現在でも多くの企業で利用されているFAXは、受発注や申請書など重要な文書のやり取りに活用されています。
しかし、FAXで受け取った文書は紙のまま保存されることが多く、情報をシステムに取り込むために手入力作業が発生するのが大きな課題でした。
こうした手間を解消する手段として注目されているのがFAX OCRです。
FAX OCRを導入すれば、FAX受信からデータ化までを自動で行え、業務効率化やペーパーレス化を実現できます。
FAX OCRの仕組みやメリット、FAX OCRの活用シーン、FAX OCRの導入時の注意点について詳しく解説します。
FAX OCRとは
FAX OCRとは、FAXで受信した文書をOCR技術によってデータ化し、システムに取り込む仕組みのことです。
OCRとは、Optical Character Recognitionの略で光学式文字認識と呼ばれる技術です。
これにより、従来は紙のFAXを見ながら手入力していた作業を自動化でき、業務効率を大きく改善できます。
FAXが完全に廃れない背景には、取引先や業界によっては依然として紙による注文や申請が主流である現実があります。
FAX OCRは「紙で受け取らざるを得ないがデータとして活用したい」という企業ニーズに応えるソリューションです。
FAX OCRとは：FAX OCRの仕組み
FAX OCRはどのような仕組みになっているのでしょうか。
FAX OCRの仕組みを解説します。
FAX受信からデータ変換までの流れ
まず、FAXで受信した文書はデジタルデータとして取り込まれます。
従来のFAX機からクラウドFAXやサーバーに直接データを送信し、その画像データをOCRが解析します。
OCRは文字や数字を認識し、テキストデータとして変換します。
変換後はCSVやExcel形式で出力でき、基幹システムや受発注システムに取り込めるようになります。
OCRの役割
OCRはFAX OCRの中核を担う技術です。
OCRによって紙の文字情報を読み取り、デジタルデータに変換することで、検索可能なテキストやデータベース化が可能になります。
最近ではAI OCRの普及により、従来は読み取りが難しかった手書き文字や表形式のデータも高精度で認識できるようになりました。
これにより、FAX OCRの活用範囲は格段に広がっています。
クラウドやシステムとの連携
FAX OCRで変換されたデータは、クラウドや既存の業務システムと連携させることで真価を発揮します。
例えば、受発注システムに自動で反映させれば、注文入力作業を大幅に削減できます。
また、クラウドに保存すれば複数の拠点から同じ情報にアクセスでき、ペーパーレス化や情報共有のスピード向上につながります。
FAX OCRとは：FAX OCRを導入するメリット
FAX OCRを導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
FAX OCRを導入するメリットを解説します。
手入力作業の削減と効率化
従来はFAXで届いた注文書や申請書を担当者が一枚一枚手入力していました。
FAX OCRを導入すれば、この手入力作業を大幅に削減でき、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。
入力ミスの防止とデータ精度向上
人手による入力はどうしてもミスが発生します。
FAX OCRで自動化することで、数字の誤入力や桁抜けなどの人為的なミスを防止でき、データの精度が向上します。
AI OCRを用いれば、手書きの注文書でも高い精度で読み取ることが可能です。
文書管理の省スペース化とペーパーレス化
紙のFAXをファイリングして保管していると、膨大な書類がオフィスを圧迫します。
FAX OCRを使えばデータとして保存できるため、紙を保管する必要がなくなり、オフィスの省スペース化に貢献します。
さらに検索も容易になり、過去の注文や申請書を瞬時に確認できるようになります。
受発注業務や顧客対応のスピード改善
FAX OCRによってデータ化が自動で行われるため、受発注システムへの入力が早くなり、顧客対応のスピードも向上します。
注文内容を即時にシステムに反映できるため、納期調整や在庫確認もスムーズになります。
結果として、顧客満足度の向上にもつながります。
FAX OCRとは：FAX OCRの活用シーン
FAX OCRは実際にどのような場面で利用されているのでしょうか。
FAX OCRの活用シーンを紹介します。
製造業の受発注業務
製造業では、取引先からFAXで送られてくる注文書が今も多く存在します。
FAX OCRを導入すれば、注文内容を自動的にシステムに反映でき、入力作業の負担を軽減できます。
これにより、受注から生産計画への反映までのリードタイムを短縮できます。
卸売・小売業の注文管理
小売業や卸売業でもFAX注文は根強く残っています。
FAX OCRを使えば、発注内容を迅速にデータ化して在庫システムに連携できるため、欠品防止や発注処理の効率化が可能になります。
特に多店舗展開している企業では効果が大きいです。
医療機関での依頼書や申請書処理
医療現場では、検査依頼書や薬品の発注書がFAXでやり取りされるケースが多くあります。
FAX OCRを利用すれば、依頼内容を自動的に電子データ化でき、ミス防止と業務効率化に直結します。
さらに電子カルテや医療システムと連携させれば、現場の負担を大幅に軽減できます。
行政や金融機関での書類対応
行政機関や金融機関では申請書や取引関連の書類をFAXで受け取るケースが残っています。
FAX OCRを導入することで、膨大な書類処理を効率化でき、ペーパーレス化や業務の迅速化を進められます。
FAX OCRとは：FAX OCR導入の注意点
FAX OCRを導入する際に気を付けるべきことはなんでしょうか。
FAX OCR導入の注意点を解説します。
OCR精度と手修正の必要性
OCRは万能ではなく、文字のかすれや手書きの癖などで正しく認識されない場合があります。
そのため、完全自動化を目指すのではなく、一定の確認や手修正が必要になる点を理解しておく必要があります。
システム連携や運用体制の整備
FAX OCRを導入しても、既存システムとの連携が整っていなければ効果を最大限に発揮できません。
導入前に基幹システムや受発注システムとの接続方法を確認し、運用体制を整備することが重要です。
導入コストとROIの検討
FAX OCRの導入には初期費用や運用コストがかかります。
そのため、どれだけの工数削減や効率化が実現できるのかを数値化し、投資対効果を検討することが必要です。
セキュリティや個人情報保護への対応
FAXには顧客情報や契約情報など機密性の高い情報が含まれます。
FAX OCRを導入する際は、データの取り扱いに十分注意し、セキュリティ対策や個人情報保護のルールを徹底する必要があります。
FAX OCRと在庫管理システムを組み合わせた業務効率化
FAX OCRは、紙で受信することが多いFAX文書を自動的にデータ化し、業務効率化やペーパーレス化を実現する有効な仕組みです。
特に受発注業務や書類処理においては、手入力作業の削減、入力ミス防止、データ精度の向上など多くのメリットがあります。
一方で、OCR精度の限界やシステム連携、セキュリティ面など注意すべき点も存在します。
これらを踏まえて導入を検討すれば、FAX OCRは企業の業務改革に大きな力を発揮するでしょう。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
また、注文書をOCRして受注情報の入力を自動化することが可能です。
定型的な入力フォームを提供し、取引先・商品マスタ情報を利用することで入力のミスを低減し、入力した受注情報の情報を検索・閲覧できるようになります。
OCR結果を商品マスタとマッチングさせ、さらにマッチング結果を学習して次回のOCRに利用可能なため、自動化の割合を増やせることも可能です。
zaicoと連携することで、対応する商品の在庫数がzaico受注管理の画面でわかるため、業務効率につながります。
FAX OCRと在庫管理システムを組み合わせた業務効率化を検討している方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
