小売業でも在庫管理をエクセルでしているというケースは少なくありません。
小売業の在庫管理をエクセルですれば、低コストで手軽に管理を始めることができますが、リアルタイムの更新や大量データの管理には限界や課題もあります。
小売業の在庫管理をエクセルでする方法、小売業の在庫管理をエクセルでする際の課題、小売業の在庫管理をエクセルよりも効率的にするポイントや方法を確認していきましょう。
小売業の在庫管理はエクセルで十分？
エクセルを利用した在庫管理は、コストをかけずに手軽に始められるため、小規模な小売業で広く利用されています。
基本的な表計算機能や関数を活用すれば、在庫数の管理や簡単な分析も可能です。
しかし、在庫数が増えるにつれて手作業での管理が煩雑になったり、ミスが発生しやすくなります。
また、リアルタイムの在庫更新が難しいため、業務の効率化が求められる現場では限界を感じることも少なくありません。
さらに、販売経路が複数ある場合、複数の場所で在庫管理をしている場合などもエクセルで管理するのは難しいかもしれません。
これらのことから、小売業の在庫管理をエクセルで補えている場合も十分あるといえますが、より効率的かつ正確な在庫管理をしたいのであれば、エクセル以外の方法を検討したほうがいいといえるでしょう。
小売業の在庫管理をエクセルでするメリット
小売業の在庫管理をエクセルでするメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
小売業の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
導入コストが少なく済む
エクセルは、Microsoft Officeの一部であるため、すでに導入しているのであれば新たなコストをかけずに利用できます。
特に小規模な店舗では、専用の在庫管理ソフトを導入するよりもコスト面での利点が高いといえるかもしれません。
また、紙管理からとりあえず脱却したいという程度であればエクセルでまずしてみるのも選択肢として有効です。
エクセルはオフラインでも使用できるため、インターネット環境に依存せずに在庫管理を行えるのもメリットといえるでしょう。
カスタマイズが自由にできる
エクセルは、関数やマクロを活用することで、店舗ごとのニーズに合わせた在庫管理シートを作成できます。
具体的なカスタマイズ例は以下の通りです。
- 商品の分類ごとに色分けする（条件付き書式
- 売上データと在庫データを連携させる（VLOOKUP関数
- 仕入れや販売の履歴を自動更新する（マクロやスクリプト
- 在庫が一定数を下回った際にアラートを表示する（IF関数
このように、エクセルなら自社の業務フローに最適化した管理表を作成できるため、柔軟な運用が可能です。
専用の在庫管理ソフトでは対応できないような細かい調整ができる点も大きな利点です。
操作が比較的簡単で済む
エクセルは多くの人が業務で利用しており、新たに学習する必要が少ないため、導入後すぐに活用できます。
特に小売業の在庫管理では、基本的な関数や機能を使うだけで、手作業の負担を軽減できるのが大きなメリットです。
また、エクセルファイルができてからは数値の入力程度で済むので、エクセル知識がない方も入力なら比較的簡単にできるでしょう。
エクセルで在庫管理を効率化する主な機能には、以下のようなものがあります。
- SUM関数
- IF関数
- VLOOKUP関数
- 条件付き書式
- ピボットテーブル
これらの機能を活用すれば、エクセルを使い慣れていない人でも短期間で操作を習得でき、スムーズに在庫管理が可能になります。
小売業の在庫管理をエクセルでするデメリット
小売業の在庫管理をエクセルですることにはデメリットもあります。
小売業の在庫管理をエクセルでするデメリットについて確認していきましょう。
リアルタイムでの在庫管理が難しい
エクセルは手動でデータを入力・更新するため、リアルタイムでの在庫管理が難しいという課題があります。
小売業では、商品の入荷や販売によって在庫数が日々変動しますが、エクセルではこの情報を即時に反映することができません。
最新の在庫数が把握できないことで、欠品や過剰在庫が発生するリスクが高まります。
また、手作業での更新作業が増えると、情報のタイムラグが生じ、即時対応が求められる場面で対応が遅れることもあります。
売上機会の損失や過剰在庫によるコスト増などの問題が起こりやすくなるでしょう。
管理が煩雑で作業負担が増える
商品数が多い小売業では、エクセルでの在庫管理が煩雑になりやすいでしょう。
商品情報、入出庫履歴、販売履歴を一元的に管理しようとすると、複数のシートやファイルを使わなければならなくなり、管理は複雑化します。
データ入力や更新作業に時間がかかったり、ヒューマンエラーが発生しやすくなったりするため、在庫管理に割く時間が増えて非効率です。
商品の種類や在庫数が増えるにつれて管理の負担が重くなり、ミスが頻発するリスクも高まります。
分析やレポート作成に時間がかかる
エクセルには基本的なデータ分析やレポート作成の機能がありますが、より高度な分析を行おうとすると関数やピボットテーブルを活用しなければならず、手間がかかります。
たとえば、売上分析や発注計画を立てる際、必要なデータを抽出し、集計するのに多くの時間を要するなどです。
データ量が増えると集計作業が複雑化し、レポート作成にかかる時間がさらに増加します。
このような時間的負担は、在庫管理の本来の目的である効率的な在庫運用を妨げる要因となるでしょう。
データ共有が難しい
エクセルファイルは、クラウドツールと連携しない限り、リアルタイムでのデータ共有が難しいという問題があります。
複数の担当者が在庫管理に関わる場合、最新版のファイルがどれなのか分かりにくくなり、ファイルのバージョン管理が複雑になります。
結果として、誤ったデータを基に在庫管理を行ってしまうリスクが増大するでしょう。
また、物理的な場所で共有している場合や、異なる場所で管理している場合は、更新作業のタイムラグが発生しやすく、情報の一貫性が保たれません。
データの整合性の欠如が業務に支障をきたす場合もあります。
管理できるデータ量に限界がある
エクセルは、大量のデータを扱う際に動作が重くなります。
商品点数が増加するとファイルが複雑化し、エクセルが処理しきれなくなる場合があるのです。
処理速度が低下すると、データ入力や検索、集計作業が遅くなり、業務の効率が低下します。
さらに、大量のデータを管理する際にはバックアップやセキュリティ管理の面でも不安も残ります。
専用の在庫管理ソフトに比べて堅牢なセキュリティ機能や自動バックアップ機能が不足しているため、データの喪失や不正アクセスのリスクへの配慮が必要です。
小売業の在庫管理をエクセル以外で効率的にするには？
小売業の在庫管理にエクセルが使用されることは多いですが、非効率さを感じているケースは少なくありません。
また、さまざまなエクセルの課題からエクセル管理をやめたいという考えになる傾向もあります。
小売業の在庫管理をエクセル以外で効率的にする方法を確認していきましょう。
クラウド型在庫管理システムを利用する
クラウド型の在庫管理システムを導入することで、リアルタイムで在庫状況を把握することができます。
インターネットを介してどこからでもアクセスできるため、店舗や倉庫、オフィスなどの異なる拠点で在庫情報を一元管理できます。
物理的な距離に関係なく、複数の拠点やスタッフが同時にデータを共有できることで、管理が効率化されます。
さらに、自動更新機能により手動でのデータ入力を省き、リアルタイムで在庫数の変動を反映させることも可能です。
在庫過不足を迅速に把握できれば、ヒューマンエラーのリスクを減少させることができます。
また、クラウド型システムは、データが安全に保存され、バックアップ機能やセキュリティ対策も充実しています。
データ紛失や不正アクセスのリスクを最小限に抑えることもできるでしょう。
POSシステムと在庫管理を連携させる
POSシステムと在庫管理を連携させることで、販売データが即時に在庫システムに反映され、売れた分だけ自動で在庫が更新されます。
自動更新によって手作業でのデータ更新が不要になれば、在庫数の誤差が減り、正確な在庫管理が可能となります。
POSシステムは売上データを即座に記録するため、特に高頻度で売上が発生する店舗や、大量の商品を扱う小売業では、迅速かつ正確な在庫管理が実現できるでしょう。
さらに、売れ筋商品や過剰在庫の把握が簡単になることで、仕入れや発注のタイミングをより適切に調整できるようにもなります。
POSシステムを活用した連携は、業務効率を大幅に向上させる手段の一つです。
専用の在庫管理ソフトを利用する
小売業向けの専用の在庫管理ソフトを導入することで、仕入れや販売、在庫のデータを一元的に管理できます。
これにより、各工程での情報が統合され、リアルタイムで正確なデータを反映できるため、エクセルでの手動管理よりも大幅に効率化されます。
専用ソフトは、在庫のトラッキングに特化しているのが一般的です。
業界に特化した機能を提供しているため、商品の移動や在庫数の変動をより細かく管理することができます。
仕入れ先や発注先との連携がしやすく、仕入れ状況や発注の必要性が瞬時に把握できるため、発注ミスや欠品を防ぐこともできます。
売上分析機能や発注予測機能が搭載されていることが多いため、データに基づいた経営判断がしやすくなるのも大きな利点です。
バーコード・QRコード管理の導入する
バーコードやQRコードの管理システムを導入することで、商品の入出庫管理が非常に効率的になります。
バーコードリーダーやスマートフォンアプリを使って、商品に貼り付けたバーコードやQRコードを読み取るだけで、瞬時に在庫更新が可能です。
この方法を使えば、手入力によるミスを減らし、作業効率を大幅に向上させることがで
きます。
店舗や倉庫で大量の商品を管理する場合、バーコードやQRコードを使うことで、一貫した在庫管理が実現できるでしょう。
コードを読み取るだけで商品の詳細情報や履歴を即座に表示できるため、業務のスピードアップにもつながります。
小売業の在庫管理はエクセルよりもzaico
エクセルは小規模な小売業の在庫管理には有効ですが、商品数が増えたり、リアルタイムのデータ更新が必要になったりすると限界があります。
手作業によるミスの発生のリスクやデータ処理の限界などがあることを考えると、在庫管理システムを活用するのがよいでしょう。
小売業の在庫管理をエクセルよりも効果的にしたいとお考えであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
小売業での利用実績も多くあり、zaicoの導入でエクセルから在庫管理を移行して、効果を実感いただいております。
小売業の在庫管理をエクセルから移行したい、小売業で使える在庫管理システムをお探しであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
