仕事をする上で重要になるのはルールやツールだけではなく、環境の整備も大切になります。
環境の整備においては、仕事における5Sという考え方があります。
仕事の5Sとはどのようなものなのか、仕事の5Sの必要性や仕事と5Sの関係性について確認していきましょう。
仕事の5Sとは？
そもそも5Sとは、以下5つの頭文字をとって5Sと言われるもののことです。
- 整理
- 整頓
- 清掃
- 清潔
- しつけ
仕事をする上で重要なのは効率性ですが、どこに何が置かれているのかわからない状態では、効率よく仕事を進めることはできません。
例えば、書類や仕事するのに必要なアイテムが乱雑に保管されていると、まずは探す手間がかかり無駄な時間が発生してしまいます。
このように、仕事をするためにはまず環境を整備することが大切です。
環境を整備するためには、これらの5Sを意識して整えることで、仕事の5Sにつながるでしょう。
仕事と5Sの関係性
仕事と5Sにはどのような関係があるのでしょうか。
仕事をする上で重要なのは効率性です。
たとえば、多くのタスクがある場合は、どのようにタスクをこなしていけば良いのか考えたり、書類を片付ける必要がある場合は、まずは整理する必要があります。
このように、仕事を進める上で計画を立ててまずは片付けるものを片付けることが、仕事には必要になり、5Sを意識して環境を整備することもあるかもしれません。
5Sは仕事に対して、仕事を効率よく進めるための方法ともいえます。
仕事に5Sが必要な理由
なぜ仕事には5Sが必要なのでしょうか。
仕事においても5Sが必要な理由について確認していきましょう。
業務効率が上がるから
仕事をするための環境が悪ければ、業務効率は下がってしまいます。
デスク周りに物が乱雑に置かれていたりすると、仕事をするために必要なものがどこにあるのかわからず、探す時間が発生したり結局仕事ができなくなったりなどが発生してしまうかもしれません。
しかし、5Sを意識してデスク周りを綺麗にしておけば、仕事を進めるために必要なものも見つかりやすいですし、効率よく仕事を進めることができるでしょう。
業務効率をあげるためには、環境の整備が大切ですので、5Sは仕事に必要だといえます。
紛失がなくなるから
綺麗な状態を保っていないと、大事な書類がどこにあるのかわからず仕事がうまく進まなくなることもあります。
もしも紛失してしまっていたら、仕事が進まないだけではなく大きな損害につながる可能性もあるでしょう。
このように、環境が整っていないことが原因でトラブルが発生することもあります。
5Sをしていれば、環境が整っている中で仕事を進めることができるので、紛失することなく効率よく仕事ができるでしょう。
情報が管理しやすくなるから
5Sをしながら仕事を進めていれば、情報の管理も簡単になります。
たとえば、顧客管理や、在庫の情報、タスク管理や従業員の情報など、さまざまな情報が仕事には関わってくるでしょう。
これらの情報はしっかりと管理しなければならず、もしも漏洩してしまうと危険です。
そのため、仕事に関する情報はしっかりと管理する必要があり、環境の整備をするためにも5Sを意識することが求められます。
ミスやリスクを減少させるから
5Sを意識していることで、ミスやリスクの発生を減少させることができるでしょう。
整理整頓を心がけていれば、物理的な事故もそうですが、情報管理やタスク管理、物品の管理などにおいてもミスなどのリスクを減らすことができます。
整理整頓は物理的な面だけでなく、業務内容やスケジュールなどさまざまな部分にも関連しているものです。
仕事に関するあらゆる部分が整理整頓された状態で取り組めれば、精神的な余裕も持ちやすく、ミスやリスクを少なく仕事を進められるでしょう。
仕事に5Sを適用するメリット
仕事に5Sを適用することで、どのようなメリットがあるでしょうか。
5Sを仕事に適用することで得られるメリットについて確認していきましょう。
情報を管理しやすくなる
5Sを適用することで顧客情報や会社の情報などの重要な書類の管理がしやすくなります。
これまで乱雑に保管していた場合は、なおさら環境が整備されることでどこになにがあるのかわかるようになるでしょう。
たとえば、ファイリングしたりデジタルで管理するようにしたりなど、さまざまな管理方法があります。
5Sは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの頭文字をとったもので、整理しても常にその状態を維持しなければなりません。
情報などの重要なものを管理する場合は、一度整理しただけではなく今後もずっと整理しておくことが大切です。
そのため、どのように管理するのかを考えることも必要となります。
在庫状態がわかりやすくなる
仕事をする上で、在庫管理も重要です。
在庫のなかには、仕事に必要な備品などもあるでしょう。
このような在庫は整理された状態で管理しなければ、効率よく業務がすすみません。
どこに何があるのか探す必要がありますし、定期的に行う在庫管理に時間がかかってしまう可能性も高いです。
本来の業務ではなく別の作業に時間がかかることもあるので、在庫状態は整備された状態にすることが大切となります。
そのためにも、5Sは業務を進める上でとても重要です。
ものが紛失しなくなる
乱雑な状態だと、どこに何があるのかわからず、ものが紛失してしまうこともあります。
その中には、重要な書類が紛れていることもあるかもしれません。
仕事を進める上で重要な書類が紛失することは避けたいので、5Sを活用して環境を整備することはとても大切です。
そのため、5Sはものを紛失させないようにするためにもメリットがあるといえるでしょう。
業務効率が上がる
5Sを適用することで、デスク周りや在庫状態などが整備されるので業務効率が上がります。
デスク周りなどが汚いと、どこになにがあるのかわからず、仕事をする前にまずはものを探すという工程が発生することもあるでしょう。
そうなると業務が円滑に進まず、業務効率が下がってしまいます。
しかし、5Sを適用して常に綺麗な状態を維持していれば、探す時間が発生しないので、つねに業務に集中することが可能です。
このように、5Sを取り入れることで仕事が円滑に進むというメリットもあります。
仕事の5sの手助けにもなるzaico
仕事に5Sを取り入れることでさまざまなメリットがありますが、整理整頓された状態を維持するためにも、ツールなどを導入するのも良いでしょう。
職場には備品や仕事のための物品が多くありますので、社内の備品管理や消耗品の管理に在庫管理システムを利用して、仕事の5Sの取り組みにつなげている場合もあります。
在庫管理システムを導入して、物品のデータなどを整理したい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」を導入してみてはいかがでしょうか。
zaicoであれば項目のカスタマイズも可能ですし、書類のように物理的な情報が増えることがないので、整理された状態を維持することができます。
実際に5Sの応用としてzaicoを利用し、環境の整備をしている実例もありますので、気になる方はzaicoにご相談ください。
