コピー用紙、文房具、トナー、清掃用品など、日常的に使う消耗品は小さな金額でも積み重なると大きな経費になります。
消耗品の在庫を定期的に確認し、帳簿と実際の数量を一致させる作業が消耗品の棚卸です。
消耗品は動きが早く、部署ごとに分散して保管されることが多いため、正確に把握しないと無駄な購入や在庫不足を招く恐れがあります。
消耗品の棚卸の目的や正しい手順、消耗品の棚卸を効率的に行うためのポイントを詳しく紹介します。
消耗品の棚卸とは
消耗品の棚卸とは、事務用品やオフィス備品などの使用頻度が高い物品を定期的に数え、在庫数と帳簿上の数量を照合する作業です。
企業では、在庫として資産計上しているものと、経費として消費しているものを明確に区別する必要があります。
このため、期末や年末のタイミングで消耗品の棚卸を行い、在庫の正確な数量と評価を確認します。
また、消耗品の棚卸は単に数を合わせるだけではなく、在庫管理体制の見直しや経費削減のきっかけにもなります。
どの消耗品がどの部署で多く使われているか、不要な在庫が発生していないかを把握することで、適正な管理ルールを整備できます。
消耗品の棚卸の目的
消耗品の棚卸が必要なのはなぜでしょうか。
消耗品の棚卸の目的を解説します。
経費計上の正確性を保つため
消耗品の在庫が帳簿と実際の数値でずれていると、経費計上額を誤ってしまい、決算や税務処理に影響を与える可能性があります。
正しい在庫数を把握することで、消耗品費を正確に算出し、会計処理の信頼性を確保できます。
無駄な在庫や過剰購入を防ぐため
在庫を定期的に確認すれば、使われずに余っている消耗品を把握できます。
倉庫やロッカーに同じ商品が複数保管されているケースも多いため、棚卸しを行うことで過剰在庫や重複発注の防止につながります。
社内の在庫を可視化して管理効率を上げるため
どの部署がどの消耗品をどれだけ保有しているかを可視化することで、社内全体での在庫共有や融通がしやすくなります。
また、在庫管理ルールを統一しやすくなり、管理担当者の負担を減らすことができます。
消耗品の棚卸の具体的な手順
実際に消耗品の棚卸はどのように進めれば良いのでしょうか。
消耗品の棚卸の具体的な手順を解説します。
棚卸の対象となる消耗品をリストアップする
まずは、棚卸しの対象となる物品を一覧にします。
事務用品、清掃用品、包装資材、備品など、社内で使用しているすべての消耗品を漏れなく洗い出すことが重要です。
このとき、部署ごと、用途ごとに分類しておくと、後の集計がスムーズになります。
保管場所ごとに在庫を整理整頓する
棚卸しの前に倉庫やキャビネットを整理整頓します。
混在していたりラベルが貼られていなかったりすると、カウントに時間がかかり誤りも増えます。
品名・品番・保管場所を明確にし、同じものをまとめて保管することで、効率よく棚卸しを進められます。
実際の数量をカウントして記録する
現場で実際の数量を数え、棚卸しリストに記入します。
数量の単位を統一し、同じ消耗品でも包装単位が違う場合は注意が必要です。
可能であれば、2人1組で確認し、ダブルチェックする体制を整えましょう。
帳簿や管理表のデータと照合する
数えた結果を、エクセルや会計システム上の数量データと照合します。
数量が一致しない場合は、記録漏れや誤入力、未登録の消耗品がないかを確認します。
差異があれば原因を確認して修正する
数量の差異があった場合は、原因を特定して正しいデータに修正します。
例えば、出庫記録の遅れや誤発注など、再発防止策を同時に検討することが大切です。
消耗品の棚卸で注意すべきポイント
消耗品の棚卸ではどんなことに気を付けるべきでしょうか。
消耗品の棚卸で注意すべきポイントを解説します。
使用中の消耗品と未使用品を区別して数える
開封済みのトナーやコピー用紙など、すでに使用中のものは消耗中として別管理する必要があります。
これを混同すると、実際の残数と帳簿が一致しなくなるため注意が必要です。
共用備品や各部署保管分も漏れなく確認する
本社倉庫だけでなく、各部署が独自に保管している消耗品も確認します。
社内全体での在庫を把握することが、正確な消耗品棚卸しのポイントです。
在庫の古さ・使用期限をチェックする
インクや清掃用品など、使用期限のある消耗品は期限切れに注意が必要です。
期限切れや長期間使われていない在庫は廃棄対象としてリスト化しましょう。
使用履歴や購入履歴をもとに差異を分析する
数量差異の原因を追う際には、購入履歴や使用記録を照らし合わせて分析します。
特定の部署だけ消耗が激しい場合は、適正在庫数や管理ルールの見直しを行うことが重要です。
消耗品の棚卸を効率化するための方法
消耗品の棚卸を効率化するためにはどうすれば良いのでしょうか。
消耗品の棚卸を効率化するための方法を解説します。
棚卸前に消耗品を整理整頓しておく
棚卸し直前にまとめて整理するのではなく、日常的な整理整頓を習慣化しておくことで、棚卸し作業の手間を大幅に減らせます。
収納棚に品目ラベルを貼り、補充・発注のたびに整理するルールを設けましょう。
バーコード・QRコードでスキャン入力する
バーコードやQRコードを使えば、商品名や数量を自動で読み取り、入力ミスを防げます。
特に在庫管理アプリでは、スマホカメラでスキャンするだけで記録が完了します。
スマホ・タブレットで現場から登録する
紙に記入して後でエクセルに転記する方法では、時間もミスも増えがちです。
スマホやタブレットで現場入力すれば、リアルタイムで記録を共有でき、作業スピードが向上します。
クラウドシステムで在庫データを一元管理する
クラウド型在庫管理システムを使えば、部署ごとの在庫を一括で管理できます。
消耗品の入出庫履歴も自動で記録されるため、棚卸し時の差異確認が容易になります。
リアルタイムで棚卸データを共有する
複数人で棚卸しを行う場合、進捗状況や入力内容をリアルタイムで共有することで、 二重カウントや漏れを防げます。
クラウドシステムなら、同時に複数人が作業してもデータが即時に統合されます。
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消耗品の棚卸は、経理上の正確性を保つだけでなく、無駄な在庫やコストを削減するためにも欠かせない業務です。
日常的な整理整頓と定期的な棚卸しを組み合わせることで、在庫の可視化と効率的な管理が実現できます。
クラウド在庫管理システムを活用すれば、スマホでスキャン入力・自動集計・リアルタイム共有が可能になり、誰でも簡単に正確な消耗品管理が行えます。
効率的な棚卸しで、経費削減と業務のスマート化を同時に進めましょう。
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