発注業務は、企業の仕入れや在庫管理において重要な役割を果たす一方で、非効率なプロセスや属人化によって、業務負担やミスの原因にもなりやすい業務です。
特に発注業務を紙やExcelでの運用に頼っている場合、情報の分散や確認作業の煩雑さが、全体の業務スピードを鈍らせる要因となります。
発注業務における課題を整理したうえで、発注業務の効率化を実現するための具体的なポイントを確認していきましょう。
発注業務の効率化は必要？
発注業務の効率化は、コスト削減や業務負担の軽減だけでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。
たとえば、手作業が多い発注業務では、誤発注や発注漏れ、二重発注などのミスが発生しやすく、無駄なコストや在庫の過不足を招く原因となることもあるでしょう。
また、発注の遅れが続くと、納期の遅延や欠品につながり、生産や販売に悪影響を与えてしまうおそれもあります。
さらに、発注業務が特定の担当者に依存していると、その担当者が不在になった際に業務が滞るリスクが高まります。
情報が属人化すると、引き継ぎがスムーズに進まず、業務の標準化も難しくなってしまうでしょう。
こうした課題を解決するためには、システムを活用した業務のデジタル化や、プロセスの見直しが不可欠です。
発注業務を効率化することで、ミスを減らし、業務の透明性を高めるとともに、スムーズな運営を実現できます。
発注業務が効率化できない原因とは？
発注業務の効率化が進まない背景には、いくつかの共通した課題があります。
発注業務が効率化できない原因を確認していきましょう。
アナログな管理方法に依存している
紙の書類やExcelを使った発注管理を続けていると、手作業の負担が増大し、業務が煩雑になってしまいます。
紙の発注書は紛失のリスクがあり、Excel管理もデータの入力ミスや更新漏れが起こりやすいため、リアルタイムでの情報共有が困難です。
その結果、発注状況の把握に時間がかかり、余計な業務負担が発生するだけでなく、誤発注や発注漏れといった深刻なミスを招く要因にもなります。
担当者への依存や属人化している
発注業務が特定の担当者の知識や経験に依存していると、業務の標準化が進まず、属人化の問題が発生することも珍しくありません。
たとえば、担当者が休暇を取る、急な退職をするなどの状況になると、業務が滞り、発注遅れやミスのリスクが一気に高まってしまうでしょう。
また、引き継ぎが不十分な場合、発注先や適切な発注タイミングがわからず、新しい担当者がスムーズに業務を進めることができません。
発注業務の効率化には、情報共有の仕組みを整え、誰でも対応できるような業務体制の構築が不可欠です。
在庫管理や納期管理との連携が不足している
発注業務は単体で完結するものではなく、在庫管理や納期管理と密接に関係しています。
しかし、これらの業務が連携できていないと、適切なタイミングでの発注が難しくなってしまうでしょう。
たとえば、在庫データがリアルタイムで把握できていないと、過剰に発注して不要な在庫を抱えることになったり、逆に発注が遅れて欠品を引き起こしたりするおそれがあります。
また、納期管理が不十分だと、必要な時期に商品や資材が届かず、生産や販売計画に大きな影響を与えてしまうこともあるかもしれません。
発注業務の効率化には、在庫や納期とシームレスに連携できる仕組みを整えることが重要です。
発注ミスや二重発注などの人的ミスが起きている
発注業務には細かい確認作業が多いので、手作業で行っていると人的ミスが発生しやすくなってしまいます。
たとえば、発注数量を誤って入力する、発注すべき品目を間違える、過去の発注状況を正しく把握できずに二重発注してしまうなどの問題が起こることがあるようです。
これらのミスが続けば、余計なコストがかかるだけでなく、取引先との信頼関係にも影響を及ぼすおそれがあります。
発注業務を確実に行うためには、ミスを防ぐための仕組みを導入し、システム化によるチェック機能の強化が求められます。
発注業務を効率化するメリット
発注業務を効率化することで、業務の負担が軽減されるだけでなく、企業全体の生産性や利益率の向上にもつながります。
発注業務の効率化によって得られるメリットを確認していきましょう。
業務時間の短縮につながる
発注業務を手作業で行っていると、発注書の作成や取引先とのやり取りに多くの時間がかかってしまうでしょう。
しかし、システムを活用することで、発注データの自動入力や承認フローの短縮が可能になり、業務全体のスピードが向上します。
空いた時間をほかの業務に充てることで、より効率的な働き方ができるようになるでしょう。
ヒューマンエラーの削減が期待できる
手作業での発注業務は、入力ミスや発注漏れ、二重発注といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。
しかし、発注システムを導入することで、データの自動チェックやアラート機能が活用できるようになるため、ミスの発生を最小限に抑えることが可能です。
ミスが減ることで、取引先との信頼関係の維持にもつながるでしょう。
属人化の解消につながる
発注業務が特定の担当者に依存していると、その担当者が不在の際に業務が停滞するリスクが高まります。
システムを活用して業務の流れを可視化し、発注情報を共有できる環境を整えることで、誰でも対応できる体制を構築することが可能です。
業務の属人化が解消されることで、引き継ぎの負担も軽減され、組織全体の安定性が向上するでしょう。
情報共有の円滑化が進む
発注業務の情報が個別のファイルや紙の書類で管理されていると、関係者間での共有がスムーズに進まず、確認作業に時間がかかってしまいます。
クラウドベースの発注管理システムを導入することで、リアルタイムで発注状況を把握しやすくなり、情報共有がスムーズになります。
チーム内の連携が強化され、業務の効率が大幅に向上するでしょう。
コスト削減と利益率が向上する
発注業務を効率化することで、不要な発注や過剰在庫を防ぐことができ、コスト削減につながります。
また、納期管理の精度が向上することで、無駄な急ぎ発注を減らし、仕入れコストの最適化が可能となります。
結果として、企業の利益率の向上にも貢献できるでしょう。
発注業務効率化のポイント
発注業務を効率化することで、業務負担の軽減やミスの防止など、さまざまなメリットが得られます。
しかし、具体的に発注業務効率化をするには、どのような工夫が必要なのでしょうか。
発注業務効率化のポイントを確認していきましょう。
発注フローの標準化
発注業務が担当者ごとに異なる方法で進められていると、ミスが発生しやすく、業務の効率も下がってしまいます。
たとえば、担当者Aは口頭で発注し、担当者Bはメールでやり取りするなど、統一されていない状態では、情報共有が煩雑になり、トラブルの原因にもなりかねません。
そのため、発注のルールや手順を統一し、標準化することが重要です。
フローを明確にすることで、誰がどのタイミングで何をすべきかがわかりやすくなり、業務の属人化も防ぐことができます。
また、マニュアルやワークフローを整備することで、業務の流れが可視化され、新しい担当者に引き継いだ場合でもスムーズに対応できるようになるでしょう。
業務時間の短縮
発注業務は、細かな確認作業や承認プロセスを含むため、思いのほか時間がかかることが多いです。
手作業での処理が多いと、データ入力やチェック作業に時間を取られてしまうため、ほかの業務に支障をきたすことも珍しくありません。
しかし、無駄な確認作業を削減し、発注の承認フローを簡略化することで、業務のスピードアップが可能となります。
また、事前に定型フォーマットを用意することで、発注書の作成時間を短縮できるでしょう。
発注処理にかかる時間が短くなることで、担当者の負担も軽減され、より生産性の高い業務に集中できることが期待できます。
デジタルツールの導入
紙の発注書やExcelでの管理は、手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスのリスクも高くなってしまいます。
たとえば、発注履歴を手入力で管理している場合、データの記入ミスや更新忘れによって、発注漏れや二重発注が発生しやすくなるなどです。
しかし、発注管理システムやクラウドツールを導入することで、こうした課題を解決できます。
デジタルツールを活用すれば、発注データの自動入力やリアルタイムでの共有が可能となり、ミスの発生を大幅に減らせるでしょう。
また、システム上で過去の発注履歴を確認できるため、状況に応じた適切な発注判断がしやすくなります。
在庫との連携管理
発注業務は在庫管理と密接に関係しているため、発注と在庫が連携していないと、過剰在庫や在庫不足といった問題が発生しやすくなります。
たとえば、発注担当者が最新の在庫状況を把握していないと、すでに十分な在庫があるにもかかわらず追加発注してしまい、無駄なコストがかかるケースも珍しくありません。
そのため、在庫情報と発注業務を連携させる仕組みを作ることが重要です。
リアルタイムで在庫状況を把握できるシステムを活用すれば、必要なタイミングで適切な数量を発注できるようになるため、コスト削減にもつながります。
さらに、在庫と発注が連携されることで、急な欠品による業務の遅延を防ぐことも可能となるでしょう。
テンプレートやチェックリストの活用
発注業務には確認すべき項目が多いため、チェック体制が不十分だと、発注漏れや誤発注が発生しやすくなります。
たとえば、発注数量の桁を間違えたり、納期を誤って記入したりすることで、取引先とのトラブルにつながる点にも注意が必要です。
こうしたミスを防ぐためには、発注書のフォーマットを統一したり、チェックリストを活用したりすることが効果的です。
テンプレートを用いることで、記入ミスを減らし、誰でも簡単に正確な発注ができるようになります。
また、チェックリストを活用すれば、発注前の確認作業を徹底し、ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
担当者以外でも対応できる仕組み作り
発注業務が特定の担当者に依存していると、その担当者が不在の際に業務が滞るリスクが生じます。
たとえば、急な欠勤や異動が発生した場合、ほかのメンバーが発注業務に対応できず、納品が遅れるといった問題が発生するおそれも。
こうしたリスクを防ぐためには、業務マニュアルを整備し、情報をチームで共有することが重要です。
発注プロセスや取引先とのやり取りを記録し、誰でも対応できるようにすることで、業務の継続性を確保できます。
また、発注システムを導入すれば、過去の発注履歴や発注状況を簡単に確認できるため、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継ぐことができるでしょう。
発注業務効率化のためのツール選定のポイント
発注業務を効率化するためには、適切なツールの導入が欠かせません。
しかし、数多くのツールの中から、自社に最適なものを選ぶにはどのような点に注意すればよいのでしょうか。
発注業務効率化のためのツール選定のポイントを確認していきましょう。
自社の業務フローに合っているかを確認
発注業務の効率化を図るためには、ツールが自社の業務フローと適合していることが重要です。
どんなに高機能なツールだったとしても、自社の発注プロセスと合っていなければ、かえって業務の手間が増えてしまうこともあります。
導入前には、現在の発注フローを整理し、どの部分を自動化・効率化したいのかを明確にしましょう。
その上で、ツールが既存のシステムと連携できるか、業務の流れを妨げないかを確認することが大切です。
カスタマイズ性の高いツールであれば、自社のニーズに合わせて柔軟に運用できるため、選定時にチェックするとよいでしょう。
操作性がわかりやすいか
発注業務を担当するのは、必ずしもITに精通した人とは限りません。
そのため、ツールの操作が直感的で、誰でもスムーズに扱えるかどうかがポイントとなるでしょう。
導入後に複雑な操作を覚える必要があるツールだと、現場での負担が増え、結局活用されないケースもあります。
デモ版や無料トライアルを活用し、実際に操作感を確認することで、自社の担当者が問題なく使いこなせるかを見極めましょう。
また、モバイル対応しているか、クラウドでアクセスできるかなど、利便性の高さも考慮するとより使いやすいツールを選ぶことができます。
サポート体制が整っているか
ツールを導入したあと、設定方法や運用上のトラブルに対応できるサポート体制が整っているかも重要なポイントです。
特に、発注業務は企業の経営に直結するため、システムに不具合が生じた際に迅速に解決できる環境が求められます。
具体的には、24時間対応のサポートがあるか、日本語での対応が可能か、マニュアルやFAQが充実しているかなどを事前に確認すると安心です。
また、操作方法の研修や導入支援が用意されているツールであれば、スムーズに運用を開始できます。
長期的に使うことを考え、サポートの手厚さも比較しながら選定するとよいでしょう。
初期コストとランニングコストのバランス
ツール導入時には、初期費用だけでなく、運用にかかるランニングコストも考慮する必要があります。
導入コストが安くても、毎月の利用料や追加機能の費用が高額になると、結果的に負担が大きくなることがあるからです。
クラウド型のツールであれば、初期コストを抑えつつ、月額料金で手軽に導入できるものもあります。
一方で、自社サーバーにインストールするタイプのオンプレミス型の場合、初期費用は高くても、長期的にはコストを抑えられる場合もあるため、運用期間や規模に応じて検討しましょう。
また、機能面とコストのバランスも重要です。
必要以上に高機能なツールを導入すると、コストがかさむだけでなく、操作が複雑になりかえって非効率になることもあります。
自社の発注業務に必要な機能を見極め、最適なコストで運用できるツールを選びましょう。
発注業務の効率化にはzaico
発注業務を効率化させるためには、発注業務のデジタル化と業務フローの見直しが欠かせません。
システムを導入することで、発注ミスの削減、業務の標準化、在庫管理との連携強化など、多くのメリットが得られます。
特にzaicoのようなクラウド型の在庫管理システムを活用すれば、リアルタイムでの情報共有が可能となり、発注業務の効率化が実現できます。
在庫管理の負担を軽減し、業務の透明性を高めることで、発注業務の効率化にも寄与します。
発注業務の効率化は、コスト削減だけでなく、企業の成長を支える重要な要素です。
発注業務の効率化を考えている、発注業務の効率化のために使える在庫管理システムを探している方は、お気軽にzaioにお問い合わせください。
