に確認し、帳簿上のデータと一致しているかを確認する作業です。
在庫調査を定期的に行うことで、在庫差異の発見や不良在庫の把握ができ、経営判断の精度を高められます。
しかし、在庫調査は時間がかかり、人為的なミスも起こりやすい業務です。
在庫調査の基本的な意味から具体的な在庫調査の手順、在庫調査を効率化するポイントを詳しく解説します。
在庫調査とは
在庫調査とは、実際の在庫数と帳簿やシステム上の在庫データを照合し、差異を明確にするための業務です。
在庫調査の目的は、在庫の正確な数量と状態を把握し、経理処理や生産・販売計画に活かすことにあります。
正確な在庫情報がなければ、発注ミスや欠品、過剰在庫といった経営上のロスが発生します。
そのため、在庫調査は企業の信頼性を維持するために欠かせない重要なプロセスです。
在庫調査の種類
在庫調査にはどのような種類があるのでしょうか。
在庫調査の種類を解説します。
定期的な在庫調査
最も一般的な方法で、四半期・半年・年度末などのタイミングで定期的に行う調査です。
決算期に合わせて実施する場合は決算棚卸しと呼ばれ、財務諸表作成の基礎データにもなります。
突発的な在庫調査
不具合やクレーム、盗難などが疑われる場合に、特定の品目やエリアを対象に行う調査です。
緊急対応的に実施されることが多く、在庫の異常を早期に発見する目的で行われます。
サイクルカウント方式による継続的な調査
全在庫を一度に調査するのではなく、日常業務の中で定期的に一部ずつ確認する方法です。
この方式を導入すれば、棚卸しの負担を分散でき、常に高い在庫精度を維持できます。
在庫調査の具体的な手順
在庫調査を行うにはどのような手順で実施すればよいのでしょうか。
在庫調査の具体的な手順を解説します。
調査対象と範囲を決定する
まずは、どの倉庫・棚・商品群を対象とするかを明確に決めます。
全在庫を対象にする場合もあれば、特定の商品ラインや仕入れ先単位で実施する場合もあります。
調査範囲を曖昧にすると、数え漏れや重複の原因になるため注意が必要です。
調査用リストを作成して担当を割り当てる
在庫調査リストを作成し、担当者ごとに範囲を割り当てます。
このリストには品番・品名・保管場所・単位などを記載し、チェックボックスを設けておくと便利です。
役割を明確にすることで、作業の重複や漏れを防げます。
現物確認・数量カウントを行う
リストをもとに、現物の数量をひとつずつ数えます。
担当者を読み上げと記録に分けると、聞き間違いや記入ミスを防げます。
また、バーコードやQRコードを使えば、スキャンするだけで自動的に数量を記録でき、スピードと正確性を両立できます。
帳簿データと照合して差異を確認する
実際の数量と帳簿上の数量を照合し、差異がある場合はすぐに原因を確認します。
入出庫の記録漏れ、返品処理の遅れ、品番の混同など、差異の要因はさまざまです。
差異が発見された場合は再カウントを行い、正しい在庫数に修正します。
差異の原因を分析し、修正・報告する
差異が頻発している商品や倉庫があれば、根本的な原因を分析します。
原因が人為的なミスなのか、システム設定の問題なのかを特定し、改善策を講じることが重要です。
最終的な調査結果は、経理部門や経営陣に報告し、在庫データを正式に修正します。
在庫調査でよくある課題
在庫調査ではいろいろな課題が発生する可能性があります。
在庫調査でよくある課題を紹介します。
数え間違い・記録ミスによる在庫差異
最も多いトラブルは、数え間違いや記入ミスです。
特に、同じ商品が複数の棚にある場合や品番が似ている場合に誤カウントが起こりやすくなります。
バーコードスキャンやデジタル記録を活用することで、人為的なエラーを減らせます。
不良在庫や滞留在庫の見落とし
在庫調査では、数量だけでなく品質の確認も必要です。
劣化や破損した在庫を見落とすと、販売不能品を資産として計上してしまうリスクがあります。
調査時に状態欄を設けて、使用可否や廃棄予定なども記録するとよいでしょう。
倉庫の整理不足による作業効率の低下
倉庫や棚が整理されていないと、在庫を探す時間が増え、調査全体が長引きます。
商品をカテゴリごとに分け、棚番号やラベルを明示することで、作業スピードが向上します。
データ共有の遅れ・情報の不整合
紙のリストやエクセルでの管理は、更新のタイミングがずれやすく、担当者間での情報のズレが生じやすいです。
リアルタイム共有が可能なクラウドシステムを導入すれば、常に最新データをもとに作業が進められます。
在庫調査を効率化するためのポイント
在庫調査を効率化するためにはどのような点に気を付けるべきでしょうか。
在庫調査を効率化するためのポイントを解説します。
事前に倉庫を整理整頓しておく
在庫調査の前に倉庫内を整理しておくことで、調査当日の混乱を防げます。
箱の向きをそろえる、不要な在庫を排除するなどの準備が、正確さとスピードを両立させます。
バーコードやQRコードでスキャン入力
バーコードスキャンによる自動入力は、人的ミスを減らし、記録作業を大幅に短縮できます。
ハンディ端末やスマホを利用すれば、誰でも簡単に正確なデータ入力が可能です。
クラウド在庫管理システムでリアルタイム集計
クラウド型システムでは、複数の担当者が同時にデータを入力しても自動で集計されます。
進捗状況を一元的に確認できるため、作業全体の管理もスムーズになります。
スマホで簡単スキャンして在庫数を即時反映
スマホアプリでバーコードをスキャンすれば、在庫数がリアルタイムで反映されます。
紙のチェックリストを使わず、現場から直接システムに入力できるのが大きな利点です。
データをクラウドで共有し、チーム全体で確認
クラウド上でデータを共有すれば、どの拠点からでも最新情報にアクセスできます。
在庫差異が発生しても、担当者間で即時確認・修正が可能になります。
過去の調査履歴を活用して在庫精度を継続的に改善
過去の調査結果を分析すれば、ミスが発生しやすい商品やエリアを特定できます。
これにより、次回の在庫調査をより効率的かつ正確に実施できます。
在庫調査を効率化するためにzaico
在庫調査は、正確な在庫管理と経営判断の基盤となる重要な業務です。
調査手順を体系的に整え、ミスを防ぐ仕組みを導入すれば、信頼性の高い在庫データを維持できます。
さらに、クラウド在庫管理システムを活用すれば、スマホスキャンでリアルタイム入力や自動集計が可能になり、調査工数を大幅に削減できます。
正確さとスピードを両立した在庫調査体制を構築することで、日常の在庫管理も格段に効率化されます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
在庫調査を効率化するために在庫管理システムをお探しの方は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
