発注管理にエクセルが使われることは珍しいことではありません。
エクセルを使った発注管理は、追加コストをかけずに始められるため、発注管理をデジタル化する最初の一歩に適したツールです。
発注管理をエクセルで行う具体的な手順から、メリット・デメリット、発注管理をエクセルですることに限界を感じたときの対策をわかりやすく解説します。
発注管理はエクセルでできる？
発注管理をエクセルで行うことは、十分に可能です。
発注管理の主な目的は、「いつ」「何を」「どれだけ」発注したか、そして「いつ」納品される予定かを記録し、在庫を適正な状態に保つことです。
エクセルは、表計算ソフトとしてデータの記録・集計・簡単な分析を得意としており、これらの基本的な発注管理業務を行うための土台として活用できます。
発注管理をエクセルで運用する手順
発注管理をエクセルで始めるには、段階的なアプローチが必要です。
実用的な発注管理表をエクセルで作成・運用するためのステップを解説します。
発注管理に必要な項目を洗い出す
発注管理表を作成する前に、まず「何を管理すべきか」を明確にしましょう。
発注管理表は、「いつ」「何を」「どのくらい」発注するべきかを判断する基礎データとなります。
一般的な項目は以下のとおりです。
- 商品コード・商品名
- 発注日
- 仕入先
- 単価・数量・金額
- 納期
- 発注担当者
これらの基本項目に加えて、目的に応じて入庫日や支払状況などの項目を追加すると、より詳細な管理が可能になります。
エクセルで発注管理表のフォーマットを作成する
管理項目が決まったら、その項目を元にエクセルで発注管理表のフォーマットを作成します。
1行目に項目名を配置し、2行目以降にデータを入力していく基本的な表形式が使いやすいでしょう。
データの入力規則を設定しておくと、後々の入力ミスを防げます。
例えば、納品状況の列には「未発注」「発注済」「入荷済」などの選択肢をプルダウンで選べるようにしておくと便利です。
また、日付の列には日付形式を指定し、数値の列には数値形式を設定することで、データの一貫性が保たれます。
関数や条件付き書式を設定する
フォーマットが完成したら、次に関数や条件付き書式を設定して、手作業を減らしミスを防ぐ仕組みを作りましょう。
例えば、SUMIF関数を使えば仕入先ごとの合計金額を自動で算出でき、VLOOKUP関数では商品コードを入力するだけで商品名や単価を自動表示できます。
また、「条件付き書式」は、特定の条件を満たしたセルの色やフォントを自動で変える機能です。
「在庫数が一定以下になったらセルを赤くする」といったルールを設定すれば、発注が必要なタイミングを視覚的に把握でき、発注漏れを防止できます。
入力や共有ルールのを定める
発注管理表を複数人で使う場合、運用ルールの明確化が欠かせません。
誰がいつ入力するのか、ファイル名の付け方、保存場所、更新時のバージョン管理方法などを文書化しておきましょう。
また、セルの保護機能を使うと、数式が入っている列や重要なマスタデータを誤って上書きできないような設定も可能です。
定めたルールはわかりやすいマニュアルにまとめ、関係者全員に周知徹底することで、形骸化を防げます。
発注管理をエクセルでするメリット
多くの企業が発注管理にエクセルを選ぶのには、さまざまな理由があります。
エクセルで発注管理を行う主なメリットを解説します。
コストをかけずに導入できる
エクセルの大きなメリットは、導入にあたって特別なコストがほとんどかからない点です。
多くの企業では、業務用PCにエクセルがすでにインストールされているため、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。
発注管理システムや在庫管理システムを導入する場合、初期費用や月額の利用料が発生しますが、エクセルであればそうした費用は不要です。
発注管理をこれから始める企業や、まずはスモールスタートで試してみたいという企業にとって、コスト面の優位性は大きな魅力といえるでしょう。
自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる
汎用的な表計算ソフトであるエクセルは、カスタマイズの自由度の高さも魅力の1つです。
自社の業務フローや管理したい項目に合わせて、列を追加したり、独自の計算式を組み込んだりすることが簡単にできます。
専用システムの場合、原則としてシステムに業務を合わせる必要があり、カスタマイズには追加料金や開発期間がかかります。
その点、エクセルであれば現場の担当者が自分たちの使いやすいように調整できるため、業務の実態に即した管理表を構築しやすいのがメリットです。
多くの社員が操作に慣れている
エクセルはビジネスの現場で最も普及しているソフトウェアの1つです。
基本的なデータの入力や簡単な表計算であれば、特別な研修を受けなくても操作できる社員がほとんどでしょう。
新しいシステムを導入する場合、操作方法を覚えるための研修コストや、慣れないツールへの心理的な抵抗感が課題となることがあります。
しかし、使い慣れたエクセルであれば、導入時のハードルが低く、スムーズな運用開始が可能です。
発注管理をエクセルでするデメリット
手軽で便利なエクセルですが、発注管理に利用する際には注意すべきデメリットもあります。
発注管理をエクセルでするデメリットを解説します。
人的ミスやデータ破損のリスクが高い
エクセル管理は手入力が基本となるため、どうしても人的なミスが発生しやすい点がデメリットです。
例えば、数量の入力間違いや計算式の誤削除、フィルターをかけたままのデータ編集による意図しないデータ変更など、人的ミスのリスクが常に付きまといます。
また、ファイルが保存されているPCや共有サーバーに問題が発生した場合、ファイル自体が破損・消失してしまうことも珍しくありません。
発注管理業務は収益に直結するため、こうしたトラブルは企業にとって大きな損害につながる可能性があります。
複数人での同時編集が難しい
デスクトップ版のエクセルファイルは、基本的に複数人が同時に開いて編集することができません。
別の人がファイルを開いていると、他の人は閲覧しかできず、待ち時間が発生しがちです。
クラウド版を利用すれば同時編集も可能ですが、編集箇所が競合した場合の処理など、専用システムに比べると使い勝手が劣ることは否めません。
また、複数の拠点や部署で発注業務を分担している場合、誰が最新のデータを持っているのか分からなくなり、情報の一元管理が困難になります。
発注管理表のメンテナンスが属人化しやすい
エクセルに複雑な関数や参照関係が組み込まれていると、作成した本人しか修正できない属人化に陥りがちです。
担当者が退職したり、異動したりすると、誰もメンテナンスできないブラックボックス化したファイルが残されることになります。
例えば、新しい商品カテゴリを追加したい、集計方法を変更したい、などの要望があっても、対応できる人がおらず業務改善が停滞することになりかねません。
最悪の場合、またゼロから管理体制を構築し直さなければならなくなり、多くの時間と労力が必要になるでしょう。
発注管理のエクセル運用に限界を感じたら在庫管理システム
エクセルでの発注管理のデメリットが顕在化し運用に限界が見え始めたら、専用システムへの移行を検討する時期かもしれません。
発注管理が可能なシステムにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴が異なります。
発注管理のエクセル運用に限界を感じたら活用したいシステムの特徴を解説します。
発注管理システム
発注管理システムは、発注業務に特化した専用ツールです。
発注書の自動作成から取引先への自動送信、納期アラート、発注履歴の検索など、発注プロセス全体を効率化する機能が搭載されています。
近年では、AIが過去の発注データから適切な発注タイミングや数量を提案する機能が提供されている製品も少なくありません。
発注業務そのものの手続きを効率化したい場合に適したシステムです。
在庫管理システム
在庫管理システムは在庫を中心に、発注・入庫・出庫・棚卸しといった一連のモノの流れを一元的に管理できるシステムです。
在庫が少なくなったときに自動で発注を促すアラート機能が搭載されているものが多く、発注漏れを防ぐのに役立ちます。
在庫データと発注データが一元管理されるため、「何をいつ発注し、現在どれだけの在庫があるのか」を常に把握することが可能です。
ECサイトや多品種の商品を扱う小売業、製造業は、在庫管理と発注管理を統合できるシステムが適しているでしょう。
ERPシステム
ER（Enterprise Resource Planning）システムは、販売、購買、在庫、生産、会計、人事など、企業の基幹業務全体を統合管理するシステムです。
発注管理や在庫管理も、ERPシステムの一機能として組み込まれています。
部門ごとに分散していたデータの一元管理により、会社全体の状況をリアルタイムに把握し、迅速な経営判断に役立てられるのが最大の強みです。
高機能である分、導入コストや運用負荷も大きいため、大企業を中心に導入されています。
発注管理はエクセルよりzaico
エクセルでの発注管理は、コストをかけずに手軽に始められる一方、事業の成長とともに限界が見えてくることも事実です。
手入力によるミスや複数人での共有の難しさ、管理の属人化などの課題は、規模が拡大するにつれて深刻になります。
現在エクセルでの発注管理に限界を感じ始めているのなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、在庫管理を中心としながら発注管理機能も備えたシステムです。
スマホやタブレットでバーコードをスキャンするだけで入出庫や棚卸ができ、在庫数が設定した水準を下回ると自動的にアラートを出して発注を促します。
クラウドベースなので、複数人が同時にアクセスしてもデータの競合が起きず、常に最新情報の共有が可能です。
発注管理をエクセル管理からステップアップしたいとお考えなら、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
