仕入管理をエクセルで使用しようと考えるのは珍しいことではなく、エクセルでもポイントを押さえれば、コストをかけずに実用的な仕入管理表が作れます。
仕入管理をエクセルで行う手順からメリット・デメリット、仕入管理をエクセルからステップアップする方法をわかりやすく解説します。
仕入管理はエクセルでできる？
仕入管理はエクセルでも十分に行えます。
特に、事業を始めたばかりの小規模事業者や、扱う商品数が少ないケースでは、エクセルは有力な選択肢です。
エクセルは基本的な表計算に加え、関数やピボットテーブル、条件付き書式などの便利な機能を備えているため、工夫次第で高度な仕入管理が実現できます。
ただし、エクセルは汎用的なソフトであり、仕入管理に特化したシステムではありません。
管理の規模が大きくなると限界も見えてくるため、エクセルでの仕入管理のメリット・デメリットを正しく理解して利用することが大切です。
仕入管理をエクセルでする手順
エクセルで効果的な仕入管理を行うには、適切な手順で仕組みを作ることが重要です。
仕入管理表をエクセルで作成するためのステップを解説します。
仕入管理に必要な項目を決める
最初に、どのような情報を管理すべきかを整理し、項目を決定しましょう。
一般的に仕入管理表には、以下のような項目が必要です。
- 仕入日
- 商品コード・商品名
- 仕入先コード・仕入先名
- 仕入数量
- 仕入単価
- 仕入金額
- 支払予定日
他にも、自社の業務フローや管理したい情報の粒度に応じて、必要な項目を洗い出しましょう。
ただし、項目が多すぎると入力の手間が増えるため、バランスが重要です。
商品マスタ・仕入先マスタを作成する
効率的な仕入管理を実現するには、商品マスタと仕入先マスタの作成が必要です。
商品マスタとは、商品情報を一元管理するシートで、商品コード、商品名、カテゴリ、仕入単価などを記録します。
一方、仕入先マスタには、仕入先コード、仕入先名、住所、電話番号、担当者名、支払条件などの情報を登録します。
これらのマスタを別シートで作成することで、仕入管理表への入力時にデータの一貫性を保ち、商品や仕入先情報に変更があった場合も効率的に対応可能です。
仕入管理表とマスタを紐づける
作成した商品マスタと仕入先マスタを仕入管理表と連携させることで、入力作業が大幅に効率化されます。
そこで役立つのが「VLOOKUP関数」や、より高度な検索が可能な「XLOOKUP関数」です。
これらの関数を使うと、仕入管理表の「商品コード」列にコードを入力すると、「商品名」や「単価」列に商品マスタから値が自動的に表示できます。
これにより、毎回商品名を手入力する手間が省け、入力ミスも減らすことが可能です。
関数や条件付き書式などを設定する
さらに仕入管理表の利便性を高めるために、関数や条件付き書式も活用しましょう。
例えば、仕入金額は仕入数量×仕入単価で計算でき、SUMIF関数を使えば、月次や期間ごとの仕入合計を集計できます。
また、支払予定日が近づいている取引を条件付き書式で色付けすれば、見落としを防いで支払い漏れの防止が可能です。
このように、エクセルの便利機能を活用することで、見やすく使いやすい仕入管理表が完成します。
仕入管理をエクセルでするメリット
中小企業を中心に多くの企業の仕入管理にエクセルが活用されているのには、どのような理由があるのでしょうか。
仕入管理をエクセルで行うメリットを見ていきましょう。
コストをかけずに始められる
エクセルを使った仕入管理の最大の魅力は、コストをかけずに始められる点です。
多くの企業ではMicrosoft Officeがすでに導入されているため、追加のソフトウェア購入費用や月額利用料が発生しません。
インターネット上で公開されている無料テンプレートを活用すれば、仕組み作りにもそれほど手間もかからないでしょう。
限られた予算で業務改善を進めたい企業にとって、コストを抑えられる点は大きな強みです。
多くの従業員が使い慣れている
汎用的な表計算ソフトであるエクセルは、日常のさまざまな業務で利用されているため、多くの従業員が使い慣れています。
そのため、新たに専用システムを導入する場合に比べて、従業員への教育コストを抑えることが可能です。
また、新しいシステムを導入した際によくある「システムの使い方を覚える時間がかかり、現場が混乱する」というリスクも避けられるでしょう。
自社の業務に合わせてカスタマイズできる
エクセルの高い柔軟性も大きなメリットです。
パッケージ化された仕入管理システムでは、自社の業務フローに合わない部分があっても、システム側の仕様に業務を合わせなければなりません。
しかしエクセルなら、必要な項目の追加や計算式の変更、レイアウトの調整など、自社の運用に合わせた修正が可能です。
VBAプログラミングの知識があれば、さらに高度な自動化も実現できます。
仕入管理をエクセルでするデメリット
エクセルでの仕入管理には多くのメリットがある一方で、長期的な運用を考える際には理解しておくべきデメリットも存在します。
仕入管理をエクセルで行うデメリットを解説します。
実装できる機能に制限がある
エクセルは表計算ソフトであり、専用の仕入管理システムと比較すると機能面で制約がある点がデメリットです。
例えば、複数の担当者が同時に同じファイルを編集すると、データの競合や上書きのリスクが高くなります。
また、バーコードスキャナーとの連携やモバイル端末からの入力にも対応しにくいため、現場での利便性に欠ける場合が多いでしょう。
業務が複雑化し、高度な機能が必要になった場合、エクセルでは対応しきれない場面が出てきます。
データ量が増えると動作が重くなる
エクセルは、データが蓄積されるにつれて動作が遅くなる点も課題です。
大量のデータや複雑な関数を多用している場合、ファイルを開くのに時間がかかったり、フィルターや再計算の実行でフリーズしたりすることがあります。
動作が重くなると作業効率が大幅に低下するだけでなく、最悪の場合ファイルが破損してデータが失われかねません。
大量データの高速処理は、エクセルの苦手分野といえるでしょう。
メンテナンスが属人化しやすい
エクセルの仕入管理表は、作成者の知識やスキルに依存するため、メンテナンスが属人化しやすい点も問題です。
複雑な関数やマクロを組み込んだファイルは、作成者以外には理解や修正が難しいケースが少なくありません。
担当者が退職や異動した際に、誰もメンテナンスできないブラックボックスになってしまう危険性があります。
ベンダーサポートがある専用システムと比べ、エクセルは運用の安定性や継続性の面で課題があるといえるでしょう。
仕入管理のエクセル運用に限界を感じたときの移行先システム
仕入管理の規模が拡大し、エクセルでの運用に限界を感じてきたら、専用システムへの移行を検討する時期かもしれません。
仕入管理のエクセル運用に限界を感じたときの候補となる移行先システムを紹介します。
仕入管理システム
仕入管理システムは、仕入業務に特化したシステムです。
発注から検収、支払管理までを一元化でき、仕入価格推移の分析や発注書の自動作成、支払予定通知など、エクセルでは実現が難しい機能が搭載されています。
データベース管理により大量のデータもスムーズな処理が可能です。
安価な月額料金で利用できるクラウド型サービスが増えており、中小企業でも導入しやすくなっています。
在庫管理システム
仕入だけでなく、その後の保管や出荷までをトータルで管理したい場合には、在庫管理システムが有力な選択肢です。
仕入によって在庫が増加し、販売によって減少する一連の流れをリアルタイムで把握できるため、適正在庫の維持や欠品防止に効果を発揮します。
バーコードやQRコード読み取り機能があれば、手入力のミスを削減し、作業時間も短縮可能です。
仕入と在庫を一体で管理したい企業にとって、最適なシステムといえます。
ERP（基幹業務システム）
ERPは、仕入管理、在庫管理、販売管理、会計管理など、企業の基幹業務を統合的に管理できるシステムです。
部門間でのデータ共有がリアルタイムで行われるため、経営判断に必要な情報を迅速に把握できます。
仕入データが自動的に会計システムに反映されるなど、二重入力の手間や転機ミスを防ぐことが可能です。
大企業向けの印象がありますが、近年では中小企業向けのクラウドERPも登場しており、必要な機能だけを選択して導入できる製品も増えています。
仕入管理はエクセルよりzaico
エクセルは、コストを抑えて手軽に仕入管理をはじめられる便利なツールです。
関数や条件付き書式、マクロ機能などを活用すれば、小規模な仕入管理には十分対応できるでしょう。
しかし、データ量が増えたり、業務が複雑になってきたりすると、エクセルでは限界を感じる場面も少なくありません。
仕入管理をエクセルからステップアップするなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、スマホやタブレットのカメラでQRコードやバーコードを読み取るだけで、誰でも簡単に仕入記録や在庫更新が行えます。
エクセルからのデータ移行も簡単で、複雑な移行作業なしに使い始めることが可能です。
仕入管理をエクセルから在庫管理システムへの移行をお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
