属人化の形は、企業や現場によってさまざまです。
「この作業はあの人以外はできない」「あの棚の在庫は担当者に聞かないと分からない」「どうやって発注を管理しているのか、管理者以外分からない」など、かつて属人化に悩まされていた解消事例の対象企業も、それぞれの課題がありました。
属人化解消事例から属人化の問題を改めて見直し、クラウド在庫管理システムzaicoの導入で属人化が解消された事例を確認していきましょう。
属人化の解消事例から考える解消の必要性
属人化の解消事例を通じて見えてきたのは、属人化がもたらす本質的な課題は共通しているということです。
例えば、業務の停滞は、属人化によって引き起こされる課題です。
特定の担当者が不在の場合、業務が止まり、生産や出荷に支障をきたす恐れがあります。
また、属人化はヒューマンエラーの温床にもなりえます。
記録が曖昧なまま「なんとなく」で作業が進むことで、誤発注・過剰在庫・欠品などのトラブルが発生しやすくなります。
さらに、引き継ぎ不能による組織の非効率化も属人化による弊害と言えるでしょう。
業務手順やノウハウが個人にしか蓄積されていないと、異動・退職のたびに大きな混乱を招きます。
少し挙げただけでも、これらの属人化による課題やリスクは、早期に解消すべきものです。
具体的な解消事例を見て、自社の属人化の課題を改めて明確にし、解消に向けた手段の検討を進めましょう。
属人化解消事例から考える解消方法
属人化にはさまざまなケースがありますが、属人化の解消事例を見ると、解消方法は共通していることが多いようです。
属人化解消事例から考える解消方法について確認していきましょう。
業務フローの可視化と文書化
属人化解消のために、マニュアル整備とチェックリストを活用した事例はよく見られます。
業務が属人化してしまう原因に、「仕事の流れが、一部の人の頭の中にしかない」状態があります。
これを防ぐには、業務フローを見える化し、マニュアルやチェックリストとして文書化することが効果的です。
文書化することで誰でも同じ手順で作業ができるようになり、特定の人がいないと進まないといった状況を回避できます。
また、マニュアルがあることで、新人教育や引き継ぎの効率も大きく向上します。
役割分担とチーム体制の見直し
属人化解消のためには、「担当者」から「チーム」へ意識をシフトすることもポイントです。
特定の担当者に業務が集中していると、それが自然と属人化につながります。
属人化に悩む現場の多くで、担当者が自分なりの工夫や管理の仕方を、自分でも気づかないまま発展させてしまい、結果的にそれが「当事者にしか分からない作業」となってしまうようです。
この状態を解消するには、「個人」ではなく「チームで管理する」体制への移行が不可欠です。
担当者を1人に固定せず、複数名でバックアップ体制を整えることで、「誰がいても業務が回る」状態を作り出せます。
作業が得意な人にだけ割り振るのではなく、不慣れな人にあえて任せたりすることが重要です。
それにより、体制やフローの分かりにくい箇所が発見できたりします。
結果的に業務負担の平準化にもつながり、働きやすい環境づくりにも貢献します。
教育とナレッジの蓄積文化づくり
属人化の解消には、単発的な対応だけではなく、継続的にナレッジ（知見）を共有する文化を醸成していくことが重要です。
業務上の気づきやノウハウを、口頭で済ませず「記録として残す」ことを習慣化すれば、組織内に知識の土台が蓄積されていきます。
いざ属人化を解消しようとしても、全ての課題を一朝一夕で解決させるのは、現実的に難しいケースが多いです。
適切な体制作りのための、試行錯誤期間を無駄にしないよう、うまくいった事例だけでなく、うまくいかなかった事例も、積極的に蓄積していくことが大切です。
こうして貯めたノウハウは新人教育や業務改善のベースにもなり、長期的な属人化防止に直結することが期待できます。
ITツールの導入による情報共有
ITツールの導入が、属人化の解消に繋がったケースは多いです。
特に、クラウド型のシステムやタスク管理ツールの導入によって、属人化が大きく改善されたという声が増えています。
複数人での同時アクセスや、記録の一元管理といった機能が、属人化解消のポイントとなっています。
また、エクセルでの管理とは異なりサーバ上に履歴が残るため、「誰が・いつ・何をしたか」が明確で、万が一のトラブル対応や業務改善にも活かすことができます。
必要な機能がパッケージになっているITツールであれば、導入フローにしたがって業務を見直していくことで、自然と属人化の解消に繋がっていくこともあります。
在庫管理の属人化例
在庫管理が属人化してしまうとどのようなことが起きるのか、よくある事例をご紹介します。
改めて言語化することで、自社の在庫管理の属人化の深刻さが明確になるかもしれません。
在庫管理の属人化例を確認していきましょう。
在庫の保管場所が担当者以外にとって不明
在庫管理の属人化で非常によくあるのが、在庫の保管場所を担当者以外が把握できていない、というものです。
在庫は、気づくと数や種類が増えていがちなものです。
そのため、しっかりと管理ルールを設けていないと、新しい在庫が増えたときにその場しのぎの対応になってしまい、在庫管理担当者の判断で保管場所を決めてしまうケースが多いです。
結果的に、倉庫や棚のどこに何が置いてあるかが明文化されておらず、「あの人に聞かないと分からない」状態ができてしまいます。
在庫の保管場所が分からず、担当者が不在で業務が止まってしまうということもあります。
在庫数の管理が頭の中やメモ頼り
在庫管理が属人化している例として、在庫数の明確なアウトプット資料がなく、在庫管理担当者の記憶頼りになってしまっていることも挙げられます。
発注数や残在庫数が、在庫管理担当者の記憶や感覚に任されているのは大きなリスクです。
また、何かに書かれていたとしても、在庫管理担当者の個人のメモ帳やノートに書かれており、後任者が解読できない、というのもよく聞かれる事例です。
デジタルなデータとして残っていないため、情報共有が不可能で属人化に拍車をかけてしまいます。
エクセルや紙台帳で個別管理
在庫管理の属人化例として、エクセルや紙での台帳管理も挙げられます。
一見、適切な在庫管理ができているように見えるのですが、エクセルや紙台帳には、ファイルの場所や書き方、入力ルールが人によって異なりやすいという欠点があります。
在庫管理担当者が独自の記載ルールや関数を組んでしまうと、担当者が変わったときに引き継ぎが困難になってしまいます。
また、エクセルファイルはデータの最新性が分かりづらく、また複数ユーザーでデータ保存を行うと破損しやすいため、複数人での使用には不向きではあります。
発注判断や補充タイミングが感覚任せ
在庫管理が属人化していると、在庫の発注や補充の判断が在庫発注担当者の経験や感覚に依存せざるをえないという事例もあります。
在庫管理が属人化している現場では、在庫管理担当者の「そろそろ無くなりそう」という感覚で発注してしまっているというケースがよく見られます。
データに基づかず、経験則で判断しているため、もし在庫管理担当者が抜けてしまうと、誰も適切な発注判断や補充タイミングが分からない状態になってしまいます。
過剰在庫や欠品が起きる可能性が大きく高まり、事業に悪影響を与えかねません。
棚卸が担当者以外はできない作業
在庫管理の属人化は、棚卸作業の属人化も招きます。
棚卸作業は、在庫を適切な状態に保つために、定期的に必要な作業ですが、在庫数・種類が多いほど、作業負担が大きくなりがちです。
しかし、在庫管理が属人化している現場では、棚卸手順がマニュアル化されていないことが多く、特定の社員でないと棚卸が実施できないということが起きてしまいます。
作業の属人化により、棚卸作業が遅れたり、作業負荷が偏ることによって在庫精度が低下するリスクもあります。
在庫トラブルの原因が曖昧で責任の所在が不明
在庫管理が属人化した結果、在庫トラブルがあった際、原因や責任の所在が分からないということもあります。
例えば、在庫数が合わないというミスがあったときも、在庫管理が属人化していて、担当者の記憶頼りになっている業務が多いほど、「在庫を誰が触ったか分からない」「記録がない」という理由で、トラブルの原因究明をしづらくなります。
原因が分からないと、トラブルを減らす改善行動も取ることができません。
同じミスが繰り返され、大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。
複数拠点やチームごとに、非共有の在庫表を運用
在庫管理を複数の拠点で行っていたり、また棚ごとに異なるチームの在庫を置いていたりする場合、在庫管理が属人化していると、拠点間やチーム間で、全く異なる在庫表を共有しないまま運用しているということがあります。
拠点やチームで在庫情報を共有できていないということは、企業全体の在庫を誰も把握できていないということです。
もしかしたら、重複管理している在庫や、誰も管理していない在庫が発生しているかもしれません。
また、この状態を放っておくと、企業が拡大するごとに属人化した在庫管理をする社員が増えてしまい、全体最適がしづらくなってしまいます。
在庫管理の属人化解消事例：ヒューマンエラーの大幅削減
「エプソンアトミックス株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
週に1回ほど発生してしまっていたヒューマンエラーがほぼ0になった事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
金属粉末の製造をはじめ、金属加工、人工水晶の製造をされている同社では、DX化の推進をしていました。
特に、製造時に必要な保護具は、欠品すると生産ラインが止まるリスクがあるため、在庫管理の重要性が高いものなのですが、アナログな管理体制かつ在庫状況を現場メンバーが知ることができない状況でした。
在庫は紙の「物品カード」で管理されており、物品を使用して数量が少なくなったら、物品カードを元に発注部署に依頼をする流れだったのですが、交代制の現場では記入漏れや入力ミスが頻発していました 。
情報の引継ぎ不足により補填や発注が漏れるケースが発生していました。
具体的な属人化解消内容
IoT重量計「ZAICON」とクラウド在庫管理システム zaicoを導入したことにより、在庫を「置く・取る」だけで自動的に在庫数が記録されるように、在庫管理フローを改善しました。
在庫状況がクラウド上でリアルタイムに可視化されるようになったため、発注部署は誰でも状況を把握できるようになりました。
その結果、属人化が解消し、データドリブンな運用へと移行することができただけでなく、手動による数え間違いや記録の誤りといった、週1回程度発生していたヒューマンエラーがほぼゼロになりました。
また、発注部署はzaicoを見ればリアルタイムで在庫状況を把握できるため、どの物品が不足しているのか一目で分かり、生産に必要な資材の欠品がなくなり、生産ラインの滞りを防ぐことが可能となりました。
在庫管理の属人化解消事例：担当者の負担が減少
「日本電子株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
情報のリアルタイム共有や入出庫の分担ができるようになり、担当者の負担が大幅に減少した事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
同社では、研究装置のカタログやノベルティグッズなど、約700点の在庫管理に課題を感じていました。
Accessでの在庫管理を行っていましたが、入力作業が特定の担当者に依存している状態でした。
そのため、作業負担が偏って業務効率が下がってしまったり、月に一度しか更新ができないこともありました。
また、Accessのクエリの追加や設定変更が繰り返されて、管理がどんどん煩雑になっていき、整理が追いつかないまま運用が続いていたため、在庫データの入力作業が後回しになったり、入力自体を忘れてしまったりすることもありました。
結果的に、システム上の在庫数と実際の在庫数にズレが生じることが多く、欠品が発生していました。
具体的な属人化解消内容
タブレットやスマートフォンで簡単に在庫の増減ができることが決め手となり、クラウド在庫管理システム zaicoを導入されました。
Access管理のときは、理論在庫と実在庫数のズレが多発していましたが、zaicoはアカウントを複数ユーザーで使え、情報もリアルタイムで更新されるようになったため、本社にいても支店からでも、リアルタイムな在庫状況を把握できるようになりました。
情報入力だけでなく、入出庫作業もみんなで分担してできるようになり、作業の属人化も解消されました。
その他にも、「誰がどの操作をしたか」がすぐに分かる「変更履歴」機能や、発注点を下回ると警告を出してくれる「発注点アラート機能」、カタログの種類が一目で分かる「画像登録」機能など、各現場担当者に役立つ機能がたくさんあり、在庫に関わるさまざまなポイントで負担の削減に繋がりました。
在庫管理の属人化解消事例：在庫数や保管場所を誰もが把握
「社会福祉法人長寿会 なでしこ苑」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
1〜2人で在庫管理しており、担当者がいないと在庫を動かすことができなかった状況を改善し、在庫管理ルールも適切に設定し直せたという事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
多様な介護サービスを提供しているこちらの福祉法人では、施設で使う消耗品や備品を約200種ほど管理していますが、管理の属人化や棚卸差異などの課題がありました。
保管庫からモノを持ち出したいとき、どこに何があるかを全職員が把握しておらず、誰かに聞いたり、探し回ったりすることで余計な時間がかかっていました。
責任者が不在のときは他の職員がモノを持ち出せない、といったことも発生していました。
また、備品の入出庫ルールも細かく設けておらず、「誰がいつ持ち出しても良い」という状態でした。
オペレーションルールが曖昧であった結果、棚卸で実在庫と理論在庫が合わないこともしばしばありました。
具体的な属人化解消内容
zaicoの導入により、職員全員が適切な在庫管理に携われるようになりました。
具体的には、zaicoの写真登録機能を活用し、在庫情報を紐づけました。
そして、QRコードを印刷して貼り付けて「紙類はここ」「飲料はこっち」など、在庫を分類して整理整頓することにしました。
その結果、zaicoに登録された写真を見てモノを探し出せるようになったので、結果的にモノを探す時間が10分から10秒に大幅に短縮され、出庫時の余計な手間やミスも発生しなくなりました。
また、zaico導入後は「部署ごとに必要なものを、まとめて定期的に持ち出す」という運用ルールも作られ、「オペレーションの整理整頓」も叶いました。
出庫ミスがなくなったことで、棚卸での理論在庫と実在庫の差もほぼ0（ゼロ）になりました。
在庫管理の属人化解消事例：煩雑なエクセル管理から脱却
「株式会社希樹屋 就労継続支援B型みつば工房」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
どんどん複雑化するエクセル管理から脱却し、利用者様も在庫管理に参加できるようになった事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
ドライフラワーを使った雑貨を制作・販売を行う同社では、障がいを持った利用者様とスタッフの方が働かれています。
元々、在庫管理はスタッフのみが行っており、エクセルで管理していました。
しかし、特にお花に関して、仕入れた時期や本数によって単価が変わるのがすごく大きな課題でした。
仕入れた日付ごとにエクセルのシートを分けたり、プルダウンを作ったりして記録していたのですが、数が増えてくるにつれてシートやプルダウンも増えすぎてしまい、
管理がどんどん煩雑になっていき、うまく機能していていませんでした。
そうした業務負荷が、エクセル操作に慣れているスタッフにだけかかってしまうのも大きな課題でした。
具体的な属人化解消内容
クラウド在庫管理システム zaicoの導入により、在庫の入力や管理は、障がいを持った利用者の方たちに担ってもらえるようになりました。
利用者様が扱うにあたって1番重要視したのは、パッと見て使えそう、触りたいと思えるかどうかでした。
利用者様は年齢層が幅広く、40〜50代の方もいらっしゃいます。
zaicoは扱いやすそうな見た目で、パソコンやシステムの操作が苦手な方でもzaicoなら簡単に使うことができて、比較的皆さんスムーズに操作してくださっています。
お花の仕入れ値が変動する問題も、zaicoでお花の名前で検索をかけると、一目で「このお店が安い」とか「何月に買うと安い」というのが分かるようになったので、管理が楽になっただけでなく、コスト削減に繋がりました。
利用者様が「自分でもできる」というお仕事への自信がつき、工賃も発生して、好循環が生まれています。
在庫管理の属人化解消事例：適正在庫を確保し無駄な廃棄が減少
「医療法人社団大伸会」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
zaicoの導入サポートで早期に安定運用に乗せることができ、廃棄現象という効果を早々に実感いただいた事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
同グループでは、15のクリニックの在庫発注を事務局側でエクセルにまとめて行っていましたが、使っているうちにマスタがぐちゃぐちゃになってしまっていました。
また、各クリニックでは、紙のノートにスタッフが記入して在庫状況を把握するというアナログな在庫管理を行っていました。
加えて、各院に1名いる材料担当者の属人化した業務となってしまい、そのスタッフが不在だったり、はたまた辞めてしまうと大変困ります。
慢性的な人手不足の中、新しいシステムを導入する上ではなるべくスタッフに負担をかけない運用を作りたいと考えていました。
具体的な属人化解消内容
zaico導入後、オンラインでマンツーマンのサポートを受け、スムーズに安定運用にのせることができました。
特に「かざしてzaico」機能は、スマホに触れることすらなく、物品をスマホのカメラにかざすだけで入庫や出庫が記録できるようになり、さらに運用が簡単になったと感じます。
この機能を使えば物品の写真を撮るだけで文字情報を自動で読み込み登録ができてしまうので非常に楽です。
当院では実際に患者様の治療に使うたびにスキャンするのではなく、倉庫から診察室の保管棚に出す際にまとめてスキャンを実施する運用をとっているため、手間が大幅に増えたという感覚もありません。
導入して数ヶ月ですが、現場の運用が非常にスムーズになり患者さんに使える時間が増えましたし、正確な在庫量を把握し発注できるようになったため、無駄な廃棄が減りました。
在庫管理の属人化解消事例：リアルタイムな在庫数を把握
「竹市株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した属人化解消事例をご紹介します。
職人の皆さんが在庫管理に携われるようになったことで、EC販売に欠かせないリアルタイムの在庫数管理ができるようになった事例です。
在庫管理システム導入前の属人化課題
すだれの製造・販売を行う同社では、寺社用の御簾などのオーダー品やEC販売用の製品があります。
EC販売では、注文を受けて翌日には発送が当たり前になっている中、在庫を紙の帳簿で管理していたため、リアルタイムで在庫状況を確認できず、即座に対応しきれていませんでした。
また、在庫管理は属人的で工場責任者のみしか把握できておらず、責任者が休みのときや外出時に在庫の有無が分からず、困ることもありました。
製品の欠品や、納期の遅れが発生したりと、従来の在庫管理に限界を感じ、リアルタイムで在庫管理ができるzaicoを導入することにしました。
具体的な属人化解消内容
zaicoでは専用の機器を使う必要がなく、日常から使い慣れているスマホやタブレットが使えたため、高齢の方も多い中でも、導入のハードルが低く取り入れやすかったと思います。
すだれ製造の職人が自らタブレットを操作して、入出庫登録を行うようになりました。
QRコードを印刷してQRコード一覧表を作成しており、それらをスキャンして入出庫作業を実施しています。
職人全員が入出庫登録できるようになったため、在庫状況が可視化され、リアルタイムで正確な在庫管理が可能となりました。
在庫状況をデータ化したことによって、多種にわたっていた在庫の品目数の集約などにもつながりました。
また、今までは製造のみの作業であった職人のみなさんが、在庫管理に携わることによって作業の効率化などに意識が向くようになったのも嬉しい効果でした。
在庫管理の属人化解消を目指すなら事例も多いzaico
クラウド在庫管理システムzaicoの導入によって、属人化の解消に成功した事例をご紹介しました。
属人化は、業務停滞や入出庫コストを生むだけでなく、在庫数や保管場所の把握、欠品予測や発注タイミング、棚卸の手順など、在庫管理の重要なポイントをブラックボックスと化してしまいます。
zaicoは、無料トライアルでzaicoの機能をすべて利用することができますし、導入後のオンラインサポートも充実していますので、「何から手をつければ良いか分からない」という場合も、まずはご相談ください。
また、zaico導入で属人化の解消に成功した企業様の中には、コスト削減や廃棄の減少、担当者の意識改善といった副次的な効果も実感されている方も多いです。
属人化の解消事例から、在庫管理の改善をお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
