飲食店や宿泊業、食品製造業などでは、食材の在庫管理は経営の要となります。
賞味期限切れによる食品ロスや発注漏れによる欠品、アナログな管理による時間のロスなど、課題を抱えているケースも少なくはないかもしれません。
そんなときに役立つのが、食材管理アプリです。
食材管理アプリの主な機能から、食材管理アプリのメリット・デメリット、食材管理アプリの選び方をわかりやすく解説します。
食材管理アプリとは
食材管理アプリとは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を用いて、食材の入庫・出庫・在庫数・賞味期限などの情報を記録・管理するシステムのことです。
従来の食品の在庫管理といえば、紙の台帳に手書きで記入したり、閉店後にパソコンでエクセルに入力したりする方法が一般的でした。
食材管理アプリを導入すれば、データはクラウド上に保存され、いつでもどこでも最新の在庫状況を登録・確認できるようになります。
また、単なる数の管理にとどまらず、バーコード読み取りによる効率的な入力や、期限管理のアラート機能などによって、食材管理の質を向上させることも可能です。
食材管理アプリの主な機能
食材管理アプリには、食材の在庫管理を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。
食材管理アプリの代表的な機能を紹介します。
入出庫・在庫数のリアルタイム管理
食材管理アプリの基本機能として、食材の入庫・出庫を記録し、現在の在庫数をリアルタイムで把握できる機能が代表的です。
食材を受け入れたときに入庫登録を行い、使用したときに出庫登録することで、システム上で自動的に在庫数が計算されます。
クラウド型のアプリであれば、複数の端末から同時にアクセスしても最新の在庫状況が即座に反映されるため、担当者間での情報共有がスムーズです。
賞味期限・消費期限の自動アラート
食材管理において特に重要なのが、賞味期限・消費期限の管理です。
食材管理アプリでは、各食材の期限を登録しておくことで、期限が近づいた食材に対して自動的にアラート通知を行います。
これにより、期限切れが近い食材を優先的に使用するオペレーションを組むことが可能です。
バーコード・QRコードによる食材登録
多くの食材管理アプリには、バーコードやQRコードを読み取って食材を登録する機能が備わっています。
市販の調味料や加工食品などに付いているJANコードをカメラで読み取るだけで、マスタデータを呼び出し、入出庫処理や棚卸しを行うことが可能です。
また、バーコードが付いていない食材には、独自のQRコードを発行して容器や棚に貼付し管理できるアプリもあります。
発注点・適正在庫の管理
多くの食材管理アプリでは、各食材に発注点や適正在庫数の設定が可能です。
日々の入出庫入力によって、在庫数が設定した発注点を下回ると、発注推奨リストとして表示したり、担当者に通知が届いたりします。
また、過去の消費データを分析して、発注点のベースとなる適正在庫を算出することも可能です。
食材管理アプリのメリット
ここまで見てきたような機能を活用することで、食材管理の現場にはどのような変化がもたらされるのでしょうか。
食材管理アプリの導入によって得られるメリットを解説します。
食品ロス削減によるコスト削減
食材管理アプリの大きなメリットの1つが、期限切れによる廃棄（食品ロス）を減らせることです。
賞味期限・消費期限のアラート機能により、冷蔵庫の奥で食材が眠ったまま期限切れになる事態を防げます。
アプリによって見えない在庫をなくし、必要な分だけを適切に管理すれば、仕入れコストの適正化にもつながるでしょう。
発注点アラートによる発注漏れ防止
在庫が一定数を下回ると自動的にアラート通知されるため、「発注を忘れてメニューが出せない」という致命的なミスを防げます。
従来の目視確認や記憶に頼った発注では、担当者の負担が大きく、見落としによる欠品が発生しやすい状況でした。
食材管理アプリでは、システムが自動的に在庫水準を監視し、適切なタイミングで通知してくれるため、安定した食材供給が実現します。
手書き・エクセル管理からの脱却による業務効率化
手書きの在庫台帳やエクセルでの管理から食材管理アプリに移行することで、業務効率の向上が可能です。
手書きの場合、記入ミスや転記ミスが発生しやすく、また台帳の保管場所でしか確認できないという制約があります。
エクセルも同時編集によるデータの競合や、最新版がどれか分からなくなるなどの問題が起こりがちです。
食材管理アプリであれば、入力した情報が即座にクラウド上で更新され、全員が常に最新のデータにアクセスできます。
現場でスマートフォンで利用できる
スマートフォンやタブレットで場所を選ばずに食材管理ができる機動性も、アプリならではの利点です。
冷凍庫や倉庫、複数の保管場所を行き来する現場でも、入力のためにPCの前に戻る必要はありません。
食材の目の前で、片手のスマートフォンを使ってサクサクと入出庫入力や在庫確認が行えます。
これにより、動線が効率化され、現場の負担も軽減されるでしょう。
食材管理アプリのデメリット
食材管理アプリには多くのメリットがある一方で、導入にあたって理解しておくべき注意点もあります。
導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないように理解しておくべき、食材管理アプリのデメリットも見ていきましょう。
導入・運用にコストがかかる
紙やエクセルでの管理には追加コストがほとんどかかりませんが、食材管理アプリを導入する場合には、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。
無料プランを提供しているアプリもありますが、機能制限や利用ユーザー数に制限があることが多いため、本格的な利用には費用がかかります。
導入にあたっては、削減できる人件費や廃棄ロスの金額と、アプリのコストを比較し、十分な投資効果が見込めるかを試算することが重要です。
食材登録や初期設定に手間がかかる
運用を開始するにあたり、現在扱っている食材の名称や規格、単価、発注点などをシステムに登録する初期設定作業が必要です。
特に食材数が多い場合、この初期設定作業に相応の時間と労力がかかります。
しかし、準備を怠るとせっかくのアプリも十分に機能しないため、事前の準備期間を設ける必要があります。
アプリにエクセルやCSVのインポート機能があると、既存のデータの活用が可能です。
現場スタッフへの教育とオペレーション変更が必要
食材管理アプリを導入しても、現場スタッフが使いこなせなければ効果は得られません。
手書きやエクセルでの管理に慣れているスタッフにとっては、新しいシステムへの移行に抵抗感を持つこともあります。
新しい運用を定着させるまでには、丁寧な説明とトレーニングが必要です。
運用が軌道に乗るまでは管理者の負担が一時的に増えることを覚悟しておきましょう。
通信環境への依存とシステム障害のリスクがある
クラウド型の食材管理アプリは、インターネット接続が前提となるため、通信環境が不安定な場所では利用に支障が出る可能性があります。
特に地下の倉庫や電波の届きにくい冷蔵・冷凍庫内などでは、スムーズに操作できないことも珍しくありません。
また、サービス提供会社側のシステム障害やメンテナンス時には、一時的にアプリが利用できなくなるリスクもあります。
オフラインでの対応策や、緊急時のフローを定めておくことが重要です。
食材管理アプリを選ぶときのポイント
世の中には多くのアプリが存在しますが、自社に最適なものを選ぶにはどうすればよいのでしょうか。
食材管理アプリ選びに失敗しないためのポイントを解説します。
自社の食材管理フローに合っているか
食材管理アプリは多機能であれば良いというわけではありません。
自社の業態や管理フローに合致した機能が提供されているかが最も重要です。
例えば、小規模なレストランであれば、複雑な発注連携機能よりも、シンプルに入出庫だけが見えるアプリの方が使いやすいかもしれません。
セントラルキッチンから複数店舗へ食材を配送する業態であれば、拠点間の在庫移動に対応したアプリが必要です。
無料トライアル期間を活用して、実際の業務で試してみることで、自社の運用に合っているかを見極めましょう。
現場スタッフが直感的に使える操作性か
どれだけ高機能なアプリでも、現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。
特に、調理や仕込みで忙しい時間帯にも素早く操作できる直感的なインターフェースが求められます。
画面遷移が複雑すぎないか、ボタンやアイコンが見やすいか、入力項目が必要最小限に絞られているかといった点をチェックしましょう。
無料トライアル中に現場スタッフに触ってもらい、毎日続けられそうかという感想を聞くことを強くおすすめします。
導入時や運用後のサポート体制は充実しているか
食材管理アプリの導入時には、初期設定や食材登録、スタッフ教育など多くの慣れない作業が発生します。
また、運用開始後も操作方法に関する質問やトラブルが発生することもあるでしょう。
そうしたときに相談できるサポート体制が充実しているかどうかは重要な選定基準です。
導入支援サービスの有無、問い合わせ方法(電話、メール、チャットなど)、サポート対応時間、マニュアルや動画などの教育コンテンツの充実度を確認しましょう。
また、定期的なバージョンアップや機能追加が行われているか、ユーザーからのフィードバックが製品改善に反映されているかといった点も、長期的な利用を考える上で重要です。
食材管理アプリとしてもzaico
食材管理アプリは、食品ロス削減や業務効率化、発注精度の向上など多くのメリットがあります。
自社の業務フローに合致し、現場スタッフが使いやすく、充実したサポートを受けられるアプリを選ぶことが成功の鍵です。
食材の在庫管理に適したアプリをお探しなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは直感的で誰でも使いやすい操作性に定評があり、ITに不慣れなスタッフでも抵抗なく使い始めることが可能です。
食材の写真も登録できるため、似たようなパッケージの調味料や、名称だけでは判別しにくい食材も、画像を見ながら管理できミスを減らせます。
食材管理アプリとして在庫管理システムの利用をお考えの方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
