ユニフォームの貸与・返却・在庫管理は、企業運営の中でも地味ながら重要な業務です。
社員数が多くなると、誰にどのサイズを貸しているのか、在庫がどれだけ残っているのかを正確に把握するのが難しくなります。
専用システムを導入する方法もありますが、まずはエクセルを使ったユニフォーム管理で十分に対応できるケースも多いです。
ユニフォーム管理をエクセルでするメリットや、基本的な管理表の作り方を詳しく紹介します。
ユニフォーム管理はエクセルで可能？
ユニフォーム管理は、エクセルを使って十分に行うことが可能です。
エクセルは表計算ソフトとして柔軟性が高く、社員ごとの貸与状況や在庫数、サイズの内訳などを一元的に管理できます。
専用システムのような自動化機能はないものの、関数やフィルター、条件付き書式などの機能を活用すれば、必要な情報をすぐに抽出・更新できる環境を整えることができます。
また、色分けや並べ替えを使えば、返却が遅れている社員や在庫が少ないサイズを視覚的に確認することも可能です。
小規模な企業や部署単位の管理であれば、エクセルだけでも十分対応できます。
特に導入コストがかからず、使い慣れた環境で運用できる点は大きなメリットです。
一方で、社員数やユニフォームの種類が多くなると手動更新の負担が増えるため、その際は後述するようなクラウドシステムへの移行を検討するとよいでしょう。
ユニフォーム管理をエクセルで行うメリット
エクセルを使ったユニフォーム管理には、コスト面や操作性など複数の利点があります。
ユニフォーム管理をエクセルで行うメリットを確認していきましょう。
低コストで始められる
エクセルを利用する最大のメリットは、導入コストがかからないことです。
すでに多くの企業でExcelが導入されており、新しいツールを契約する必要がありません。
初期費用や月額利用料が不要で、すぐに管理表を作成して運用を始められます。
誰でも扱いやすい操作性
エクセルは操作に慣れている人が多く、特別な研修を行わなくても誰でも管理が可能です。
セルの入力や並べ替え、フィルターなどの基本操作だけで、社員別やサイズ別のユニフォーム状況を簡単に確認できます。
また、条件付き書式を使えば、返却が遅れている人や在庫が少なくなっているサイズを自動的に色分け表示することもできます。
社員ごとの貸与状況を可視化できる
社員ごとにユニフォームの貸出履歴を一覧で管理できるため、誰がどのサイズを何枚持っているのかが一目でわかります。
人事異動や退職時にも、貸与物の返却漏れを防止できます。
在庫数量やサイズ別の把握が容易
サイズごとに在庫数をまとめることで、状況をすぐに把握できます。
また、SUMIF関数を使えば、特定サイズの在庫合計を自動計算することも可能です。
これにより、次回発注のタイミングを正確に判断でき、在庫の過不足を防げます。
ユニフォーム管理をエクセルでやる方法
エクセルを使ってユニフォーム管理を行う場合は、基本的な表作成だけでなく、関数や書式設定などの機能を活用することで、より正確で効率的な管理が可能になります。
ユニフォーム管理をエクセルでやる方法を解説します。
シート分けによる管理
エクセルでは、社員情報・在庫一覧・貸与履歴などをシートごとに分けて管理することで、情報の整理と見やすさを両立できます。
どのユニフォームがどの社員に貸与されているのかをすぐに把握でき、在庫確認と貸与履歴を分けて運用できます。
関数を活用した在庫自動計算
SUMIF関数やCOUNTIF関数を使えば、在庫数や貸与数を自動的に集計できます。
計算式を設定しておけば、データを入力するだけで最新の在庫数を自動反映できます。
自動計算により、数値の転記や手計算によるミスを減らせます。
条件付き書式で在庫不足を見える化
エクセルの条件付き書式を使えば、在庫が少なくなったサイズを自動で色分けできます。
たとえば在庫数が3以下になったセルを赤色、5以下なら黄色と設定しておけば、視覚的に補充が必要なサイズをすぐに確認できます。
また、返却期限が過ぎている社員名を赤字にするなど、貸与管理の期限チェックにも応用できます。
フィルター機能で検索性を高める
フィルター機能を使うことで、条件に応じた絞り込み表示が可能になります。
特定の社員や特定サイズの貸与履歴をすぐに確認できるため、問い合わせ対応や集計作業がスムーズになります。
さらに、並べ替え機能と組み合わせれば、在庫の少ない順や返却期限が近い順にデータを整理でき、管理精度を高められます。
ユニフォーム管理をエクセルでする際の課題
便利なエクセル管理ですが、利用人数やユニフォームの種類が増えると、いくつかの限界が見えてきます。
ユニフォーム管理をエクセルでする際の課題を解説します。
複数担当者での更新ミス
複数の担当者が同じファイルを操作すると、上書き保存や入力漏れが発生しやすくなります。
特に社内サーバーやメール共有で運用している場合、最新データがどれなのか分からなくなるリスクがあります。
リアルタイム性の不足
エクセルでは、データが自動で同期されるわけではありません。
そのため、貸出や返却のたびに手動で更新する必要があり、最新の在庫状況をリアルタイムで把握するのが難しくなります。
在庫数と実際の数量のずれ
エクセル管理では、実物の在庫数とデータ上の数が一致しないことがしばしばあります。
入力忘れや計算式のエラー、返却の遅れなどが原因で、棚卸し時に差異が発覚するケースも少なくありません。
データ量増加による処理の煩雑化
社員数が増えるほどデータも膨大になり、ファイルが重くなったり、計算が遅くなったりします。
特に数百人規模の企業では、エクセルだけでの管理が非効率になり、運用コストが上がってしまいます。
ユニフォーム管理をエクセルより効率化する方法
エクセルの利点を保ちながら、より効率的にユニフォーム管理を行う方法もあります。
ユニフォーム管理をエクセルより効率化する方法を解説します。
クラウド型表計算ソフトの活用
Googleスプレッドシートなどのクラウドツールを使えば、複数人で同時に編集でき、常に最新データを共有できます。
変更履歴も自動保存されるため、誰がいつ更新したかを追跡でき、更新ミスを防げます。
バーコードやQRコードとの連携
ユニフォームごとにバーコードやQRコードを貼り付けておくと、貸出や返却時にスキャンするだけでエクセルやシステムに自動記録できます。
入力作業を大幅に削減でき、貸与履歴の正確性が向上します。
在庫管理システムとの併用
より高度な管理を求める場合は、在庫管理システムを導入してエクセルと併用する方法が有効です。
システム側で在庫数を自動集計し、エクセルで貸与履歴を補完するようにすれば、データの信頼性が高まります。
定期的な棚卸しとデータ更新ルールの徹底
実在庫とエクセル上のデータを照合する棚卸しを行い、差異を修正しておくことが重要です。
また、貸与や返却の際は即時入力する、変更履歴は担当者名を記録するなどのルールを徹底すれば、精度の高いデータを維持できます。
ユニフォーム管理はエクセルよりzaico
ユニフォーム管理は、エクセルでも十分に実現可能であり、低コストで始められる点が大きな魅力です。
関数や書式設定を活用すれば、社員ごとの貸与状況や在庫数をわかりやすく可視化できます。
ただし、管理対象が増えるほど手作業の限界が現れるため、クラウドツールや在庫管理システムとの併用が現実的な選択肢です。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
ユニフォーム管理をエクセルから移行し在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
