多くの職場で標準的な表管理ソフトとして使われているエクセルは、追加のコストをかけずにすぐ始められる手軽さから、在庫管理のツールとしても活用されています。
しかし、在庫管理をエクセルでする際に方法やルールを決めずに始めると、入力ミスや担当者ごとのバラバラな管理が積み重なり、気づいたときには在庫の実数とデータのズレが広がっているという状況になりかねません。
在庫管理をエクセルでするのが向いているケースから具体的な準備・運用の方法、適切に行うためのポイント、在庫管理をエクセルですることに限界を感じたときの改善・移行の方法をわかりやすく解説します。
在庫管理はエクセル（Excel）でできる？
在庫管理はエクセルでも十分に行うことができます。
商品の入出庫数を記録し、在庫数量などを自動計算する関数を組み込んだ管理表を作成することで、在庫状況の把握・管理が可能です。
エクセルはすでに導入されているというケースも多く、専用システムを新たに用意せずに始められる点から、中小企業や個人事業主を中心に多くの現場で在庫管理ツールとして活用されています。
ただし、在庫管理をエクセルする場合、商品数や担当者数が増えるにつれて運用上の課題が生じやすくなる面もあります。
エクセルで在庫管理を行う際には、エクセルの限界もよく理解して活用することが重要です。
在庫管理をエクセルでするのが向いているケース
エクセルでの在庫管理は有効な選択肢の1つですが、すべての現場に適しているわけではありません。
在庫管理をエクセルでするのが向いているケースを紹介します。
品目数が少なく入出庫の頻度が低い場合
管理する商品・品目が比較的少なく、入出庫の頻度が低い事業規模であれば、エクセルの手動更新でも十分に対応できます。
在庫の動きが少なく管理の複雑度が低い場合は、専用システムを導入するよりもエクセルで管理するほうが、コストや手間の面で合理的なケースが多いでしょう。
取り扱う品目が絞られており、入出庫のたびに担当者がシートに記録する運用が成立する環境が、エクセルの強みを活かしやすい条件の1つです。
担当者が少なく管理を一元化できる場合
在庫管理の担当者が1〜2名に限られており、複数人が同時にファイルを編集する状況が生じにくい環境では、エクセルの同時編集制限が大きな問題になりません。
一人の担当者がまとめて入出庫を記録するような運用スタイルであれば、エクセルで十分機能します。
担当者が限られている中小企業の現場や、倉庫担当を少人数で担っているケースなどは、エクセル管理が向いているといえるでしょう。
在庫管理をこれから始める段階
紙やメモによるアナログ管理からデジタル管理への移行を検討している段階では、追加コストなしですぐに使えるエクセルが有力な選択肢になります。
まずエクセルでデータの蓄積を始め、商品数の増加や担当者の増員に合わせて専用システムへの移行を段階的に検討するアプローチが効果的です。
「本格的なシステムを入れる前に、まず在庫をデジタルで把握したい」という方にとって、エクセルはその第一歩として役立ちます。
在庫管理をエクセルでする方法：準備編
エクセルで在庫管理を始める際、最初に準備をしっかり整えておくことは、継続的な運用の土台です。
在庫管理をエクセルでする方法として準備のステップを解説します。
管理目的と管理項目の決定
最初に、「欠品を防ぎたい」「過剰在庫を削減したい」「棚卸しの時間を短縮したい」など、何のために在庫管理をするかを明確にしましょう。
目的が明確になると、必要な管理項目が絞り込みやすくなります。
基本的な管理項目としては、商品名・商品コード・入庫数・出庫数・在庫数量・単価・保管場所・更新日などが一般的です。
目的に応じて取捨選択し、最初から必要な項目を網羅しておくことで、後から列を追加・修正する手間を防げるでしょう。
在庫管理フォーマットの作成
管理項目が決まったら、在庫管理表のフォーマットを作成します。
フォーマットには、商品ごとに入出庫履歴を記録していく「単票タイプ」と、全商品の在庫数を一覧で管理する「在庫移動表タイプ」の2種類があります。
商品数が少なく詳細な入出庫履歴を残したい場合は単票タイプ、全体の在庫量を一目で俯瞰したい場合は在庫移動表タイプが扱いやすいでしょう。
インターネット上で取得できるテンプレートを活用する際も、自社の管理項目に合わせてカスタマイズすることが大切です。
関数・書式の組み込み
フォーマットが決まったら、集計・参照・アラートなどの仕組みを関数と書式で組み込みましょう。
例えば、SUMIF関数は商品ごとの入出庫数を条件付きで自動集計するのに役立ち、VLOOKUP関数は商品コードなどをもとにした情報の自動取得が可能です。
また、IF関数と条件付き書式を組み合わせると、在庫数が基準値を下回ったセルを自動で色付けするアラート表示も設定でき、補充のタイミングを見逃しにくくなるでしょう。
このように、関数や書式を適切に組み込むことで、ミスや手間を減らせます。
在庫管理をエクセルでする方法：運用編
エクセルの準備が整ったら、日常の業務フローに組み込んで運用を始めましょう。
日常の入出庫記録から棚卸し・データ活用まで、在庫管理をエクセルでする方法として運用のステップを解説します。
入出庫の記録
入庫・出庫が発生するたびにシートへ数量・入出庫日・担当者などを記録します。
記録のタイミングは発生と同時が理想です。
後まとめで入力する運用は、入力漏れや数量誤りの原因になりやすく、在庫データの正確性を損ないます。
在庫数量の集計セルが自動更新されるよう設定しておくと、更新の手間と計算ミスを抑えることが可能です。
定期的な棚卸しの実施
月次や決算期ごとなど、一定の間隔で実際の在庫数とエクセルのデータを照合する棚卸しを実施しましょう。
入力漏れや数量誤りが積み重なると、記録と実在庫の差異が広がり、棚卸しにかかる時間が増えていきます。
差異が見つかった際は数値を修正するだけでなく、原因を確認して再発防止につなげることが在庫精度の維持には重要です。
棚卸しの頻度は商品の回転速度や管理の精度に合わせて調整しましょう。
データを活用した在庫分析
日々の運用でエクセルに蓄積したデータは、在庫管理の状況や課題を把握するための分析にも活用できます。
例えば、商品ごとの出庫数を集計して売れ筋・死に筋を把握したり、在庫回転率（出庫数÷平均在庫数）を算出して発注サイクルの見直しに役立てたりすることが可能です。
フィルタやピボットテーブルを使うと、期間別・商品カテゴリ別などの切り口で在庫状況を整理しやすくなります。
分析の精度を高めるには、確かなデータの積み上げが欠かせないため、日々の正確な入出庫記録が重要です。
在庫管理をエクセルでする際のポイント
エクセルでの在庫管理を安定して継続するためには、ポイントを押さえた運用が大切です。
在庫管理をエクセルでする際のポイントを解説します。
入力ルールを統一し属人化を防ぐ
担当者が異なっても同じ形式でデータを入力できるよう、入力ルールを明文化してマニュアルとして共有しましょう。
商品コードの桁数や日付の表記形式、単位の記載方法などが人によってバラバラだと、集計の誤りや検索・参照のエラーが起きやすくなります。
また、エクセルの入力規則でプルダウンリストを設定すると選択肢を固定でき、手入力によるばらつきを抑えることが可能です。
担当者が変わっても管理の質を保てる状態を作ることが、安定した運用につながります。
ファイルのバックアップと管理を徹底する
誤操作や予期せぬシステム障害によるファイルの破損・消失リスクに備え、定期的にバックアップを取ることも大切です。
バックアップは別フォルダやクラウドストレージに保存し、日付付きでバージョン管理することで、問題が発生した際に過去の状態に戻せる状態を維持できます。
また、シートの保護機能を使って関数セルを編集不可に設定しておくと、誤操作による集計ロジックの破損を防ぐことが可能です。
エクセルの限界を理解しておく
エクセルには、複数人によるリアルタイムの同時編集や、数千件におよぶ大量データの計算処理など、苦手な領域があります。
商品数が増えてファイルが重くなった場合や、担当者が増えて更新のタイミングが競合するようになった場合は、管理の限界サインと受け止めることが大切です。
こうした状況になる前に改善策や移行の選択肢を把握しておくことで、業務への影響を最小限に抑えながら次の手を打てるようになるでしょう。
在庫管理をエクセルから改善や移行するには？
エクセル管理に課題を感じたときには、状況に合わせた段階的な対処法があります。
在庫管理をエクセルから改善や移行する方法を解説します。
エクセルでできる工夫を取り入れる
まずはエクセルでできる工夫によって、課題を解消する方法を試してみましょう。
例えば、データ量の増加でファイルが重くなってきた場合、入出庫履歴を月別・年別のファイルに分割して管理する方法があります。
ただし、ファイルを分割すると、VLOOKUP関数などで別ファイルを参照する際に数式が複雑になる点や、ファイルを閉じた状態では参照が更新されないケースがある点に注意しましょう。
分割後もデータの整合性を保てるよう、参照範囲や更新ルールを事前に整理しておくことが大切です。
クラウド型のエクセルに移行する
複数人での同時編集や情報共有に課題を感じている場合は、Microsoft 365のエクセルやGoogleスプレッドシートなどのクラウド型の表計算ソフトへの移行が有効な選択肢です。
既存のエクセルフォーマットをほぼそのまま活用できるため移行コストが低く、リアルタイムでの在庫情報の共有・編集が可能になります。
ただし、できること自体は通常のエクセルと大きく変わらないため、より高度な在庫管理を求める場合には専用システムの検討が必要です。
在庫管理システムに移行する
商品数や担当者の増加、現場でのスマートフォン入力の必要性など、エクセルでは対応しきれない状況になってきたら、専用の在庫管理システムへの移行を検討する段階です。
在庫管理システムはバーコード・QRコードスキャンによる入出庫記録やリアルタイムの在庫共有など、エクセルの限界を解消できる機能が豊富に備わっています。
移行の際は、現在のエクセルデータを棚卸しして商品マスタを整理しておくと、データ移行がスムーズになるでしょう。
一部の商品から試験的に運用を始め、問題がなければ範囲を広げる段階的な移行が現実的な進め方です。
在庫管理をエクセルから始めたらzaicoへ
在庫管理をエクセルで始めることは、デジタル管理への第一歩として有効な手段です。
しかし、商品数や担当者の増加によってエクセル管理の限界を感じることもあるでしょう。
そんなときには、専用ツールへの移行を検討するタイミングです。
より高度な在庫管理を手軽に始めたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoはスマートフォンでバーコード・QRコードをスキャンするだけで入出庫を記録でき、複数のスタッフがリアルタイムで在庫情報を共有・更新できます。
クラウド上での一元管理のため、ファイルの破損やバージョン管理の問題を気にする必要もありません。
在庫管理をエクセルでまずはしてみたい、エクセルで在庫管理をしているが在庫管理システムを導入したいとお考えであれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
