「備品管理の部署間コミュニケーションコストを削減できました」
                              

株式会社ズーム 柳田様 舩山様 田中様

株式会社ズーム アドミニストレーションディヴィジョンの柳田様、舩山様、田中様にお話を伺いました。

株式会社ズーム様は、クラウド在庫管理ソフト「ZAICO」(通称:スマート在庫管理)の導入・活用により、数千の備品の棚卸を効率化するだけでなく、ZAICOのインポート、エクスポート機能を活用することで、会社の既存システムと連携させ、備品管理の部署間コミュニケーションコストを大きく削減できました

 

エクセルの管理に限界を感じていました

棚卸にZAICOを導入されたきっかけは?

当社は、6月末と12月末の年2回棚卸を実施しているのですが、その中で備品(1万円〜10万円の資産)につきまして、年々数が増え、導入当時で2000〜3000品目くらい、現在では廃品も含めますと4000番台までになっております。また、備品は複数拠点にあり、東京にある本社・倉庫及び中国工場等にあります。

以前の備品管理の流れですが、まずそれぞれの備品について番号が設定されますので、その番号をシールに手書きし、貼っておりました。管理側ではエクセルシートで備品を管理していました。

年に2回の棚卸時に、エクセルシートを部署毎に分割した上で印刷して配り、表に記載の備品があるかどうかにつき、紙の番号と備品に貼られた番号を突き合わせてチェックしていきます。ただ、数が多いと番号を探すのが一苦労で、「番号が見つからない」や、「手書きだと番号が読めない」といった問題がありました。

管理側も棚卸後、チェックの入った紙を回収し、エクセルを更新、結合するといった工数が手間になっていただけでなく、エクセル自体の行や列に限界があるため、備品数の増加により、エクセルによる管理に限界を感じておりました。また、備品数が2千、3千となると一回の棚卸で見つからず、改めて探すといったことも発生しておりました。

導入前の備品シール(番号を発行時に手書)

このような状況の中、去年の6月の棚卸が終わった際、お取引先様に、棚卸でいいソフトウェアがないか相談したところ、お取引先様がインターネットから「ZAICO」という在庫管理ソフトを見つけ、そちらをお教えいただきました。

他もいくつか検討しましたが、他システムでは、棚卸機能はあくまで全体のシステムの一部に過ぎず、そもそもシステム全部を使う予定はありませんでしたので採用しませんでした。一方、ZAICOはシンプルで導入が容易にできそうなことから、昨年秋に御社の導入を決めました。

 

ZAICOのデータインポート機能によってスムーズに導入できました

導入はスムーズにいきましたでしょうか?

今までもエクセルでマクロを組んでおりましたので、エクセルマクロで在庫データを並び替えて、それをZAICOにインポートする形で、データ移行は容易に完了しました。

導入後の備品シール(QRコードを利用)

ZAICOはQRコードを連番で記載していただけるため、ブラザーのラベルプリンタでそれをシール化して、貼りました。ZAICOのデータインポート機能やQRコード機能を活用しため、比較的スムーズに移行できました。

日々の運用につきましては、新しく備品の申請が上がる都度、当社の稟議申請システムからデータを一旦ダウンロードし、当該データをZAICOにインポートしておりますが、最近インポート機能が改善され、棚卸日もインポート可能となり非常に助かっています。

 

部署間のコミュニケーションコストが非常下がりました

実際に棚卸でZAICOを使われてどうだったでしょうか?

私達の管理部門は、メンバー全員iPhoneだったため、当初iPhoneでマニュアル等を作成したところ、Androidは画面が多少違うので、Androidを利用していた現場は多少戸惑いがありました。まだ、ZAICOを利用した棚卸が2回ということもあって、スキャンし忘れてしまったり、読み込まれていなかったりという事で、確認が漏れてしまっているケースもありました。

また、携帯端末がマナーモードになっていると、音が鳴らなかったりと、まだまだ運用の仕方を徹底する必要性を感じでおります。

利用マニュアルを作成し周知徹底されている。

一方、管理部門としましては、ZAICOのWeb画面が見やすいため、そのまま備品の資産台帳として利用させて頂いてます。CSVファイルによるエクスポートもできますので、管理部門以外でも閲覧可能な項目に絞ってエクセル化し、皆で閲覧できるポータルサイトにアップしています。

そうしますと、どの部署がどの備品を管理しているか、どの備品がいつ廃品になったかといった事が一目瞭然に把握できるようになり、部署間のコミュニケーションコストが非常に下がりました。

 

今後のアプリのアップデートに期待すること

ZAICOの棚卸機能で困っていらっしゃることは他にありますでしょうか?

通常の商品の棚卸と違って、当社の棚卸は備品になりますので全て連番で単品管理しております。そうしますと、個数は通常1個となり、棚卸時に数量を変更する事がほとんどないので、バーコードのように連続してピッピッとスキャンできると助かります。

ZAICOの棚卸機能は、通常の棚卸を想定されているため、一品一品数を確認して登録していく形なので、入庫スキャン機能や出庫スキャン機能のように連続モードがあればと思います。

また、棚卸でスキャンした時に表示される項目が、ユーザ側で自由に設定出来ると嬉しいです。現在は、「物品名」「カテゴリ」「保管場所」がデフォルトですが、当社で設定しております「備品No.」が表示されますと、シールの番号と同じかどうかをスマートフォン上で確認できるためとても助かります。

ありがとうございます。通常の商品の棚卸ではない、備品の棚卸についてとても勉強になりました。今回ご指摘頂いた件につきまして、当社の今後の改善として検討させて頂きます。本日は貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。

 

今回取材させていただいたユーザ様

会社名:株式会社ズーム

事業内容:音楽用電子機器の開発及び販売

従業員:82名(2017年12月現在)

海外販売先: 海外販売代理店50社超、世界130ヶ国

ホームページ:https://www.zoom.co.jp/ja