日々の業務に追われる中で、膨大な在庫を数えたり、探したりしなければいけない棚卸作業は、現場にとって大変な業務ではないでしょうか。
棚卸作業の効率化は、企業の生産性を高める上で欠かせません。
棚卸作業を効率化するための具体的な方法を、準備フェーズと実施フェーズに分けて解説します。
棚卸作業の効率化が重要な理由
棚卸作業は、在庫の正確性を保つために欠かせない業務です。
一方で、棚卸は「時間がかかる」「人手が足りない」「現場の負担が大きい」といった課題を抱えてる場合も少なくありません。
特に人手不足が深刻化するなかで、従来通りのやり方を続けていると、棚卸が現場の大きな負担となり、他の業務にまで悪影響を及ぼしかねません。
そのような中で、棚卸作業の効率化は、単に作業時間を短縮するだけではなく、企業にさまざまなメリットをもたらす取り組みです。
棚卸作業の効率化が重要な理由を解説します。
棚卸にかける時間と人件費を減らすため
棚卸は多くの場合、複数人で長時間にわたって実施される作業です。
そのため、作業時間が長引けば長引くほど、人件費も膨らんでいきます。
特に手作業中心の棚卸では、数え間違いや記録ミスが発生しやすく、再確認に時間を取られることも少なくありません。
棚卸作業の効率化は、必要な作業時間を最小限に抑え、結果として人件費の削減につながります。
棚卸のための業務停止期間を短くするため
棚卸作業中は在庫の動きを正確に把握するため、入出庫を停止する必要があります。
この業務停止期間が長引くと、顧客への出荷が遅れたり、製造ラインが止まったりして、事業活動に支障をきたす可能性があります。
棚卸作業を効率化し、通常業務の停止期間を可能な限り短縮することは、企業の売上を最大化するために不可欠です。
また、業務停止期間の短縮は、取引先からの信頼維持にもつながります。
現場従業員の疲弊を防ぐため
棚卸作業は肉体的にも精神的にも負担の大きい業務です。
膨大な数の在庫を数え、記録し、確認する作業は単調で疲労が蓄積しやすく、集中力の低下によるミスも発生しやすくなります。
このような環境では、従業員のモチベーションが低下し、最悪の場合は離職にもつながりかねません。
効率化によって作業負担の軽減は、従業員の健康を守り、働きやすい職場環境を構築するためにも重要な取り組みです。
棚卸作業を効率化する方法：準備フェーズ
棚卸作業を効率化する方法を、準備、実施の2つのフェーズに分けて見ていきましょう。
棚卸作業の効率化は、実施当日だけでなく事前準備の段階から始まります。
準備フェーズでの取り組みが、棚卸作業がスムーズに進むかを左右するといっても過言ではありません。
棚卸作業を効率化するための準備フェーズのポイントを解説します。
事前に不用品を整理・処分する
棚卸作業を効率化するための第一歩は、倉庫や保管場所の整理です。
長期間使用されていない不用品や廃棄予定の在庫などが保管されたままになっていると、それらも棚卸対象となり、無駄な作業が発生します。
棚卸前から計画的に不用品の整理・処分を進めることで、実際に数えるべき在庫を絞り込むことが可能です。
処分する際は、不用品の判断基準を明確にし、帳簿やシステムに適切に記録しましょう。
ロケーション管理を徹底する
どこに何があるかが明確になっていない状態での棚卸では、商品を探すことから始めなければなりません。
ものを探す時間は、効率化とは正反対の大きな無駄です。
日頃から、在庫に対して、どのエリア・棚・段にあるかを管理するロケーション管理を徹底しましょう。
ロケーションが整っていれば、担当者は迷うことなく次々とカウントを進められ、カウント漏れのリスクも抑えられます。
マニュアルを作成し作業者に周知する
棚卸作業に不慣れな従業員が参加する場合、作業の進め方がわからず時間がかかったり、ミスが発生したりする可能性があります。
棚卸マニュアルを作成し、事前に作業者へ周知することで、当日の作業をスムーズに進めることが可能です。
マニュアルには、作業の流れ、担当エリアの割り当て、数え方のルール、記録方法、トラブル発生時の対応などを具体的に記載しましょう。
写真や図を用いて視覚的にわかりやすくするのも効果的です。
数え方・記録方法を標準化する
同じ在庫でも、人によって数え方や記録方法が異なると、データの整合性が取れず、集計作業に時間がかかる原因です。
例えば、ケース単位で数えるのか、バラ単位で数えるのか、端数の扱いをどうするのかといった点を事前に統一しておく必要があります。
また、左上から右下へなど数を数える際の順序も標準化しておくと、数え残しや重複を防げます。
標準化されたルールは、棚卸マニュアルに明記し、全作業者に徹底させましょう。
棚卸作業を効率化する方法：実施フェーズ
棚卸作業を効率化する準備が整ったら、いよいよ棚卸本番です。
実施フェーズでは、いかにミスを未然に防ぎ、手戻りをなくすかが効率化の鍵となります。
棚卸作業を効率化するための実施フェーズのポイントを解説します。
現品票・棚札を活用して重複や漏れを防ぐ
複数の担当者が作業を行う広い倉庫では、重複カウントやカウント漏れのミスが起こりがちです。
このようなミスを視覚的に防ぐために、現品票や棚札を有効活用しましょう。
現品票とは、棚卸が完了した在庫に貼り付ける目印のことで、棚札は棚や保管場所に貼る札のことです。
棚卸を完了したエリアや在庫に目印を付けることで、どこまで作業が進んだか一目で分かり、重複カウントやカウント漏れを防げます。
棚卸中のモノの動きを止める
正確な棚卸を行うためには、作業中の在庫の動きを停止させることが重要です。
棚卸作業中に入庫や出庫が続いていると、数えた時点と記録した時点で在庫数が変わってしまい、正確な在庫把握ができません。
そのため、棚卸期間中は原則として入出庫作業を停止し、どうしても必要な場合は別管理にするなどのルールを設けます。
棚卸前に取引先や関連部署に通知し、棚卸日時を共有することで、業務停止による影響を最小限に抑えるようにしましょう。
循環棚卸で一斉棚卸の負担を分散する
年に1回や半年に1回、全業務を止めてすべての在庫を一斉に数える一斉棚卸は、準備も実施も大掛かりになり、負担が集中します。
この負担を分散させる手法として、循環棚卸があります。
循環棚卸とは、エリアや品目ごとに日程を分け、日々の業務の中で少しずつ計画的に棚卸を行っていく方法です。
一斉棚卸に比べて、業務停止の影響を抑えやすく、在庫精度も高く維持しやすいという特徴があります。
ITツールを活用して手作業を減らす
ここまで紹介した方法は運用面での工夫でしたが、作業の根本的な効率化を目指すなら、ITツールの活用が最も効果的です。
紙のリストとペンを持って目視で数えて手書きで記入し、後でパソコンに入力し直すというアナログなフローは、時間がかかる上に転記ミスが避けられません。
例えば、スマートフォンを活用すれば、その場で数量を入力するだけで、現場ですぐにデータ登録が可能です。
手書きやPCへの転記の手間がなくなるだけでなく、システムが在庫のズレを自動計算してくれるため、原因究明も迅速に行えます。
棚卸作業の効率化に役立つITツール
ITツールの導入により、棚卸作業にかかる時間と労力を大きく削減可能です。
しかし、一口にITツールと言ってもさまざまな種類があり、自社の規模や扱う商材によって最適なものは異なります。
棚卸作業の効率化に役立つツールを紹介します。
在庫管理システム
在庫管理システムは、入庫・出庫・在庫移動などの在庫の動きをリアルタイムで記録し、常に正確な在庫数を把握できるシステムです。
多くの在庫管理システムには棚卸機能が搭載されており、棚卸データの入力から差異分析、在庫調整まで一連の作業をシステム上で完結できます。
また、過去の棚卸データの蓄積・分析により、在庫差異が発生しやすい商品や場所を特定し、根本的な改善につなげることも可能です。
バーコードリーダー・ハンディターミナル
バーコードリーダー・ハンディターミナルは、商品や棚に貼られたバーコードを読み取るための専用端末です。
バーコード読み取りは手入力に比べて入力速度が圧倒的に速く、入力ミスもほぼゼロになります。
最近では、スマートフォンをハンディターミナルの代わりとして使えるアプリも増えており、導入のハードルは下がっています。
「ピッ」と読み取って数量を入力するだけで完了するため、テンポよく作業が進み、作業の効率化が可能です。
IoT重量計
IoT重量計は、ものを載せるだけで、その重さから自動的に個数を計算し、データを送信してくれる機器です。
例えば、ネジやボルトのような細かい部品や、液体のように個数で数えるのが難しい商材の管理に威力を発揮します。
これにより、手作業で1つずつ数える必要がなくなるため、棚卸作業時間の大幅な短縮が可能です。
導入コストはかかりますが、数える手間がゼロになるため、究極の効率化ツールといえるでしょう。
RFIDタグ
RFIDは、電波を使ってICタグの情報を非接触で読み取る技術です。
バーコードと異なり、1つずつスキャンする必要がなく、複数のタグを同時に一括で読み取れます。
そのため、例えばRFIDタグが付いた商品が入った段ボール箱をRFIDリーダーの近くに置くだけで、箱の中身すべてをカウントすることが可能です。
タグの単価はバーコードに比べて高価ですが、圧倒的な時短効果と省人化を実現できます。
棚卸作業の効率化にzaico
棚卸作業の効率化は、事前準備の徹底や作業実施時の工夫、ITツールの活用によって実現できます。
まずは、不用品の整理やロケーション管理などの足元の準備から始め、自社の課題に合った運用ルールの見直しを進めてみましょう。
さらに作業プロセスの根本的な効率化を図るなら、ITツールの活用が有効です。
棚卸作業の効率化を本格的に進めたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、棚卸の現場でスマートフォンを使って簡単にバーコードやQRコードを読み取り、リアルタイムに登録できるシステムです。
帳簿との差異が自動で計算されるので、面倒な集計や手計算の必要はありません。
棚卸作業の効率化を在庫管理システムの利用でお考えであれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
