受注情報の管理は、ビジネスをスムーズに進めるために欠かせない業務です。
専用の受注管理システムを導入するほどの規模ではない場合や、まずは低コストで始めたい場合に便利なのがスプレッドシートを使った受注管理の方法です。
Googleスプレッドシートを活用すれば、社内外で共有でき、関数による自動集計も簡単に行えます。
ただし、使い方を誤るとデータの重複や入力ミスなどのリスクもあるため、正しい設定と運用ルールが欠かせません。
スプレッドシートで受注管理を行うメリットから、受注管理をスプレッドシートでする際の基本の作り方、注意点、そしてクラウドシステムへの移行を分かりやすく解説します。
スプレッドシートで受注管理を行うメリットとは？
スプレッドシートで受注管理を行う最大のメリットは、コストをかけずにすぐ始められることです。
Googleアカウントさえあれば無料で利用でき、導入費用も月額料金も発生しません。
また、クラウド上で管理できるため、チームメンバーとリアルタイムでデータ共有が可能です。
エクセルと違ってファイルの送受信が不要な点も大きな利点です。
さらに、関数やフィルタ機能を活用すれば、受注金額や件数、ステータス別の集計なども自動化できます。
小規模なチームやスタートアップにとって、手軽に始められる受注管理手段として非常に有効です。
スプレッドシートで受注管理を始める基本ステップ
スプレッドシートで受注管理を行う際は、最初に管理項目や入力ルールをしっかり決めておくことが大切です。
スプレッドシートで効率的に受注管理を始めるための基本的な流れを解説します。
受注情報を整理するための項目を決める
まずは、どの情報を記録すべきかを明確にします。
受注管理で最低限必要な情報は、受注日、顧客名、商品名、数量、単価、合計金額、ステータス、担当者などです。
これらを整理したうえで列を設定すれば、後から抜け漏れがなくなります。
最初から完璧を目指すよりも、まずは必要最小限の項目でスタートし、運用しながら調整していくのがおすすめです。
テンプレートを作成して入力ルールを統一する
スプレッドシートで管理する場合、担当者ごとに入力方法がばらつくとデータの整合性が取れなくなります。
たとえば日付の表記を「2025/10/20」と「10月20日」で混在させると、並び替えやフィルタが正しく動かなくなります。
そのため、テンプレートを作り、入力フォーマットを統一することが重要です。
日付やステータスなどはデータの入力規則を設定し、プルダウンメニューから選択できるようにするとミスを防げます。
数値は桁区切りや小数点の扱いも統一し、誰が入力しても同じ形式になるようにルール化しておきましょう。
日付やステータスを使って案件を見える化する
スプレッドシートには条件付き書式という便利な機能があります。
これを使えば、特定の条件を満たすセルの色を自動で変更できるため、案件の進捗を一目で確認できます。
たとえば「出荷済み」は緑、「対応中」は黄色、「キャンセル」は赤といったように色分けすると、視覚的にステータスを把握しやすくなります。
また、フィルタ機能を活用して今月受注分や未出荷案件などをワンクリックで抽出すれば、報告や会議資料の作成も効率的に行えます。
関数を使って売上や在庫数を自動集計する
スプレッドシートの大きな強みは、関数を使ってデータを自動的に集計できる点です。
たとえば「=数量×単価」で金額を算出したり、「=SUMIF」や「=COUNTIF」を使って月ごとの売上や件数を自動計算したりできます。
複数のシートを連携させて在庫データを反映することも可能で、受注が入るたびに自動的に在庫を引き落とす仕組みを作ることもできます。
こうした関数を活用すれば、日々の集計作業を手作業で行う必要がなくなり、数字の信頼性も向上します。
最初は簡単な集計から始めて、慣れてきたら複数条件の集計やグラフ化など、より高度な自動化へ発展させると良いでしょう。
スプレッドシートで受注管理を行うときの注意点
スプレッドシートで受注管理を行う際にはどのようなことに注意するべきでしょうか。
スプレッドシートで受注管理を行うときの注意点を解説します。
入力ミスや重複データを防ぐ仕組みをつくる
スプレッドシートは誰でも簡単に編集できる反面、入力ミスや重複が起こりやすいのが難点です。
必ず入力規則を設定し、フォーマットを統一しましょう。
また、重複チェックにはCOUNTIF関数や条件付き書式を利用し、同じ受注番号が2件ある場合に自動で警告が出るようにすると効果的です。
担当者ごとにアクセス権を設定して安全に共有する
Googleスプレッドシートは共有リンクで簡単にアクセスできますが、誰でも編集できる状態では情報漏洩のリスクがあります。
閲覧専用・編集権限・コメント権限を使い分け、担当者ごとに権限を設定しましょう。
営業担当や経理担当など、部署ごとに操作範囲を制限することが大切です。
複数人編集によるデータ競合を避ける
複数人で同時に編集すると、誰かの入力が上書きされることがあります。
編集タイミングをずらすか、シートを分けて入力し、最後に集約する運用が安心です。
また、Googleスプレッドシートの変更履歴機能を使えば、誰がいつどのセルを変更したかを追跡できます。
バックアップを定期的に取っておく
クラウド上のデータとはいえ、誤って削除してしまうリスクはあります。
定期的にエクセル形式でローカル保存する、あるいはGoogleドライブ内で自動バックアップ設定を行うなどの対策をとりましょう。
スプレッドシートでの受注管理に限界を感じる場面とは
スプレッドシートは便利ですが、受注管理に利用するには限界を感じることがあります。
スプレッドシートでの受注管理に限界を感じる場面を紹介します。
リアルタイム性と在庫連動が必要になった場合
スプレッドシートは、あくまで表計算ツールです。
リアルタイムで在庫と連動した管理を行うには限界があります。
複数拠点で出荷や在庫変動がある場合、入力遅れや反映のズレが発生しやすく、誤出荷の原因になります。
取引件数が増え、シート管理が煩雑になった場合
受注件数が増えるほど、シートが重くなり操作性が低下します。
複数シートをまたぐ管理は人為的ミスを誘発し、メンテナンスにも時間がかかります。
ミス防止や履歴管理を自動化したい場合
スプレッドシートでは、在庫変動や出荷履歴を自動で記録することはできません。
担当者が増えると、誰がいつ変更したのかが追えなくなり、トラブル対応に時間を要します。
業務が拡大する段階では、より自動化された仕組みへの移行を検討すべきタイミングです。
スプレッドシートでの受注管理からクラウド管理へ移行する効果
スプレッドシートに限界を感じた場合、クラウドへの移行を検討することが有効です。
スプレッドシートでの受注管理からクラウド管理へ移行する効果を解説します。
リアルタイムで受注・在庫を共有できる
クラウド在庫管理システムを導入すると、受注と在庫のデータを自動で連携できます。
クラウド在庫管理システムでは、受注登録のたびに在庫数が自動更新され、複数の担当者が同時に最新情報を共有可能です。
業務フロー全体を自動化してヒューマンエラーを削減
スプレッドシートでは人の入力に頼る部分が多いため、ミスが起きやすい傾向があります。
クラウドシステムでは、バーコードやQRコードを読み取るだけで入出庫が自動記録され、受注情報も自動反映されるため、人的ミスを大幅に減らせます。
分析データを活用して売上予測や仕入れ計画を最適化
クラウド管理では、受注履歴や在庫推移データを自動で蓄積できます。
これにより、売れ筋商品の傾向やシーズン別の需要予測を数クリックで可視化でき、データに基づいた経営判断が可能になります。
スマホアプリからも利用できる場合、現場担当者がリアルタイムで受注や在庫状況を確認できます。
スプレッドシートで感じていた更新の遅れや共有の手間を根本から解消できるのが大きな魅力です。
スプレッドシートでの受注管理よりもzaico
スプレッドシートを使った受注管理は、低コストで手軽に始められる優れた方法です。
テンプレート化や入力ルールを整えれば、小規模チームでも一定の精度で運用できます。
しかし、受注件数が増えたり、リアルタイムの在庫連動が必要になった段階では、スプレッドシートだけでは限界があります。
クラウド在庫管理システムを導入すれば、受注・在庫・出荷を一元管理でき、日常業務を自動化できます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
スプレッドシートでの受注管理からクラウドに移行するために在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
