エクセルを使った在庫管理は手軽に始められるため、多くの企業や個人事業主が採用している方法です。
初期費用をかけずに運用できる点は大きなメリットですが、在庫が増えたり操作する人数が多くなったりすると、エクセルでは管理が難しくなる場面もあります。
在庫管理をスムーズに行うには、エクセルの特徴を理解し、正しい使い方と運用のコツを押さえることが重要です。
在庫管理をエクセルで簡単に行う方法をわかりやすく解説します。
在庫管理はエクセルで簡単にできる？
エクセルを使えば誰でも簡単に在庫管理を始めることができます。
テンプレートを用意すれば、商品名や数量を入力するだけで管理表が完成するため、小規模な現場であれば十分に運用可能です。
しかし、エクセルには同時編集ができない、データが壊れやすいなどの制約があるため、在庫の種類が増えたりスタッフが増えたりすると、管理が難しくなることがあります。
エクセルが適している環境と、エクセルでは難しい状況を理解することが大切です。
在庫管理をエクセルで簡単にする場合の特徴
簡単にエクセルで在庫管理をするにはどうすれば良いのでしょうか。
在庫管理をエクセルで簡単にする場合の特徴を解説します。
コストをかけずに始められる
エクセルはすでにPCに入っているケースが多く、新たな費用をかけずに在庫管理を始められます。
少ない商品数であれば、必要項目を入力するだけで運用できるため導入のハードルが低い点が魅力です。
インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されており、自社に合ったひな形をダウンロードするだけで、ゼロから表を作る手間なくすぐに管理を開始できます。
また、多くの従業員にとって使い慣れたツールであるため、専用システムのように新たな操作方法を教育する時間やコストを省ける点も大きなメリットです。
自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできる
エクセルは自由度が高く、列の追加やレイアウトの変更を簡単に行えます。
業種ごとに求める情報が異なる場合でも、エクセルなら柔軟にカスタマイズできるため、自社に合った管理表を作りやすいです。
簡単な計算式（関数）を組み込むだけで、入出庫の数値を入力すると在庫数が自動計算されるように設定でき、手計算によるケアレスミスを減らせます。
また、「在庫数が〇個以下になったらセルを赤くする」といった条件付き書式を活用すれば、発注点を視覚的に知らせるアラート機能も手軽に実装可能です。
ファイル共有の手間を考慮する必要がある
エクセルは複数名で同時に編集することが難しいため、メールでファイルを送る、共有フォルダに保存するなど、管理に手間がかかります。
共有手順が統一されていない場合は、どのファイルが最新かわからなくなるリスクがあります。
そのため、「編集時間を担当者ごとに分ける」「ファイル名に更新日時を入れる」といった簡単なルールを決めることで、混乱を避けて運用することが可能です。
また、スプレッドシートなどを活用してクラウド上で共有・同時編集する手法も普及しており、工夫次第でスムーズな連携が実現できます。
入力ミスや二重管理のリスクがある
手入力を中心に運用するため、入力漏れや入力ミスが発生しやすくなります。
さらに、複数のスタッフが同じファイルを扱うと上書きによるデータ消失や二重管理が起こり、在庫数のズレにつながります。
しかし、入力方式を「プルダウン選択」に制限したり、計算式の入ったセルに「保護」をかけたりすることで、人為的なミスは大幅に減らすことが可能です。
また、原本となる「マスターファイル」を決めて定期的にバックアップを取るなどの運用ルールを徹底すれば、安全かつ正確にデータを維持できます。
在庫管理をエクセルで簡単にするための基本項目
在庫管理をエクセルでする場合、どのような項目を扱うべきでしょうか。
在庫管理をエクセルで簡単にするための基本項目を解説します。
商品名・品番・カテゴリ
商品の特定を明確にするために、商品名だけではなく品番も入力します。
カテゴリを設定しておくと、商品が多い現場でも絞り込みや分類がしやすくなり、管理効率が上がります。
在庫数・単位
在庫数は正確に記録する必要があり、単位も合わせて入力すると管理の精度が高まります。
箱単位なのか個数なのかを区別して記録し、数量の誤認を防ぎます。
入庫・出庫の履歴
どのタイミングで在庫が増減したのかを把握できるように、入庫と出庫の履歴を残しておきます。
履歴を残しておくことで、在庫差異が発生した際の原因調査が行いやすくなります。
在庫更新日などの管理項目
最終更新日を入力しておけば、古いデータを使っていないかを確認できます。
更新日が古いと情報が最新ではない可能性があり、誤った数量で判断してしまう危険があります。
在庫管理をエクセルで簡単にするポイント
在庫管理をエクセルで行う場合のポイントは何でしょうか。
在庫管理をエクセルで簡単にするポイントを解説します。
関数を使って在庫数を自動計算する
エクセルの関数を活用すると、在庫数の自動計算ができ、計算ミスを防げます。
入庫数と出庫数を入力するだけで残数を自動で計算できるように設定すると、管理の手間が減ります。
具体的には、「前日在庫 + 入庫 – 出庫 = 当日在庫」といったシンプルな計算式をセルに入れるだけで、誰でも簡単にこの仕組みを作れます。
これにより、電卓で計算する作業そのものがなくなり、数字を入力した瞬間に最新の在庫数が表示されるため、業務スピードが格段に向上します。
入力項目のルールを統一する
現場のスタッフ全員が同じ形式で入力するようルールを統一すると、データの乱れを防げます。
入力欄をドロップダウンにしたり、数字以外を入れられないようにするなどの工夫が効果的です。
半角・全角の違いや「個・pcs」といった単位の表記揺れがなくなれば、フィルタ機能やピボットテーブルを使った正確な集計が一瞬で行えるようになります。
後からデータを手作業で修正する手間がなくなるため、必要な商品をすぐに検索・確認でき、「使える在庫管理表」として活用度が大きく向上します。
シートを分けて入出庫履歴を管理する
在庫一覧と履歴をひとつのシートにまとめると見づらくなるため、入庫履歴・出庫履歴を別シートに分けると整理しやすくなります。
履歴が分かれていると差異の確認もスムーズです。
例えば、「在庫一覧」シートには現在庫のみを表示し、SUMIF関数を使って「入出庫履歴」シートから自動的に数値を集計させれば、入力と確認の画面がすっきり分かれます。
これにより、日々の入力作業は履歴シートに追記するだけで済み、管理者が見る一覧表は常に最新かつ見やすい状態を保つことができます。
条件付き書式で在庫アラートを出す
在庫数が一定以下になったときに色を変えるなど、条件付き書式を使うと欠品予防に役立ちます。
視覚的に状態を把握しやすくなるため、管理が簡単になります。
例えば、「在庫が安全在庫数を下回ったらセルを赤くする」という設定をしておけば、膨大なデータの中から発注が必要な商品を一瞬で見つけ出すことができます。
これにより、数字を目で追って確認する必要がなくなり、発注漏れを自動的に防ぎながら、担当者の負担を大幅に減らすことができます。
在庫管理をエクセルで簡単にするための工夫
在庫管理をエクセルで簡単にするためにはどのような工夫をすれば良いのでしょうか。
在庫管理をエクセルで簡単にするための工夫を紹介します。
複数名での同時編集トラブルを避ける
エクセルは同時編集に弱いため、複数名が同じファイルを扱う環境では競合が発生しやすくなります。
ファイルの利用ルールを決めるか、一時的に別ファイルで管理する運用が必要になります。
一方で、ファイルをOneDriveなどのクラウド上に保存すれば、エクセルの「共同編集機能」が使え、複数人が同時に書き込むことが可能になります。
この機能を活用することで、「誰かが開いていて入力できない」という待ち時間がゼロになり、チーム全体でストレスなくスムーズに在庫更新を行えます。
古いファイルの上書きによるデータ消失を防ぐ
バックアップを定期的に作成し、日付入りでファイルを保存する運用を行うとデータ消失を防げます。
特にクラウド上で扱う場合は保存のタイミングにも注意が必要です。
また、エクセルの標準機能である「バージョンの履歴」や自動保存を活用すれば、万が一上書きしてしまっても、過去の時点まで遡ってデータを復元できます。
この機能を知っておくだけで、手動でバックアップファイルを管理する手間が省け、安心して日々の更新作業に集中できるようになります。
棚卸し時にエクセルと現物の差異を減らす
棚卸しの際には現物とエクセルの在庫数が一致しているかの確認が必要です。
入力ミスが多い運用では差異が発生しやすいため、棚卸しの直前には入出庫履歴を見直すことが大切です。
さらに、エクセルの「並べ替え機能」を使ってリストを棚の並び順（ロケーション順）に出力しておけば、現場での移動ロスや見落としを物理的に防げます。
棚卸後も、実数さえ入力すればエクセルが自動で差異計算を行ってくれるため、電卓を叩く必要がなく、集計作業が劇的に楽になります。
在庫管理がエクセルで簡単にできないなら在庫管理システム
在庫管理はエクセルでも可能ですが、在庫管理システムを使うとより簡単に在庫管理することができます。
在庫管理がエクセルで簡単にできないなら在庫管理システムが良い理由を解説します。
スマホで入庫・出庫ができる
在庫管理システムを使うと、スマホでバーコードを読み取りながら入庫や出庫の登録ができます。
手入力がなくなるため、作業スピードが向上し、入力ミスが大幅に減ります。
エクセルでは「現場でメモを取り、事務所に戻ってPCに入力する」という二度手間が発生しがちですが、システムならその場で完結し、在庫情報が瞬時に更新されます。
PCのない倉庫の奥でも作業ができるため、場所や時間を問わず、誰でも直感的に正確な管理が可能になります。
データがリアルタイムで同期される
エクセルと違い、システムでは複数名が同時に作業してもデータがリアルタイムで同期されます。
常に最新の在庫数を確認でき、在庫ズレの発生を防げます。
営業担当が商談中にその場で正確な在庫を回答できるなど、部門を超えた情報共有が瞬時に行えるため、販売機会を逃しません。
また、「誰かがファイルを開いていて入力できない」といった待ち時間やストレスからも解放され、チーム全体が止まることなくスムーズに業務を進められます。
棚卸しが自動化されて作業負担が減る
棚卸し機能を搭載したシステムなら、スマホで数えるだけで棚卸しデータが自動集計されます。
エクセルでは集計作業に多くの時間がかかりますが、システムなら作業時間を大幅に短縮できます。
さらに、紙のリストに書いた数字を後からPCに打ち込む「転記作業」が一切なくなるため、入力ミスや疲れによるケアレスミスを根本から防げます。
また、スキャンした瞬間に帳簿在庫とのズレがその場で分かるため、数え直しや原因調査もスムーズに行え、棚卸完了までの時間を劇的に短縮することが可能です。
バーコードや写真管理ができる
バーコード管理や写真管理に対応しているシステムでは、商品を探す手間が減り、誤出庫も防げます。
画像付きの在庫は視認性が高く、スタッフ間で情報共有しやすくなります。
エクセルに画像を貼り付けるとファイルが重くなり動作が遅くなりがちですが、システムなら容量を気にせず写真を登録でき、検索もスムーズです。
品番だけでは区別がつきにくい類似商品も、スキャン時に画像が表示されることで直感的に照合でき、新人スタッフでもピッキングミスを確実に防げます。
エクセルより簡単に管理できる在庫管理システムをお探しならzaico
エクセルを使った在庫管理は手軽に始められ、少ない商品や物品を扱う現場では十分に運用できます。
しかし、複数名での作業や商品数が増える環境では、エクセル管理に限界が出てきます。
在庫管理をより簡単に正確に行いたい場合は、エクセルの工夫と併せて在庫管理システムの導入を検討することで、業務の負担を大きく減らすことができます。
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