製造業や建設業など、多くの現場では資材の管理が業務効率やコストに直結します。
紙やエクセルによる資材管理は手間がかかり、紛失や数量の把握ミスなどのリスクも高まります。
こうした資材管理の課題を解決する手段として注目されているのが資材管理アプリです。
資材管理アプリの基本的な仕組みや機能、資材管理アプリの導入メリット、資材管理アプリの選び方、注意点を確認していきましょう。
資材管理アプリとは
資材管理アプリとは、企業や現場で使用する資材を効率的に管理するためのソフトウェアです。
スマートフォンやタブレット、PCを通じて資材の登録・検索・数量確認・発注などが可能になります。
資材管理アプリにより、従来紙やエクセルで行っていた資材管理をデジタル化し、リアルタイムでの把握や業務効率化を実現できます。
近年はクラウド型の資材管理アプリが主流となり、場所を問わず最新情報にアクセスできるようになっています。
また、バーコードやQRコードによる読み取り機能、写真登録、位置情報管理など、現場のニーズに応じた多彩な機能を備えているのも特徴です。
資材管理アプリを導入するメリット
資材管理アプリを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
資材管理アプリを導入するメリットを確認していきましょう。
資材の所在や数量をリアルタイムで把握
資材管理アプリの最大の特徴は、資材の場所と数量をリアルタイムで把握できることです。
紙やエクセルによる管理では、更新のタイミングが遅れ、現場とデータにズレが生じがちです。
クラウド型の資材管理アプリなら、現場で入出庫や移動を記録するとすぐに全員のデータが最新化されます。
離れた拠点や現場からでも、スマホやタブレットで最新情報にアクセスでき、探す時間や問い合わせの手間を削減できます。
棚卸や点検作業の効率化
棚卸や定期点検は、多くの時間と人手を必要とする業務です。
従来は紙に記録し、後からエクセルに転記していましたが、資材管理アプリを使えば現場で直接データを入力できます。
バーコードやQRコードを読み取るだけで在庫数が反映されるため、作業時間を大幅に短縮し、転記ミスの防止にもつながります。
また、資材の写真や状態をその場で記録できるため、点検作業の質も向上します。
資材の紛失や二重購入の防止
資材の所在と数量が正確に把握できれば、紛失や二重購入といった無駄を防げます。
現場で資材が不足していると勘違いし、別の拠点から同じ資材を発注してしまうケースも減ります。
また、貸出や返却の履歴を残せる機能を活用すれば、誰がいつ使用したかを明確にでき、責任の所在もはっきりします。
コスト削減と在庫最適化
過剰在庫は保管スペースや管理コストを圧迫し、逆に在庫不足は緊急発注や工期遅延の原因になります。
資材管理アプリは使用頻度や在庫推移のデータを蓄積・分析できるため、必要な量を予測しやすくなります。
これにより、過不足のない適正な在庫管理が可能となり、保管費用や調達コストの削減、資金の有効活用につながります。
資材管理アプリに搭載されている主な機能
資材管理アプリには、現場の作業効率を高め、ミスを防ぐためのさまざまな機能が搭載されています。
これらの機能を活用することで、資材の管理精度が向上し、業務全体のスピードアップが可能になります。
資材管理アプリに搭載されている主な機能を確認していきましょう。
バーコード・QRコード読み取り
資材にバーコードやQRコードを貼り付け、スマートフォンやタブレットでスキャンすることで、入出庫や移動の情報を素早く記録できます。
手入力に比べて作業時間が短縮され、入力ミスの防止にもつながります。
特に大量の資材を扱う場合、この機能は棚卸作業や日常の在庫確認を大幅に効率化します。
写真登録と位置情報管理
資材の写真を登録することで、名称や型番だけではわかりにくい形状や状態を直感的に確認できます。
さらに、GPSや倉庫内のロケーションコードと連携すれば、資材がどこに置かれているのかを即座に把握できます。
写真登録と位置情報管理により、探す時間を削減し、紛失防止にも効果を発揮します。
貸出・返却履歴の記録
工具や測定機器など、複数人で共有する資材には貸出・返却の管理が不可欠です。
資材管理アプリでは、誰がいつ持ち出し、いつ返却したのかを履歴として残すことができます。
貸出・返却履歴の記録により、所在不明のトラブルや使用スケジュールの重複を防げます。
発注・入出庫管理
必要な資材をアプリから直接発注できる機能や、入出庫の履歴を自動で記録する機能も搭載されています。
発注履歴と在庫データを紐づけることで、発注漏れや在庫過多の防止が可能になります。
また、使用頻度の高い資材を自動的にリスト化し、発注の手間を省くといった応用も可能です。
資材管理アプリの選び方
資材管理アプリは多くの製品が存在し、それぞれ搭載されている機能や特徴が異なります。
導入効果を最大化するためには、自社の業種や業務フローに適したアプリを選ぶことが重要です。
資材管理アプリの選び方のポイントを確認していきましょう。
業種や業務に合った機能の有無
製造業、建設業、医療業界、イベント業界など、資材管理が必要な分野は多岐にわたります。
業種によって必要な機能や運用スタイルが異なるため、事前に現場の業務フローを整理し、それに合致する機能を持つアプリを選ぶことが重要です。
たとえば、貸出管理が頻繁に発生する業種では履歴管理機能が必須ですし、消耗品の回転が早い業種では発注や入出庫の自動化機能が有効です。
クラウド型かオンプレミス型か
資材管理アプリには、クラウド型とオンプレミス型の2つの提供形態があります。
クラウド型はインターネット環境があればどこからでもアクセスでき、アップデートやバックアップも自動で行われるため運用負担が軽減されます。
一方、オンプレミス型は自社サーバーでデータを管理するため、カスタマイズ性やセキュリティを自社でコントロールしやすい反面、導入コストや運用負担が高くなります。
スマホ・タブレット対応状況
現場での利用を想定すると、スマホやタブレットへの対応は必須です。
パソコンのみでしか使えない場合、リアルタイムな更新や現場での情報参照が難しくなります。
また、オフライン環境でもデータを入力し、ネットワーク接続時に同期できる機能があるかどうかも重要なポイントです。
他システムとの連携性
会計ソフト、販売管理システム、ERP、購買システムなど、既存の業務システムと連携できるかどうかも確認しましょう。
データ連携ができれば、二重入力を避けられるだけでなく、在庫やコスト情報を一元的に管理でき、業務全体の効率化が進みます。
特にクラウド型アプリでは、API連携の可否や対応範囲を事前に確認することが重要です。
資材管理アプリ導入時の注意点
資材管理アプリは便利なツールですが、導入さえすれば自動的に効果が出るわけではありません。
事前準備や運用体制が整っていないと、せっかくの機能を十分に活用できず、現場に混乱を招くこともあります。
資材管理アプリ導入時の注意点を確認していきましょう。
運用ルールの整備
アプリを導入しても、運用ルールが明確でなければ情報の不一致や入力漏れが発生します。
資材の登録方法、入出庫処理の手順、更新のタイミング、権限設定などをあらかじめ決め、マニュアル化しておくことが重要です。
また、現場と事務方の間で運用方法に差が出ないよう、全員が共通のルールで運用できる体制を作る必要があります。
初期登録やデータ移行の負担
導入時には既存の資材情報をアプリに登録する必要があります。
この初期登録は一度きりですが、数が多ければ多いほど時間と労力がかかります。
また、エクセルや別システムからのデータ移行が必要な場合は、フォーマットの変換や情報の整理も発生します。
作業を段階的に進める、繁忙期を避けるなど、計画的に進めることが成功のカギです。
現場スタッフへの操作教育
高機能なアプリでも、現場スタッフが使いこなせなければ効果は半減します。
導入時には操作説明会やトレーニングを行い、実際に触ってもらう機会を設けることが大切です。
また、使い方をまとめた簡易マニュアルや動画を準備しておけば、後から入る新人や臨時スタッフもスムーズに対応できます。
さらに、導入直後は現場からの質問や不明点に迅速に対応できるサポート体制も整えておくと安心です。
資材管理アプリとしてもzaico
資材管理アプリは、資材の所在や数量をリアルタイムで把握し、棚卸や発注業務を効率化する強力なツールです。
導入により、紛失や二重購入の防止、在庫の最適化、コスト削減が期待できます。
ただし、導入時には運用ルールの整備やデータ移行、操作教育といった準備も欠かせません。
自社の業務フローや業種に適したアプリを選び、現場全体で活用することで、資材管理の効率化と経営改善を同時に実現できます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は資材管理にも利用できます。
zaicoは、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
資材管理アプリや資材管理に活用できる在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
