事務用品の在庫管理をエクセルで行っているケースは少なくありません。
エクセルは手軽に使えてコストもかからないため、事務用品に限らず、在庫管理に利用しているということは多くあるからです。
しかし、実際に利用してみると、複数人での共有やリアルタイムの情報更新が難しいなど、エクセル特有の課題も見えてきます。
事務用品の在庫管理にエクセルを使用するメリットや注意点、事務用品の在庫管理をエクセルよりも効率的にする方法について確認していきましょう。
事務用品の在庫管理をエクセルでするメリット
日々の業務で欠かせない事務用品は、必要なときにすぐ使えることが大切です。
しかし、事務用品の在庫管理が行き届かず、使いたい物が不足していたり、逆に余分な在庫を抱えてしまったりすると、業務効率やコストに影響してしまいます。
そのことから、企業や個人事業主が、事務用品の在庫管理にエクセルを使用していることは珍しくはありません。
事務用品の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
コストをかけずに始められる
エクセルは、多くのパソコンに標準搭載されており、追加のソフト購入や高額な初期費用が不要です。
そのため、すでに社内で利用しているケースも多く、特別な設定や環境構築などする必要がない中で、使い始められるでしょう。
小規模オフィスや予算が限られた部署にとって、費用を抑えて在庫管理をスタートできることは大きな利点です。
また、紙の台帳と比較しても、印刷や保管のコストがかからず、更新や修正も簡単に行えるのも魅力といえるでしょう。
自由にカスタマイズできる
エクセルは、項目やレイアウトを自由に設計できる柔軟性があります。
在庫管理表に必要な項目を加えたり、不要な項目を削除したりと、現場の運用に合わせて細かく調整することが可能です。
たとえば、商品コード・品目名・在庫数・発注点などの基本情報だけでなく、仕入先や保管場所、使用頻度といった補足情報も簡単に追加できます。
さらに、関数や条件付き書式を組み合わせれば、自動計算や在庫アラートの設定も可能です。
既存のテンプレートをベースにして、自社仕様に作り変えられるのもエクセルを使用するメリットといえます。
在庫の見える化がしやすい
在庫状況を把握しやすくすることは、事務用品の過不足を防ぐうえで欠かせません。
エクセルでは、在庫数の推移をグラフ化したり、色分けで残量を示したりと、視覚的にわかりやすく整理できます。
また、集計機能を使えば、月ごとの使用量や仕入れ量も一目で確認でき、こうした「見える化」により、発注タイミングの判断がしやすくなります。
さらに、在庫切れや過剰在庫の防止に役立つでしょう。
属人化の防止に役立つ
在庫管理が特定の担当者だけに依存していると、その方が休暇や退職をした際に情報が引き継がれず、業務が滞るリスクがあります。
属人化を防ぐことは、在庫管理を長期的に安定させるうえでとても重要です。
エクセルを使えば、在庫表を共有フォルダやクラウドストレージに保存し、複数人で閲覧・編集できるため、情報が属人化しにくくなります。
誰が見てもわかるように表を整え、更新ルールを明確にしておけば、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継ぐことができるでしょう。
事務用品の在庫管理をエクセルで始める手順
事務用品の在庫管理をエクセルでスタートする際、ただ闇雲にデータを入力し始めるだけでは効率的な管理は難しいでしょう。
スムーズに運用するためには、まず「どのような項目を管理するのか」「どのタイミングで棚卸しを行うか」といった基本のルールを決めてからシート作成に取りかかることが大切です。
事務用品の在庫管理をエクセルで始める手順を確認していきましょう。
定期的に棚卸しする習慣をつける
在庫管理で最も重要なポイントは、実際の在庫数と記録のズレを防ぐことです。
そのためにはまず、一定の間隔で棚卸しを実施し、現物とデータを照合する習慣をつけることが必要です。
例えば、月に一度や四半期ごとに在庫を実際に数えて、エクセルのデータと比較すると、誤差を早期に発見できます。
定期的な棚卸しは時間や労力がかかるように思われがちですが、長期的には過剰発注や欠品を防ぎ、トータルコストの削減につながるでしょう。
管理する項目を明確にする
エクセルで管理する前に、どんな情報を記録するのかを明確にすることも必要です。
基本的には「品目名」「数量」「発注点」などが含まれますが、業務の特徴や管理目的に応じてカスタマイズすることも考えましょう。
例えば、仕入れ先や保管場所、単価、使用者などの項目を加えれば、より詳細な分析やコスト管理が可能です。
ただし、項目が多すぎると入力負担や管理ミスが増えるため、バランスを考えて必要最低限の情報に絞ることが望ましいでしょう。
事前に関係者で話し合い、誰が何を管理するか役割分担も合わせて決めておくとスムーズな運用が可能です。
在庫管理シートを作成する
管理項目が固まったら、実際にエクセルで在庫管理シートを作成します。
見やすさを重視し、必要な項目ごとに列を設けて表形式にまとめることを意識しましょう。
セルの書式設定やデータの入力規則などエクセルの機能を活用し、入力を自動化したり、ミスを防止したりする工夫も積極的に取り入れると効果的です。
初めは、シンプルなシートから始めて、運用しながら必要に応じて改良を加えていくと管理しやすくなります。
入力ルールを決めておく
在庫管理の精度を保つためには、データ入力時のルールを事前に明確にしておく必要があります。
誰が入力しても同じ形式で記録できるように統一ルールを設定すると、集計や分析がスムーズに進むでしょう。
その際、品目名は正式名称で統一し、略称や異なる表記を避けることを意識することも重要です。
また、数量は必ず整数で入力し、空欄や誤入力を防ぐために入力規則を設けると良いでしょう。
日付や発注先の記録も標準化しておくことで、履歴管理や発注状況の追跡が簡単になります。
更新した担当者の名前や更新日時を入力する欄を設けることで、誰がいつどのように情報を変更したのか把握でき、トラブル時の原因特定や責任の明確化にも役立ちます。
こうした入力ルールを共有マニュアルにまとめて関係者全員に周知することが、エクセルでの在庫管理のコツといえるでしょう。
事務用品の在庫管理をエクセルでするポイント
エクセルは手軽に使える在庫管理ツールですが、使い方には注意が必要です。
複数人での同時編集や大量データの扱い、情報の共有方法など、運用時に気をつけたいポイントがあります。
事務用品の在庫管理をエクセルでするポイントを確認していきましょう。
複数人で管理するには不向き
基本的にエクセルは一つのファイルを複数人が同時に編集した場合に、誰かの入力が消えてしまったり、データが正しく反映されなかったりすることがあります。
そのため、複数の担当者が在庫データをリアルタイムで更新する必要があり、管理が煩雑になってしまう恐れがあるでしょう。
共有フォルダやクラウドストレージでファイルを共有していても、同時編集には対応していないことが多いため、作業タイミングの調整が必要です。
こうした状況は情報の遅延や誤入力を招きやすく、結果的に管理の信頼性を損なうリスクがあります。
複数人での効率的な管理が求められる場合は、専用のシステム導入も検討すると良いでしょう。
データが増えると動作が重くなる
エクセルは大量のデータ処理には、やや不向きな部分があります。
事務用品の種類が多くなったり、履歴データが増えたりするだけでなく、パソコンの動作が遅くなることが考えられるでしょう。
特に複雑な関数や条件付き書式、マクロなどを多用している場合はトラブルが起こりやすいかもしれません。
動作が遅くなると入力や編集に時間がかかり、作業効率が低下してしまいます。
さらに、ファイル破損のリスクも高まるため、定期的なバックアップやデータの整理も欠かせません。
データ量が増えすぎないような運用ルールの設定、不要データの定期的に削除などの工夫が必要です。
リアルタイムの情報共有が難しい
エクセルは基本的に1ファイル単位で管理されるため、リアルタイムに情報が更新・共有される仕組みとしては限界があります。
例えクラウドサービスを使ってファイルを保存しても、同時に複数人が編集すると整合性が崩れる恐れがあるでしょう。
そのため、最新の在庫情報を即座に確認したい場面では、情報が古くなったり、更新のタイミングがずれることも考えられます。
リアルタイムの共有ができないことは、発注ミスや在庫切れのリスクにつながる可能性もあるため、こまめな更新の徹底や、コミュニケーションの密な連携が求められるでしょう。
事務用品の在庫管理をエクセルより効率的にするには？
エクセルを使った在庫管理は便利ですが、さらに効率よく運用する方法はあるのでしょうか。
事務用品の在庫管理をエクセルより効率的にするポイントを確認していきましょう。
ドロップダウンリストで入力ミスを防止する
エクセルにはドロップダウンリストという、セルをクリックするとあらかじめ登録した選択肢が一覧で表示される機能があります。
機能を活用すれば該当する項目を選ぶだけなので、事務用品名や仕入れ先、保管場所などを入力する際の誤字や入力ミスを防げます。
例えば、同じ品名でも表記のブレがなくなり、「ボールペン」「ボールペン。
」といった微妙な違いによるデータのばらつきを防止できるでしょう。
ドロップダウンリストは、特に複数人で管理する場合や入力ミスを減らしたい時に活用すると効果的です。
条件付き書式で在庫数の異常を可視化する
エクセルの「条件付き書式」とは、設定した条件に応じてセルの色やフォントを自動で変える機能です。
在庫管理では、例えば在庫数が一定の基準を下回った場合にセルの背景色を赤くしたり、文字色を変えたりすることで、異常をひと目で見分けられるようにできます。
こうした視覚的な工夫は、欠品や過剰在庫の早期発見に役立ちます。
数字だけの表では気づきにくい問題点も、色の変化によって簡単に把握できるため、管理者が判断しやすくなるでしょう。
また、条件付き書式は複数の条件を設定できるため、「在庫が少ない」「在庫が多すぎる」など複数の異常パターンを分けて色分けすることも可能です。
そのため、状況に応じた柔軟な対応がしやすくなり、在庫管理の精度向上につながります。
フィルター機能で検索や分類を簡単にする
エクセルのフィルター機能を使えば、大量のデータの中から必要な情報だけを素早く抽出できます。
例えば、特定の品目名だけを表示したり、在庫数が一定以下のものだけを抽出したりといった条件検索が簡単に行えるでしょう。
さらに、仕入れ先や保管場所ごとに分類して表示できるため、目的に応じたデータ整理が可能です。
フィルターは複数条件を組み合わせられるので、「発注点を下回っている品目」かつ「特定の保管場所にある在庫」といった詳細な絞り込みもスムーズにできます。
この機能を活用することで、探す時間を大幅に短縮でき、分析や発注判断のスピードも向上します。
関数で在庫数を自動計算する
エクセルの関数を活用すれば、入庫や出庫の記録から在庫数を自動で計算できます。
具体的には、SUM関数で入庫数の合計を出し、そこから出庫数を引くことで、現在の在庫数について、瞬時の算出が可能になるでしょう。
さらに、IF関数を組み合わせると、在庫が発注点を下回った際に警告メッセージを表示させることもできます。
こうした設定により、日々の集計作業を大幅に減らし、数値の整合性を保ちやすくなります。
関数を上手く取り入れると、数字の確認にかかる時間が短縮され、在庫管理にかける労力を最小限に抑えられるでしょう。
在庫管理アプリを使用する
エクセルは初期費用がかからず、手軽に在庫管理を始められる点が魅力です。
しかし、複数人で同時に作業をするとデータの上書きやバージョン違いが起こりやすく、リアルタイムでの情報共有には限界があるでしょう。
こうした課題を解消できるのが、在庫管理専用アプリです。
クラウド型のアプリであれば、インターネット環境がある場所ならどこからでも最新データにアクセスでき、入出庫の更新も即座に反映されます。
担当者全員が同じ情報を見ながら作業できるため、情報の行き違いや二重入力を防ぎやすくなるでしょう。
また、アプリにはエクセルでは実現しにくい多種多様な機能が備わっています。
代表的な例としては、バーコードやQRコードによる入出庫登録、在庫数の変動に応じたアラート通知、履歴の自動保存などが挙げられます。
これらの機能を使えば、記録や集計にかける時間を大幅に短縮でき、在庫管理の精度も向上する可能性があります。
エクセル運用で「入力に時間がかかる」「情報が共有しづらい」と感じている場合は、在庫管理アプリへの移行を検討してみましょう。
事務用品の在庫管理はエクセルよりzaico
事務用品の在庫管理をエクセルで行う場合、手軽に始められる一方で、複数人での同時編集やリアルタイムでの共有が難しく、入力ミスや記録漏れが発生しやすいという課題があります。
特に帳簿やシート上の数量と、実際の保管場所にある数量（実在庫）が一致していないと、必要なときに物が足りない、逆に余剰が発生するといったトラブルが起きやすくなります。
こうした課題を解決するためのシステムの導入をご検討ください。
中でも「クラウド在庫管理システムzaico」は、無料で試すことができ、パソコンやスマートフォンからいつでも在庫状況を確認できます。
入出庫の記録はリアルタイムで反映されるため、担当者間での情報共有がスムーズになり、棚卸作業も大幅に効率化が可能です。
また、バーコードやQRコードによる入出庫管理、アラート通知機能、履歴の自動保存など、事務用品の管理を正確かつスピーディに行える機能が充実しているというメリットもあります。
事務用品の在庫管理をエクセルから在庫管理システムへの移行をお考えであれば、zaicoまでお気軽にお問い合わせください。
