どのような業種でも、整理整頓された環境は業務効率を上げるポイントです。
ものが溢れていたりどこに何がおかれているのか分からなかったりする状況は、業務効率を下げるだけではなく、紛失や盗難などの問題に発展してしまいます。
きれいな環境に整えるためには整理整頓が必須であり、整理整頓には5Sのポイントが重要といわれることも多いです。
整理整頓の5Sとはどのようなものなのか、さらに5Sを意識した整理整頓のメリットやポイントを確認していきましょう。
整理整頓に必要な5Sとは？
5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけのそれぞれの頭文字をとったものです。
整理整頓に必要な5Sとはそれぞれどういうものなのか確認していきましょう。
整理
5Sにおける整理とは、必要なものと不要なものを区別することを指します。
会社にある備品の中には、不要なものも多いでしょう。
例えば、すでに期限切れとなっているものや、プリンターに合わないインクなど、今後使うことが予想されないものについては処分してしまうのが良いです。
綺麗な環境を整えるためには、まずは何が必要なのか見極めることが求められます。
整頓
今後必要なものを、正しい場所に置くことを整頓といいます。
たとえば、プリンターの付近には印刷に必要なインクやコピー用紙を置いたり、避難時に使う懐中電灯を気づきやすい場所に置いたりなど、非常事態のことも考えた整頓が大切です。
整理をしていても整頓されていなければ、環境は整っていません。
必要なものだとしても、適切な場所に置くように整頓を徹底させましょう。
清掃
掃除をすることを清掃といいますが、掃除をする以外にも、いつでも同じような状態で使えるようにすることも清掃と言います。
なぜなら、汚い状態で保管していると、使うタイミングのときに使えずに業務が遅れたりなどの問題に発展してしまうからです。
清掃には、いつでも使えるように点検することもふくまれているので、定期的にメンテナンスするようにしましょう。
清潔
整理、整頓、清掃の3つをこなしたうえで、つねにきれいな状態に保つことを清潔といいます。
いつでも使えるように清潔な状態を保つことは、業務をする上で大切なことです。
いざ使うタイミングのときに使えない状態だと、まず綺麗な状態にすることから始めなければならず、時間の無駄になるでしょう。
無駄な業務が発生することのないように、常に清潔な状態を保つことが大切です。
しつけ
常に清潔な状態を保つためには、従業員それぞれが整理整頓を意識することが大切です。
このように、職場における物品などの整理整頓を意識させたり、使用ルールを決めることをしつけといいます。
物品だけではなく、デスクの上をキレイにしたり、社内をきれいな状態に保ったりなど、さまざまな清掃を意識しましょう。
綺麗な状態の場所で仕事を行えば、業務効率も高まりますし、緊急事態のときなどもすぐに避難できたり、使いたいものを見つけることもできます。
整理整頓に5Sを意識すると良い理由
会社内で整理整頓をしたい場合は、5Sを意識した方が良いかもしれません。
整理整頓に5Sを意識すると良い理由を確認していきましょう。
紛失の防止に繋がるから
ものが大量にあるとどこに何を置いていたのか分からなくなることも多く、紛失が多発してしまいます。
しかし、5Sを意識した整理整頓をしておけば、従業員にルールが浸透するので常に清潔な状態を保つことができるでしょう。
5Sを意識することで紛失を未然に防ぐことが可能です。
備品や在庫の管理を効率化できるから
5Sを意識して整理整頓しておけば、備品や在庫の管理の効率化が期待できます。
在庫管理は在庫数を数えたり、在庫の状態を確認する作業です。
しかし、汚い状態だったりどこに何があるのか分からない状態での在庫管理は、無駄な時間が発生してしまう可能性が高く、正確な在庫管理を行うことができません。
5Sを意識した在庫管理を徹底すれば、従業員に整理整頓のルールが周知されており、在庫を常に清潔な状態に保つことができるので、効率よく在庫管理を進めることができるでしょう。
業務効率の向上につながるから
5Sは在庫管理だけではなく、職場の状態をきれいに保つことにも使われます。
たとえば、デスク周りをキレイにたもつことにも5Sは適用されるので、普段の業務における効率も上げることができるでしょう。
デスク周りなどが汚いと、業務を行いにくく効率が下がってしまい大変です。
綺麗な状態であれば業務も進めやすく、業務効率の向上が期待できます。
無駄な経費の削減につながるから
整理整頓をしようと思っても、どうやって行えば良いのか分からない人も多いかもしれません。
分からないまま進めてしまうと、無駄な人的コストや金銭的コストが発生してしまいます。
しかし、5Sを知っていれば、どのように整理整頓をすれば良いか分かるはずです。
5Sは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの5種類から成り立っているもので、どれか一つでも欠けていると環境の整備にはなりません。
とくに、しつけは清潔状態を維持するためには必要なポイントなので、5Sを意識して整理整頓を行えば、無駄な出費をせずに整理整頓することができるでしょう。
5Sを意識した整理整頓を実現するポイント
5Sを意識した整理整頓を実現したい場合、どのようなことを意識して行えばいいのでしょうか。
5Sを意識した整理整頓を実現するポイントについて確認していきましょう。
アナログな管理や方法をやめる
まずは、アナログで管理することをやめましょう。
たとえば、在庫管理など常に整理整頓が必要とされる作業については、アナログで行っていると管理が煩雑になってしまいます。
どこになにがあるのか分かりにくくなったり、管理表と正しくない状態となってしまうこともあるので、正しく管理したい場合はデジタルがおすすめです。
また、デスク周りなどでもメモが乱雑に置かれていると汚い状態になってしまうので、すべてアナログでメモしたり管理すれば、デスク周りもすっきりするでしょう。
デジタルで管理できるものはデジタルで管理した方が、つねに清潔な状態を維持できます。
ルールを周知する
5Sを意識した整理整頓を行うためには、しつけを意識することが大切です。
整理整頓や清掃などは意識できている会社も多いかもしれません。
しかし、従業員に周知させたり定期的にルールの確認をしたりなど、5Sの要素である「しつけの意識」までは向いていない可能性もあります。
従業員へのルールを周知させて、5Sを意識していきましょう。
備品や物品などを見える化する
5Sで重要なのは整理整頓をしっかりと行うことです。
必要なものと不要なものを区別して、不要なものを処分するためにはまずどの物品が必要なものなのか理解することが求められます。
乱雑にものが置かれていると、必要なものも不要なものに交じってしまう可能性が高いです。
このようなトラブルを未然に防ぐためにも、全てのものにラベルを貼って見える化してしまうのも良いでしょう。
見える化できれば、どれがどこにあるのか所在も分かりやすいですし、整理整頓もしやすくなります。
5Sを意識した整理整頓にも効果的なzaico
職場の清潔さを維持したい場合は、5Sを意識して整理整頓を行いましょう。
5Sを意識した整理整頓をしたいとお考えであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoはクラウド上で管理できる在庫管理システムになり、在庫管理の方法をデジタル化して管理ができますので、アナログからの脱却につながるのはもちろん、5Sを意識した整理整頓や在庫管理につながります。
実際に、zaicoを導入したことで5Sを意識しながら在庫管理を行って大幅に在庫管理や棚卸の手間を改善させた事例も多くあります。
5Sを意識しながら整理整頓を行いたいとお考えであれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
