「在庫が合わない」「何がどこにあるかわからない」「過剰在庫で資金繰りが厳しい」このような在庫管理の問題を抱える会社は少なくありません。
適切な在庫管理ができない会社は、資金繰りの悪化や販売機会の損失、業務効率の低下などのリスクが高まります。
在庫管理ができない会社が直面する問題から、在庫管理ができない会社の特徴、改善のステップ、適したツールをわかりやすく解説します。
在庫管理ができない会社が直面する問題
在庫管理の失敗の影響は、単に「在庫数が合わない」という小さな問題にとどまりません。
目に見える形、見えない形で会社の事業運営や経営にさまざまな影響を与えます。
在庫管理ができない会社が具体的にどのような問題に直面するのか例を見ていきましょう。
過剰在庫により資金繰りが悪化する
在庫管理ができない会社では、必要以上の商品を仕入れてしまい過剰在庫が発生します。
過剰在庫は単に保管コストがかかるだけでなく、会社の運転資金を圧迫する深刻な問題です。
商品が売れずに倉庫に眠っている間も、その商品には仕入れ代金が投じられており、資金が固定化されてしまいます。
特に季節商品や流行商品の場合、時間の経過とともに商品価値が下がり、廃棄処分や大幅な値引き販売を余儀なくされ、さらなる資金繰りの悪化を招きます。
欠品が発生し販売機会を逃す
過剰在庫とは逆に、顧客が商品を求めているにもかかわらず在庫がない「欠品」も、深刻な問題です。
欠品は、本来得られるはずだった売上を失う機会損失につながります。
欠品が繰り返されれば「あの店はいつも品切れだ」という印象を与え、顧客は競合他社へと流れてしまいかねません。
長期的に見れば、ブランドイメージの低下や顧客離れを招き、機会損失以上のダメージを会社に与えることになります。
業務効率が低下し従業員の負担が増える
不適切な在庫管理は、現場の従業員に大きな負担を強います。
どこに何がいくつあるか分からないため、注文が入るたびに倉庫内を探し回ったり、電話で在庫を確認したりといった非効率な作業が発生します。
また、定期的に行う棚卸作業でも、帳簿上の数量と実際の在庫に差異が発生し、原因究明に膨大な時間と労力が割かれるでしょう。
こうした無駄な作業は、本来注力すべき業務の時間を奪い、従業員の残業増加やモチベーション低下につながります。
正確な在庫データを把握できず経営判断が遅れる
在庫データは、経営者にとって重要な指標です。
しかし、在庫管理ができていない会社では、リアルタイムで正確な在庫数を把握できません。
これにより、商品の売れ行きや在庫回転率などの分析が困難になり、適切な経営判断を下すのに必要な情報が不足します。
結果として、新商品の導入タイミングや既存商品の廃止判断、仕入れ計画の策定などが遅れ、市場の変化に対応できなくなってしまいます。
在庫管理ができない会社に見られる特徴
そもそもなぜ在庫管理ができない会社になってしまうのでしょうか。
在庫管理ができない会社に見られがちな特徴を見ていきましょう。
そもそも在庫管理をしていない
在庫管理ができない会社の中には、実は「そもそも在庫管理をしていない」、あるいは意識が希薄なケースも少なくありません。
倉庫や店舗にある在庫を感覚的に把握し、「大体このくらいあるだろう」と経験頼みで運営している状態です。
在庫を資産として正しく認識せず、入出庫の記録を一切残さない状態では、過剰在庫や欠品などの問題が常に発生し続けます。
「管理する手間より、しないことの損失のほうがはるかに大きい」という意識を持つことが、改善の第一歩です。
人手に依存したアナログな管理を続けている
次に、在庫管理を行っていても、手書きの管理台帳や担当者の記憶に頼っているケースも挙げられます。
アナログな管理方法は、入力ミスや記入漏れのようなヒューマンエラーが起こりやすく、データの正確性を担保できません。
また、特定の担当者しか分からない「属人化」を招きやすい点も問題です。
担当者が不在だったり退職したりすると、途端に在庫管理が立ち行かなくなるリスクを抱えています。
在庫管理のルールや仕組みが形骸化している
在庫管理に関するルールを定めてはいるものの、それが現場で徹底されておらず、形骸化しているケースも少なくありません。
「入庫時には必ず所定の場所に保管し、伝票を記入する」「出庫時は担当者の承認を得る」といった基本的なルールが守られていないと、在庫の所在や数量がすぐに不明確になります。
どこに何があるかを管理するロケーション管理が曖昧だったり、先入れ先出しが徹底されていなかったりすると、品質劣化や期限切れのリスクも高まるでしょう。
ベテラン従業員の勘と経験に頼っている
在庫管理を、単なる「モノの数を数える作業」と軽視している会社では、担当者の育成が十分に行われていない傾向があります。
その結果、一部のベテラン従業員の経験と勘に頼った属人的な管理に陥りがちです。
これでは、そのベテラン従業員が退職すればノウハウが失われてしまいます。
需要予測や適正在庫の算出、ABC分析などの管理手法の知識がなければ、勘に頼った発注を繰り返すことになり、過剰在庫や欠品から抜け出すことは困難です。
在庫管理ができない会社の改善ステップ
これまで見てきた問題点や特徴を踏まえ、在庫管理ができない会社の現状を打破するためにするべきことがあります。
一朝一夕で達成できるものではありませんが、一つひとつ着実に実行していくことで、在庫管理の改善が図れるでしょう。
在庫管理ができない会社の改善ステップを見ていきましょう。
現状把握と課題の見える化
在庫管理の改善は、まず現状を正しく知ることから始まります。
「なぜ、在庫数が合わないのか？」「どの商品で欠品が発生しているのか？」「棚卸しにどれくらいの時間がかかっているのか？」など、具体的な問題を洗い出しましょう。
そして、その問題が「いつ、どこで、誰によって、どのように」発生しているのかを分析します。
課題を「見える化」することで、改善すべきポイントが明確になり、従業員の意識改革にもつながります。
在庫管理のルール策定とマニュアル化
次に、誰が作業しても同じ品質で管理ができるよう、明確で具体的なルールを策定しましょう。
例えば、「商品は必ず指定されたロケーションに保管する」「入出庫の際は必ず伝票を作成し、即日処理する」「棚卸は毎月最終営業日に実施する」のようなルールです。
ルールは作るだけでなく、それを誰でも理解・実行できるようマニュアルに落とし込んで周知することが重要です。
これにより、誰が担当しても同じ精度の在庫管理が可能になり、「属人化」の問題を解消できます。
ツールやシステムの導入による在庫管理の効率化
アナログな管理には限界があります。
ヒューマンエラーを減らし、リアルタイムで正確な在庫情報を共有するためには、ツールやシステムの導入が不可欠です。
また、在庫管理システムやバーコードリーダーなどを活用すると、入出庫作業は劇的に効率化され、データの入力ミスも防げます。
これにより、従業員は在庫を探し回るような無駄な作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
在庫管理担当者の教育・意識改革
どれだけ優れたルールやシステムを導入しても、それを使う従業員の意識がともなわなければ十分な効果を得られません。
在庫管理の重要性について、従業員一人ひとりが理解し、意識を高く持つことが必要です。
ABC分析や適正在庫の考え方など、より専門的な知識を身につけてもらうための教育機会を設けましょう。
また、定期的に在庫管理の研修を実施したり、成功事例を社内で共有したりすることで、従業員のモチベーション向上にもつながります。
在庫管理ができない会社に適したツール・システム
在庫管理を改善するためには、目的に合ったツールやシステムを選ぶことが大切です。
在庫管理ができない会社に適したツール・システムを見ていきましょう。
エクセル
小規模な事業者にとって、最初に導入しやすいツールがエクセルです。
関数やマクロを使えば、ある程度の集計や計算も自動化できます。
しかし、複数人での同時編集が難しく、誰かがファイルを開いていると他の人が編集できないという制約があります。
また、データ量が増えるにつれて動作が重くなり、リアルタイムでの情報共有にも向きません。
手入力が基本となるためヒューマンエラーも起こりやすく、あくまで小規模な事業や、本格的なシステム導入への第一歩と考えるのが良いでしょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは、在庫管理に特化した専用のシステムです。
リアルタイムでの在庫状況の把握や発注点管理、在庫データのグラフ化など、在庫管理に必要な機能が備わっています。
クラウド型のシステムであれば、サーバーの構築も不要で、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。
販売管理システムや会計システムと連携できるものも多く、会社全体の業務効率化に大きく貢献します。
導入にはコストがかかりますが、自社に合ったシステムを選ぶことで、長期的に見ればコスト以上のメリットをもたらすでしょう。
バーコードリーダー・ハンディターミナル
バーコードリーダー・ハンディターミナルは、在庫管理システムと組み合わせて使うことで、絶大な効果を発揮する機器です。
商品に付与されたバーコードやQRコードを読み取るだけで、正確な商品情報や数量をシステムに自動で登録できます。
手入力作業が不要になるため、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、入力ミスを大幅に減らすことが可能です。
近年では、専用のハンディターミナルだけでなく、スマートフォンで実現できるシステムも増えており、導入のハードルは大きく下がっています。
在庫管理ができない会社からの脱却にzaico
過剰在庫や欠品、業務非効率などの問題は、その多くが人手によるアナログな管理や形骸化したルール、業務の属人化などが原因で起こります。
その解決には、現状把握やルール策定、担当者の意識改革に加え、システムやツールを活用した業務の効率化が有効です。
在庫管理ができない会社からの脱却をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
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